"「Dynamics 365における添付文書の保存方法を見直す必要があることはわかっていました。割り当てられたストレージ容量の上限に近づいており、ストレージを拡張し続けるコストを正当化することが難しくなってきていたからです。」”
– デメトリウス・ヘンリー、ITディレクター、,
スターズ・ビヘイビアル・ヘルス・グループ
お客様の声: スターズ・ビヘイビアル・ヘルス・グループ
活動内容: 危機対応を含む行動保健ケアおよび地域プログラムの提供者
本社: 米国カリフォルニア州ロングビーチ
サイズ: 従業員数2,000名以上、60カ所の拠点、年間40,000人以上が利用
スターズ・ビヘイビアル・ヘルス・グループ は、米国における行動保健サービスの主要な提供者であり、個人や地域社会がより健康的で充実した生活を送れるよう支援することに尽力しています。.
幅広いプログラムやサービスを提供しており、, スター 同社は、チームを支援し、重要な情報を管理し、組織全体で効果的なケアを提供するために、テクノロジーを活用しています。技術環境の一環として、Stars社はMicrosoft 365とDynamics 365を活用し、業務運営の支援や情報管理を行っています。.
Dynamics 365レコードに関連する文書の量が増え続けるにつれて、, スター 特にアタッチメントの保存に焦点を当て、それらのファイルを保存・管理するためのより持続可能な方法を模索することにした。.
課題：Dynamics 365のストレージ容量が不足しつつあった
Dynamics 365に保存される文書の量が増えるにつれ、Starsは2つの関連する課題に直面しました： ストレージ容量とコスト.
スター 割り当てられたDynamics 365のストレージ容量が限界に近づいていたため、より持続可能な長期戦略が早急に必要となっていました。これはよくある問題です。組織が大量の文書を蓄積するにつれて、コストは上昇します。添付ファイルは、こうしたストレージ容量の増加の大きな要因となることがよくあります。.
同組織では、文書管理のためのクラウドプラットフォームがすでに整備されていた： マイクロソフトSharePoint.
SharePointはすでに 「スターズ」' テクノロジー環境において、これは、同じファイルをDynamics 365に直接保存する場合に比べてわずかなコストで、添付ファイルを保存するのに最適な場所となりました。.
しかし、添付ファイルを単にSharePointに移動させるだけでは不十分でした。Stars社は、日々Dynamics 365を利用しているユーザーに支障をきたすことなく、この変更を実施する必要がありました。ユーザーは、新しい手順を覚えたり、元のファイルが物理的にどこに保存されているかを理解したりすることなく、Dynamics 365内から引き続きそれらの文書にアクセスできる必要があったのです。.
のために スター, 、Dynamics 365のストレージ使用量を削減し、既存のSharePointへの投資を最大限に活用しつつ、ユーザー体験を可能な限り維持するための理想的な解決策が必要でした。.
解決策：SharePointへの添付ファイルの保存
スター 実装済み CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor これにより、Dynamics 365レコードに関連付けられた添付ファイルは、貴重なDynamics 365のストレージ容量を消費することなく、SharePointに保存されます。同時に、ユーザーはこれまで通りDynamics 365を通じてこれらの文書にアクセスでき、実際の保存処理はバックグラウンドで実行されます。.
これにより、 スター 既存のSharePoint環境を、より費用対効果が高く拡張性のある添付ファイルリポジトリとして活用しつつ、ユーザー向けの主要な業務アプリケーションとしては引き続きDynamics 365を使用する。.
ITディレクター、デメトリウス・ヘンリー、, スターズ・ビヘイビアル・ヘルス・グループ, は、ユーザーにとってシンプルさを保つことが最優先事項であると強調した。「“私たちにとって重要だったのは、この変更によって、ユーザーが管理しなければならないシステムがさらに増えないようにすることでした,」と彼は説明した。.
と一緒に CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor Dynamics 365とSharePointをバックエンドで連携させたことで、この移行に伴い、ユーザーの作業方法に変更を加える必要はなかった。「“ユーザーはこれまで通りDynamics 365で作業を続け、文書にアクセスできる一方で、私たちはバックエンドでSharePointの利点を活用することができます。.”」とヘンリーは締めくくった。.
結果：ストレージコストの削減、Dynamics 365と同等の体験を維持
スター これにより、同社は既存のMicrosoft 365への投資をより有効に活用し、Dynamics 365ストレージへの負荷を軽減するとともに、増え続ける文書量を管理するための、より持続可能なアプローチを確立できるようになりました。.
のために スター, CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor …の両方に対処するための実用的な方法を提供した Dynamics 365ストレージ／Dataverseにおけるコストと容量の課題 ユーザーが頼りにしているシームレスなドキュメント体験を維持しつつ。.
ヘンリーは、これが彼らの主な課題を洗練された方法で解決したと指摘した。「"Dynamics 365における添付文書の保存方法を見直す必要があることはわかっていました。割り当てられたストレージ容量の上限に近づいており、ストレージを拡張し続けるコストを正当化することが難しくなってきていたからです。.”」。Dynamics 365とSharePointを組み合わせることで、, スター 添付ファイルの問題を根本から解決した。.
Dynamics 365 CE および SharePoint を管理する IT リーダーのための重要なポイント
- Dynamics 365のストレージは、早期に管理すべきコストとして扱う。. 添付ファイルは知らず知らずのうちに蓄積され、Dynamics 365の容量を拡張することの正当性を説明するのは、時間が経つにつれて難しくなります。容量の上限に達する前に手を打っておけば、選択肢が広がります。.
- すでに導入済みのSharePointへの投資をさらに活用しましょう。. Microsoft 365 環境に SharePoint が含まれている場合、Dynamics 365/Dataverse 自体よりも、コスト効率が高くスケーラブルなドキュメントの保存場所となります。含まれていない場合でも、Azure File Storage や Azure Blob Storage に対しても同様のソリューションを適用できます。.
- ユーザー体験を保護する。. ストレージの変更において、真のリスクとなるのは導入の定着です。Dynamics 365内から添付ファイルにアクセスできるソリューションであれば、ユーザーにとって再トレーニングの必要がなく、管理すべき新しいシステムも発生しません。.
スター'この事例は、ストレージコストの削減とユーザーの生産性維持が、必ずしも相反する目標である必要はないことを示しています。Dynamics 365とSharePointを適切に連携させることで、組織は両方の目標を達成することができます。.