" Nous savions que nous devions repenser la manière dont nous stockions les pièces jointes dans Dynamics 365. Nous approchions des limites de stockage qui nous avaient été attribuées, et le coût lié à l'extension continue de cet espace de stockage devenait difficile à justifier. ”
– Demetrius Henry, directeur informatique,
Stars Behavioral Health Group
Client: Stars Behavioral Health Group
Activité: Prestataire de soins de santé comportementale, notamment en situation de crise, et de programmes communautaires
Siège social: Long Beach, Californie, États-Unis
Taille: plus de 2 000 collaborateurs, 60 sites et plus de 40 000 personnes accompagnées chaque année
Stars Behavioral Health Group est l'un des principaux prestataires de services de santé comportementale aux États-Unis, dont la mission est d'aider les individus et les communautés à mener une vie plus saine et plus épanouissante.
Grâce à une large gamme de programmes et de services, Étoiles s'appuie sur la technologie pour soutenir ses équipes, gérer les informations essentielles et dispenser des soins efficaces à l'échelle de l'organisation. Dans le cadre de son environnement technologique, Stars utilise Microsoft 365 et Dynamics 365 pour soutenir ses opérations et gérer ses informations.
Alors que le volume de documents liés aux dossiers Dynamics 365 ne cessait d'augmenter, Étoiles a choisi de se concentrer spécifiquement sur le stockage des pièces jointes, dans le but de trouver une méthode plus durable pour stocker et gérer ces fichiers.
Le défi : la capacité de stockage de Dynamics 365 commençait à manquer
À mesure que le volume de documents stockés dans Dynamics 365 augmentait, Stars a dû faire face à deux défis liés : capacité de stockage et coût.
Étoiles était en passe d'épuiser son quota de stockage de 1 TP 40 T, ce qui rendait nécessaire la mise en place immédiate d'une stratégie à long terme plus viable. Il s'agit d'un problème courant : à mesure que les organisations accumulent de grands volumes de documents, les coûts augmentent. Les pièces jointes constituent souvent une part importante de cette augmentation des besoins de stockage.
L'entreprise disposait déjà d'une plateforme cloud bien établie pour la gestion des documents : Microsoft SharePoint.
Étant donné que SharePoint faisait déjà partie de ' Stars » Dans ce contexte technologique, cette solution offrait une destination toute indiquée pour les pièces jointes, à un coût bien inférieur à celui du stockage de ces mêmes fichiers directement dans Dynamics 365.
Cependant, il ne suffisait pas de simplement déplacer les pièces jointes vers SharePoint. Stars devait procéder à ce changement sans perturber les utilisateurs qui s'appuient quotidiennement sur Dynamics 365. Les utilisateurs devaient pouvoir continuer à accéder à ces documents depuis Dynamics 365 sans avoir à apprendre une nouvelle procédure ni à savoir où les fichiers sous-jacents étaient physiquement stockés.
Pour Étoiles, la solution idéale devait permettre de réduire la consommation de stockage de 1 TP à 40 T, de tirer parti de l'investissement existant de 1 TP à 43 T et de préserver autant que possible l'expérience utilisateur.
La solution : stocker les pièces jointes dans SharePoint
Étoiles mis en œuvre CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor afin que les pièces jointes associées aux enregistrements Dynamics 365 soient stockées dans SharePoint plutôt que d'occuper un espace de stockage précieux dans Dynamics 365. Parallèlement, les utilisateurs continuent d'accéder à ces documents via Dynamics 365 comme ils en ont l'habitude, le processus de stockage sous-jacent s'effectuant en arrière-plan.
Cela a permis Étoiles afin de tirer parti de son environnement SharePoint existant pour en faire un référentiel de pièces jointes plus économique et plus évolutif, tout en continuant à utiliser Dynamics 365 comme application métier principale pour ses utilisateurs.
Demetrius Henry, directeur informatique, Stars Behavioral Health Group, a souligné que la simplicité d'utilisation était une priorité. “Ce qui comptait pour nous, c'était que ce changement n'entraîne pas la mise en place d'un nouveau système que nos utilisateurs devraient gérer.,”, a-t-il expliqué.
Avec CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor En reliant les modèles Dynamics 365 et SharePoint en arrière-plan, cette transition n'a nécessité aucun changement dans les méthodes de travail des utilisateurs. “Ils peuvent continuer à travailler dans Dynamics 365 et à accéder à leurs documents comme ils l'ont toujours fait, tandis que nous pouvons tirer parti de SharePoint en arrière-plan.”, conclut Henry.
Résultat : des coûts de stockage réduits, sans compromis sur l'expérience Dynamics 365
Étoiles peut désormais tirer davantage parti de son investissement existant dans Microsoft 365, alléger la charge pesant sur son stockage Dynamics 365 et mettre en place une approche plus durable pour gérer son volume croissant de documents.
Pour Étoiles, CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor a proposé une approche concrète permettant de répondre à la fois aux Problèmes liés aux coûts et à la capacité du stockage Dynamics 365/Dataverse tout en conservant l'expérience fluide d'utilisation des documents à laquelle ses utilisateurs sont habitués.
Henry a souligné que cela résolvait avec élégance leur principal problème : "Nous savions que nous devions repenser la manière dont nous stockions les documents joints dans Dynamics 365. Nous approchions des limites de stockage qui nous avaient été attribuées, et le coût lié à l'extension continue de cet espace de stockage devenait difficile à justifier.”. En associant le Dynamics 365 au SharePoint, Étoiles a réglé le problème des pièces jointes à la source.
Points clés à retenir pour les responsables informatiques chargés de la gestion des solutions Dynamics 365 CE et SharePoint
- Considérez le stockage Dynamics 365 comme un coût qu'il convient de gérer dès le début. Les pièces jointes s'accumulent insidieusement, et il devient de plus en plus difficile, au fil du temps, de justifier une augmentation de la capacité Dynamics 365. Agir avant d'atteindre votre limite vous offre davantage d'options.
- Tirez parti de l'investissement SharePoint que vous avez déjà réalisé. Si SharePoint fait partie de votre environnement Microsoft 365, il offre un espace de stockage de documents plus économique et plus évolutif que Dynamics 365/Dataverse lui-même. Si ce n'est pas le cas, cette même solution peut s'appliquer à Azure File Storage et à Azure Blob Storage.
- Préserver l'expérience utilisateur. L'adoption constitue le véritable enjeu de tout changement de solution de stockage. Une solution qui permet de continuer à accéder aux pièces jointes depuis Dynamics 365 évite aux utilisateurs de devoir suivre une nouvelle formation et de devoir gérer de nouveaux systèmes.
Étoiles'L'histoire de « » nous rappelle que réduire les coûts de stockage et maintenir la productivité des utilisateurs ne sont pas nécessairement des objectifs incompatibles. En établissant une connexion adéquate entre les modèles Dynamics 365 et SharePoint, les entreprises peuvent atteindre ces deux objectifs.