"我们意识到，必须重新考虑在Dynamics 365中存储附件文件的方式。我们的存储空间已接近配额上限，而继续扩容的成本已难以合理化。”
– 德米特里·亨利，IT总监，,
“星”行为健康集团
“星”行为健康集团 是美国一家领先的行为健康服务提供商，致力于帮助个人和社区过上更健康、更充实的生活。.
凭借种类繁多的项目和服务，, 星星 该机构依托技术来支持其团队、管理关键信息，并在整个组织内提供有效的护理服务。作为其技术环境的一部分，Stars 使用 Microsoft 365 和 Dynamics 365 来支持业务运营和管理信息。.
随着与Dynamics 365记录相关的文件数量持续增加，, 星星 决定专门关注附件存储，寻求一种更可持续的方式来存储和管理这些文件。.
挑战：Dynamics 365 存储空间即将用尽
随着存储在 Dynamics 365 中的文档数量不断增加，Stars 面临着两个相关的挑战： 存储容量与成本.
星星 其分配的 Dynamics 365 存储空间即将用尽，因此亟需制定一项更可持续的长期策略。这是一个常见的问题：随着组织积累大量文档，成本也会随之上升。附件通常是导致存储空间增长的重要因素之一。.
该组织已经建立了一个用于文档管理的云平台： 微软SharePoint.
由于 SharePoint 已经是 '明星” 在技术环境下，它为附件提供了一个天然的存储去处，其成本仅为将相同文件直接存储在Dynamics 365中的零头。.
然而，仅仅将附件移至SharePoint还远远不够。Stars需要在不影响那些每天依赖Dynamics 365的用户的情况下完成这一变更。用户需要能够继续在Dynamics 365内访问这些文档，而无需学习新的操作流程，也不必了解底层文件的实际存储位置。.
对于 星星, ，理想的解决方案需要减少Dynamics 365的存储占用，充分利用现有的SharePoint投资，并尽可能保持用户体验不变。.
解决方案：将附件存储在 SharePoint 中
星星 已实施 CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor 这样，与 Dynamics 365 记录相关的附件就会存储在 SharePoint 中，从而不会占用宝贵的 Dynamics 365 存储空间。与此同时，用户仍可按照预期的方式通过 Dynamics 365 访问这些文档，而底层的存储过程则在后台自动进行。.
这使得 星星 利用其现有的 SharePoint 环境作为更具成本效益且可扩展的附件存储库，同时继续将 Dynamics 365 作为用户的主要业务应用程序。.
德米特里·亨利，IT总监，, “星”行为健康集团, ，强调为用户提供简便易用的体验是首要任务。“对我们来说，重要的是这一变更不会给用户增加另一个需要管理的系统,”，”他解释道。.
随着 CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor 在后台将 Dynamics 365 和 SharePoint 连接起来，这一过渡并未对用户的工作方式造成任何影响。“他们可以继续在 Dynamics 365 中工作，并像往常一样访问文档，而我们则可以在后台利用 SharePoint 的优势。.”，亨利总结道。.
结果：降低存储成本，保持Dynamics 365的体验不变
星星 现在可以更好地利用现有的 Microsoft 365 投资，减轻 Dynamics 365 存储的压力，并建立一种更可持续的方法来管理日益增长的文档量。.
对于 星星, CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor 提供了一种切实可行的方法，既能解决 Dynamics 365 存储/Dataverse 的成本与容量挑战 同时保持用户所依赖的无缝文档体验。.
亨利指出，这优雅地解决了他们面临的主要痛点："我们意识到，必须重新考虑在 Dynamics 365 中存储附件文件的方式。我们的存储空间已接近分配的上限，而继续扩容的成本已难以合理化。.”。通过将 Dynamics 365 与 SharePoint 配对，, 星星 从源头解决了附件问题。.
IT 领导者管理 Dynamics 365 CE 和 SharePoint 的关键要点
- 应将Dynamics 365存储视为一项需要尽早管理的成本。. 附件会悄然累积，随着时间的推移，扩大Dynamics 365容量的理由也越来越难站得住脚。在达到上限之前采取行动，能为你提供更多选择。.
- 充分利用您已有的SharePoint投资。. 如果 SharePoint 是您 Microsoft 365 环境的一部分，与 Dynamics 365/Dataverse 本身相比，它能为文档提供更具成本效益且更具可扩展性的存储环境。如果不是，该解决方案同样适用于 Azure 文件存储和 Azure 块存储。.
- 保障用户体验。. 在任何存储变更中，真正的风险在于用户能否顺利接受。如果解决方案能确保用户在Dynamics 365内部仍可访问附件，那么用户就无需接受再培训，也不需要管理新的系统。.
星星'这个案例提醒我们，降低存储成本与保持用户工作效率并不一定是非此即彼的目标。只要在 Dynamics 365 和 SharePoint 之间建立恰当的连接，企业就能两全其美。.