"Sapevamo che dovevamo ripensare il modo in cui archiviavamo i documenti allegati in Dynamics 365. Stavamo per raggiungere i limiti di spazio di archiviazione assegnati e il costo di un’ulteriore espansione di tale spazio stava diventando difficile da giustificare.”
– Demetrius Henry, direttore IT,
Stars Behavioral Health Group
Cliente: Stars Behavioral Health Group
Attività: Fornitore di servizi di assistenza sanitaria comportamentale, compresi interventi in situazioni di crisi e programmi comunitari
Sede centrale: Long Beach, California, Stati Uniti
Dimensione: oltre 2.000 dipendenti, 60 sedi e più di 40.000 persone assistite ogni anno
Stars Behavioral Health Group è uno dei principali fornitori di servizi di salute comportamentale negli Stati Uniti, impegnato ad aiutare le persone e le comunità a condurre una vita più sana e appagante.
Con un'ampia gamma di programmi e servizi, Stelle si affida alla tecnologia per supportare i propri team, gestire le informazioni critiche e fornire un’assistenza efficace in tutta l’organizzazione. Nell’ambito del proprio ambiente tecnologico, Stars utilizza Microsoft 365 e Dynamics 365 per supportare le operazioni aziendali e gestire le informazioni.
Poiché il volume dei documenti associati alle registrazioni Dynamics 365 continuava ad aumentare, Stelle ha deciso di concentrarsi in particolare sull'archiviazione dei file allegati, alla ricerca di un modo più sostenibile per archiviare e gestire tali file.
La sfida: la capacità di archiviazione Dynamics 365 stava per esaurirsi
Con l'aumentare del volume dei documenti archiviati in Dynamics 365, Stars si è trovata ad affrontare due sfide correlate: capacità di archiviazione e costo.
Stelle stava esaurendo lo spazio di archiviazione assegnato (Dynamics 365), rendendo immediatamente necessaria una strategia a lungo termine più sostenibile. Si tratta di un problema comune: man mano che le organizzazioni accumulano grandi volumi di documenti, i costi aumentano. Gli allegati rappresentano spesso una parte significativa di questa crescita dello spazio di archiviazione.
L'organizzazione disponeva già di una piattaforma cloud consolidata per la gestione dei documenti: Microsoft SharePoint.
Poiché SharePoint faceva già parte di 'Stars" In un contesto tecnologico, rappresentava una destinazione naturale per l’archiviazione degli allegati a un costo molto inferiore rispetto a quello necessario per archiviare gli stessi file direttamente in Dynamics 365.
Tuttavia, limitarsi a spostare gli allegati su SharePoint non era sufficiente. Stars doveva apportare la modifica senza creare disagi alle persone che utilizzano quotidianamente Dynamics 365. Gli utenti dovevano poter continuare ad accedere a quei documenti dall’interno di Dynamics 365 senza dover imparare una nuova procedura o capire dove fossero fisicamente archiviati i file sottostanti.
Per Stelle, la soluzione ideale necessaria per ridurre il consumo di spazio di archiviazione da Dynamics 365, sfruttare l'investimento esistente da SharePoint e mantenere l'esperienza utente il più simile possibile.
La soluzione: archiviazione degli allegati in SharePoint
Stelle attuato CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor in modo che gli allegati associati ai record Dynamics 365 vengano archiviati in SharePoint anziché occupare prezioso spazio di archiviazione in Dynamics 365. Allo stesso tempo, gli utenti continuano ad accedere a questi documenti tramite Dynamics 365 nel modo a cui sono abituati, mentre il processo di archiviazione sottostante avviene in background.
Ciò ha permesso Stelle sfruttare il proprio ambiente SharePoint esistente come archivio di allegati più conveniente e scalabile, continuando al contempo a utilizzare Dynamics 365 come applicazione aziendale principale per i propri utenti.
Demetrius Henry, direttore IT, Stars Behavioral Health Group, ha sottolineato che la semplicità d’uso per gli utenti era una priorità. “Per noi era importante che questo cambiamento non comportasse la creazione di un altro sistema che i nostri utenti dovessero gestire,”, ha spiegato.
Con CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor Collegando Dynamics 365 e SharePoint dietro le quinte, la transizione non ha richiesto alcuna modifica alle modalità di lavoro degli utenti. “Possono continuare a lavorare in Dynamics 365 e ad accedere ai propri documenti come hanno sempre fatto, mentre noi possiamo sfruttare i vantaggi di SharePoint sul back-end.”, concluse Henry.
Il risultato: costi di archiviazione inferiori, stessa esperienza Dynamics 365
Stelle ora può sfruttare al meglio il proprio investimento esistente in Microsoft 365, ridurre la pressione sullo storage Dynamics 365 e adottare un approccio più sostenibile alla gestione del proprio volume crescente di documenti.
Per Stelle, CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor ha offerto un modo pratico per affrontare sia il Sfide relative ai costi e alla capacità dello storage Dynamics 365/Dataverse mantenendo al contempo l'esperienza di utilizzo dei documenti senza soluzione di continuità su cui fanno affidamento i propri utenti.
Henry ha osservato che questa soluzione risolveva con eleganza il loro principale problema: "Sapevamo che dovevamo ripensare il modo in cui archiviavamo i documenti allegati in Dynamics 365. Stavamo per raggiungere i limiti di spazio di archiviazione a nostra disposizione e il costo di un’ulteriore espansione di tale spazio stava diventando difficile da giustificare.”. Abbinando il modello Dynamics 365 al modello SharePoint, Stelle ha risolto il problema degli allegati alla radice.
Punti chiave per i responsabili IT che gestiscono Dynamics 365 CE e SharePoint
- Considerare lo spazio di archiviazione Dynamics 365 come un costo da gestire sin dall’inizio. Gli allegati si accumulano in modo impercettibile e, col passare del tempo, diventa sempre più difficile giustificare un aumento della capacità da Dynamics 365. Agire prima di raggiungere il limite ti offre più opzioni.
- Sfruttate l'investimento in SharePoint che avete già effettuato. Se SharePoint fa parte del vostro ambiente Microsoft 365, offre una soluzione più conveniente e scalabile per l'archiviazione dei documenti rispetto allo stesso Dynamics 365/Dataverse. In caso contrario, la stessa soluzione può essere applicata ad Azure File Storage e Azure Blob Storage.
- Garantire un'esperienza utente ottimale. L'adozione è il vero rischio in qualsiasi cambiamento relativo allo storage. Una soluzione che mantenga gli allegati accessibili dall'interno di Dynamics 365 significa che non è necessaria alcuna riqualificazione e che gli utenti non devono gestire nuovi sistemi.
Stelle'La storia di ' ci ricorda che ridurre i costi di archiviazione e garantire la produttività degli utenti non devono necessariamente essere obiettivi in contrasto tra loro. Grazie alla giusta integrazione tra Dynamics 365 e SharePoint, le organizzazioni possono raggiungere entrambi gli obiettivi.