"Sabíamos que precisávamos de repensar a forma como estávamos a armazenar os documentos anexados no Dynamics 365. Estávamos a aproximar-nos dos limites de armazenamento que nos tinham sido atribuídos e o custo de continuar a expandir esse armazenamento estava a tornar-se difícil de justificar.”
– Demetrius Henry, Diretor de TI,
Stars Behavioral Health Group
Cliente: Stars Behavioral Health Group
Atividade: Prestador de cuidados de saúde comportamental, incluindo intervenções em situações de crise e programas comunitários
Sede: Long Beach, Califórnia, EUA
Tamanho: Mais de 2 000 colaboradores, 60 locais e mais de 40 000 pessoas atendidas anualmente
Stars Behavioral Health Group é um prestador líder de serviços de saúde comportamental nos Estados Unidos, empenhado em ajudar indivíduos e comunidades a alcançarem uma vida mais saudável e gratificante.
Com uma vasta gama de programas e serviços, Estrelas recorre à tecnologia para apoiar as suas equipas, gerir informações críticas e prestar cuidados eficazes em toda a organização. No âmbito do seu ambiente tecnológico, a Stars utiliza o Microsoft 365 e o Dynamics 365 para apoiar as operações empresariais e gerir a informação.
À medida que o volume de documentos associados aos registos Dynamics 365 continuava a aumentar, Estrelas optou por se concentrar especificamente no armazenamento de anexos, procurando uma forma mais sustentável de armazenar e gerir esses ficheiros.
O desafio: a capacidade de armazenamento de Dynamics 365 estava a esgotar-se
À medida que o volume de documentos armazenados no Dynamics 365 aumentava, a Stars deparou-se com dois desafios interligados: capacidade de armazenamento e custo.
Estrelas estava a esgotar o espaço de armazenamento de Dynamics 365 que lhe tinha sido atribuído, o que criou a necessidade imediata de uma estratégia mais sustentável a longo prazo. Trata-se de um problema comum: à medida que as organizações acumulam grandes volumes de documentos, os custos aumentam. Os anexos são, muitas vezes, uma parte importante deste aumento do espaço de armazenamento.
A organização já dispunha de uma plataforma na nuvem consolidada para a gestão de documentos: Microsoft SharePoint.
Uma vez que o SharePoint já fazia parte de 'Estrelas» No contexto tecnológico, constituía um destino natural para os anexos, por uma fração do custo que representaria o armazenamento desses mesmos ficheiros diretamente no Dynamics 365.
No entanto, não bastava simplesmente transferir os anexos para o SharePoint. A Stars precisava de efetuar a mudança sem perturbar as pessoas que dependem do Dynamics 365 no dia a dia. Os utilizadores precisavam de continuar a aceder a esses documentos a partir do Dynamics 365, sem terem de aprender um novo processo nem compreender onde os ficheiros subjacentes estavam fisicamente armazenados.
Para Estrelas, a solução ideal necessária para reduzir o consumo de armazenamento de Dynamics 365, tirar partido do investimento já realizado em SharePoint e manter a experiência do utilizador o mais semelhante possível.
A solução: armazenar anexos no SharePoint
Estrelas implementado CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor para que os anexos associados aos registos Dynamics 365 sejam armazenados em SharePoint, em vez de ocuparem espaço de armazenamento valioso em Dynamics 365. Ao mesmo tempo, os utilizadores continuam a aceder a estes documentos através do Dynamics 365 da forma a que estão habituados, sendo que o processo de armazenamento subjacente ocorre em segundo plano.
Isto permitiu que Estrelas aproveitar o seu ambiente SharePoint existente como um repositório de anexos mais económico e escalável, continuando ao mesmo tempo a utilizar o Dynamics 365 como a principal aplicação empresarial para os seus utilizadores.
Demetrius Henry, Diretor de TI, Stars Behavioral Health Group, salientou que manter as coisas simples para os utilizadores era uma prioridade. “O que era importante para nós era que esta alteração não criasse mais um sistema que os nossos utilizadores tivessem de gerir,”, explicou ele.
Com CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor Ao ligar o Dynamics 365 e o SharePoint nos bastidores, a transição não exigiu qualquer alteração na forma como os utilizadores trabalham. “Podem continuar a trabalhar no Dynamics 365 e a aceder aos seus documentos como sempre fizeram, enquanto nós podemos tirar partido do SharePoint no back-end.”, concluiu Henry.
O resultado: custos de armazenamento mais baixos, mantendo a mesma experiência Dynamics 365
Estrelas pode agora tirar melhor partido do seu investimento atual no Microsoft 365, reduzir a pressão sobre o armazenamento Dynamics 365 e estabelecer uma abordagem mais sustentável para a gestão do seu volume crescente de documentos.
Para Estrelas, CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor proporcionou uma forma prática de abordar tanto o Desafios em termos de custos e capacidade do armazenamento Dynamics 365/Dataverse mantendo, ao mesmo tempo, a experiência de trabalho com documentos sem interrupções de que os seus utilizadores dependem.
Henry observou que isso resolvia de forma elegante o seu principal problema: "Sabíamos que precisávamos de repensar a forma como estávamos a armazenar os documentos anexados no Dynamics 365. Estávamos a aproximar-nos dos limites de armazenamento que nos tinham sido atribuídos e o custo de continuar a expandir esse armazenamento estava a tornar-se difícil de justificar.”. Ao combinar o Dynamics 365 com o SharePoint, Estrelas resolveu o problema dos anexos na origem.
Pontos-chave para os responsáveis de TI que gerem o Dynamics 365 CE e o SharePoint
- Considere o armazenamento Dynamics 365 como um custo que deve ser gerido desde o início. Os anexos acumulam-se discretamente e, com o passar do tempo, torna-se cada vez mais difícil justificar o aumento da capacidade do Dynamics 365. Agir antes de atingir o limite dá-lhe mais opções.
- Aproveite o investimento em SharePoint que já fez. Se o SharePoint fizer parte do seu ambiente Microsoft 365, oferece um local de armazenamento de documentos mais económico e escalável do que o próprio Dynamics 365/Dataverse. Caso contrário, a mesma solução pode ser aplicada ao Azure File Storage e ao Azure Blob Storage.
- Proteger a experiência do utilizador. A adoção é o verdadeiro risco em qualquer mudança no sistema de armazenamento. Uma solução que mantém os anexos acessíveis a partir do Dynamics 365 significa que não é necessário qualquer novo formação nem que os utilizadores tenham de gerir novos sistemas.
Estrelas'A história da ' é um lembrete de que reduzir os custos de armazenamento e manter a produtividade dos utilizadores não têm de ser objetivos contraditórios. Com a ligação adequada entre o Dynamics 365 e o SharePoint, as organizações podem conseguir ambos.