"We wisten dat we de manier waarop we bijgevoegde documenten in Dynamics 365 opsloegen, moesten herzien. We naderden onze toegewezen opslaglimieten en de kosten voor het verder uitbreiden van die opslagruimte waren steeds moeilijker te rechtvaardigen.”
– Demetrius Henry, IT-directeur,
Stars Behavioral Health Group
Klant: Stars Behavioral Health Group
Activiteit: Aanbieder van geestelijke gezondheidszorg, waaronder crisisopvang en gemeenschapsprogramma’s
Hoofdkantoor: Long Beach, Californië, VS
Maat: meer dan 2.000 medewerkers, 60 vestigingen en jaarlijks meer dan 40.000 mensen die worden geholpen
Stars Behavioral Health Group is een toonaangevende aanbieder van diensten op het gebied van geestelijke gezondheidszorg in de Verenigde Staten, die zich inzet om individuen en gemeenschappen te helpen een gezonder en meer bevredigend leven te leiden.
Met een breed aanbod aan programma’s en diensten, Sterren maakt gebruik van technologie om zijn teams te ondersteunen, cruciale informatie te beheren en binnen de hele organisatie effectieve zorg te verlenen. Als onderdeel van zijn technologische omgeving maakt Stars gebruik van Microsoft 365 en Dynamics 365 om de bedrijfsvoering te ondersteunen en informatie te beheren.
Naarmate de hoeveelheid documenten in verband met Dynamics 365-records bleef toenemen, Sterren kozen ervoor om zich specifiek te richten op de opslag van bijlagen, op zoek naar een duurzamere manier om die bestanden op te slaan en te beheren.
De uitdaging: de opslagcapaciteit van Dynamics 365 raakte bijna op
Naarmate de hoeveelheid documenten die in Dynamics 365 werd opgeslagen toenam, kreeg Stars te maken met twee onderling samenhangende uitdagingen: opslagcapaciteit en kosten.
Sterren De toegewezen opslagcapaciteit van Dynamics 365 raakte op, waardoor er onmiddellijk behoefte ontstond aan een duurzamere langetermijnstrategie. Dit is een veelvoorkomend probleem: naarmate organisaties grote hoeveelheden documenten verzamelen, stijgen de kosten. Bijlagen vormen vaak een belangrijk onderdeel van deze toename in opslagbehoefte.
De organisatie beschikte al over een bestaand cloudplatform voor documentbeheer: Microsoft SharePoint.
Omdat SharePoint al deel uitmaakte van 'Sterren' In een technologische omgeving vormde het een voor de hand liggende opslaglocatie voor bijlagen, tegen een fractie van de kosten die gepaard zouden gaan met het rechtstreeks opslaan van diezelfde bestanden in Dynamics 365.
Het was echter niet voldoende om de bijlagen simpelweg naar SharePoint te verplaatsen. Stars moest de wijziging doorvoeren zonder de mensen te hinderen die dagelijks op Dynamics 365 vertrouwen. Gebruikers moesten vanuit Dynamics 365 toegang blijven houden tot die documenten, zonder dat ze een nieuwe werkwijze hoefden te leren of hoefden te weten waar de onderliggende bestanden fysiek waren opgeslagen.
Voor Sterren, de ideale oplossing om het opslagverbruik van Dynamics 365 te verminderen, optimaal gebruik te maken van de bestaande investering in SharePoint en de gebruikerservaring zo veel mogelijk op hetzelfde niveau te houden.
De oplossing: bijlagen opslaan in SharePoint
Sterren geïmplementeerd CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor zodat bijlagen die bij Dynamics 365-records horen, in SharePoint worden opgeslagen in plaats van kostbare opslagruimte in Dynamics 365 in beslag te nemen. Tegelijkertijd blijven gebruikers op de gebruikelijke manier via Dynamics 365 toegang krijgen tot deze documenten, terwijl het onderliggende opslagproces op de achtergrond plaatsvindt.
Hierdoor was het mogelijk Sterren om zijn bestaande SharePoint-omgeving in te zetten als een kosteneffectievere en schaalbaardere opslagplaats voor bijlagen, terwijl Dynamics 365 als primaire bedrijfsapplicatie voor zijn gebruikers in gebruik blijft.
Demetrius Henry, IT-directeur, Stars Behavioral Health Group, benadrukte dat het voor gebruikers eenvoudig houden een prioriteit was. “Wat voor ons belangrijk was, was dat deze verandering niet zou leiden tot nog een systeem dat onze gebruikers moesten beheren,”, legde hij uit.
Met CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor Doordat Dynamics 365 en SharePoint achter de schermen met elkaar werden gekoppeld, hoefden gebruikers hun werkwijze niet aan te passen. “Zij kunnen gewoon in Dynamics 365 blijven werken en hun documenten op de gebruikelijke manier raadplegen, terwijl wij achter de schermen gebruik kunnen maken van SharePoint.”, concludeerde Henry.
Het resultaat: lagere opslagkosten, dezelfde Dynamics 365-ervaring
Sterren kan nu beter gebruikmaken van zijn bestaande investering in Microsoft 365, de druk op de Dynamics 365-opslag verlichten en een duurzamere aanpak ontwikkelen voor het beheer van zijn groeiende documentvolume.
Voor Sterren, CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor bood een praktische manier om zowel de uitdagingen op het gebied van kosten en capaciteit van Dynamics 365-opslag/Dataverse en tegelijkertijd de naadloze documentervaring te behouden waarop de gebruikers rekenen.
Henry merkte op dat dit hun grootste knelpunt op elegante wijze oploste: "We wisten dat we onze aanpak voor het opslaan van bijgevoegde documenten in Dynamics 365 moesten herzien. We naderden de limieten van onze toegewezen opslagruimte, en de kosten voor het verder uitbreiden van die opslagruimte waren steeds moeilijker te rechtvaardigen.”. Door Dynamics 365 te combineren met SharePoint, Sterren heeft het probleem met de bijlagen bij de bron aangepakt.
Belangrijkste punten voor IT-leiders die verantwoordelijk zijn voor het beheer van Dynamics 365 CE en SharePoint
- Beschouw de opslag van Dynamics 365 als een kostenpost die je in een vroeg stadium moet beheren. Bijlagen stapelen zich stilletjes op, en naarmate de tijd verstrijkt wordt het steeds moeilijker om een uitbreiding van de Dynamics 365-capaciteit te rechtvaardigen. Door actie te ondernemen voordat je je limiet bereikt, houd je meer opties open.
- Bouw voort op de SharePoint-investering die u al hebt gedaan. Als SharePoint deel uitmaakt van uw Microsoft 365-omgeving, biedt het een kosteneffectievere en schaalbaardere opslagplaats voor documenten dan Dynamics 365/Dataverse zelf. Zo niet, dan kan dezelfde oplossing worden toegepast op Azure File Storage en Azure Blob Storage.
- Zorg ervoor dat de gebruikerservaring intact blijft. Het echte risico bij elke opslagwijziging is de acceptatie ervan. Een oplossing waarbij bijlagen vanuit Dynamics 365 toegankelijk blijven, betekent dat gebruikers geen nieuwe training nodig hebben en geen nieuwe systemen hoeven te beheren.
Sterren'Dit verhaal laat zien dat het verlagen van opslagkosten en het waarborgen van de productiviteit van gebruikers geen tegenstrijdige doelstellingen hoeven te zijn. Met de juiste koppeling tussen de Dynamics 365 en de SharePoint kunnen organisaties beide doelstellingen realiseren.