"Uns war klar, dass wir die Art und Weise, wie wir angehängte Dokumente in Dynamics 365 speicherten, überdenken mussten. Wir näherten uns den Grenzen unseres zugewiesenen Speicherplatzes, und die Kosten für eine weitere Erweiterung dieses Speicherplatzes ließen sich kaum noch rechtfertigen.”
– Demetrius Henry, IT-Leiter,
Stars Behavioral Health Group
Kunde: Stars Behavioral Health Group
Aktivität: Anbieter von Leistungen im Bereich der psychischen Gesundheit, einschließlich Krisenhilfe und gemeindenaher Programme
Hauptquartier: Long Beach, Kalifornien, USA
Größe: Über 2.000 Mitarbeiter, 60 Standorte und jährlich mehr als 40.000 betreute Menschen
Stars Behavioral Health Group ist ein führender Anbieter von Dienstleistungen im Bereich der psychischen Gesundheit in den Vereinigten Staaten, der sich dafür einsetzt, Einzelpersonen und Gemeinschaften zu einem gesünderen und erfüllteren Leben zu verhelfen.
Mit einem breiten Angebot an Programmen und Dienstleistungen, Sterne nutzt Technologie, um seine Teams zu unterstützen, wichtige Informationen zu verwalten und unternehmensweit eine effektive Versorgung zu gewährleisten. Als Teil seiner Technologieumgebung setzt Stars Microsoft 365 und Dynamics 365 ein, um den Geschäftsbetrieb zu unterstützen und Informationen zu verwalten.
Da die Menge der mit den Dynamics 365-Datensätzen verbundenen Dokumente weiter zunahm, Sterne entschied sich, den Schwerpunkt gezielt auf die Speicherung von Anhängen zu legen, um eine nachhaltigere Methode zur Speicherung und Verwaltung dieser Dateien zu finden.
Die Herausforderung: Die Speicherkapazität von Dynamics 365 ging zur Neige
Mit zunehmendem Umfang der in Dynamics 365 gespeicherten Dokumente sah sich Stars mit zwei miteinander verbundenen Herausforderungen konfrontiert: Speicherkapazität und Kosten.
Sterne Der zugewiesene Speicherplatz von Dynamics 365 ging zur Neige, sodass dringend eine nachhaltigere Langzeitstrategie erforderlich wurde. Dies ist ein weit verbreitetes Problem: Wenn Unternehmen große Mengen an Dokumenten ansammeln, steigen die Kosten. Anhänge tragen häufig maßgeblich zu diesem Speicherwachstum bei.
Das Unternehmen verfügte bereits über eine etablierte Cloud-Plattform für das Dokumentenmanagement: Microsoft SharePoint.
Da SharePoint bereits Teil von 'Stars“ Im technologischen Umfeld bot es einen naheliegenden Speicherort für Anhänge – und das zu einem Bruchteil der Kosten, die bei einer direkten Speicherung derselben Dateien in Dynamics 365 entstanden wären.
Es reichte jedoch nicht aus, die Anhänge einfach in SharePoint zu verschieben. Stars musste die Umstellung so vornehmen, dass die Nutzer, die täglich auf Dynamics 365 angewiesen sind, nicht beeinträchtigt wurden. Die Nutzer mussten weiterhin innerhalb von Dynamics 365 auf diese Dokumente zugreifen können, ohne einen neuen Vorgang erlernen oder wissen zu müssen, wo die zugrunde liegenden Dateien physisch gespeichert waren.
Für Sterne, die ideale Lösung, um den Speicherbedarf von Dynamics 365 zu reduzieren, die bestehende Investition in SharePoint optimal zu nutzen und das Nutzererlebnis so weit wie möglich beizubehalten.
Die Lösung: Speichern von Anhängen in SharePoint
Sterne umgesetzt CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor damit die mit Dynamics 365-Datensätzen verknüpften Anhänge in SharePoint gespeichert werden, anstatt wertvollen Speicherplatz in Dynamics 365 zu beanspruchen. Gleichzeitig können die Benutzer weiterhin wie gewohnt über Dynamics 365 auf diese Dokumente zugreifen, während der zugrunde liegende Speicherprozess im Hintergrund abläuft.
Dadurch war es möglich, Sterne um die bestehende SharePoint-Umgebung als kostengünstigeres und skalierbareres Repository für Anhänge zu nutzen und gleichzeitig Dynamics 365 weiterhin als primäre Geschäftsanwendung für die Nutzer einzusetzen.
Demetrius Henry, IT-Leiter, Stars Behavioral Health Group, betonte, dass es oberste Priorität habe, die Dinge für die Nutzer einfach zu halten. “Uns war wichtig, dass durch diese Änderung kein weiteres System entstand, das unsere Nutzer verwalten mussten.,”, erklärte er.
Mit CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor Da Dynamics 365 und SharePoint hinter den Kulissen miteinander verbunden wurden, erforderte die Umstellung keine Änderung der Arbeitsweise der Nutzer. “Sie können weiterhin in Dynamics 365 arbeiten und wie gewohnt auf ihre Dokumente zugreifen, während wir im Hintergrund die Vorteile von SharePoint nutzen können.”, schloss Henry.
Das Ergebnis: Geringere Speicherkosten bei unverändertem Dynamics 365-Erlebnis
Sterne kann nun seine bestehenden Investitionen in Microsoft 365 besser nutzen, die Belastung des Dynamics 365-Speichers verringern und einen nachhaltigeren Ansatz für die Verwaltung seines wachsenden Dokumentenvolumens etablieren.
Für Sterne, CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor bot einen praktischen Ansatz, um sowohl das Herausforderungen hinsichtlich Kosten und Kapazität bei Dynamics 365-Speicher/Dataverse und dabei das nahtlose Dokumentenerlebnis zu gewährleisten, auf das sich die Nutzer verlassen.
Henry merkte an, dass dies ihr größtes Problem auf elegante Weise gelöst habe: "Uns war klar, dass wir die Art und Weise, wie wir angehängte Dokumente in Dynamics 365 speicherten, überdenken mussten. Wir näherten uns den uns zugewiesenen Speichergrenzen, und die Kosten für eine weitere Speichererweiterung ließen sich kaum noch rechtfertigen.”. Durch die Kombination von Dynamics 365 mit SharePoint, Sterne hat das Problem mit den Anhängen an der Wurzel gepackt.
Wichtige Erkenntnisse für IT-Führungskräfte, die Dynamics 365 CE und SharePoint verwalten
- Betrachten Sie die Lagerung von Dynamics 365 als Kostenfaktor, der frühzeitig berücksichtigt werden muss. Anhänge sammeln sich unbemerkt an, und eine Erweiterung der Dynamics 365-Kapazität lässt sich mit der Zeit immer schwerer rechtfertigen. Wenn Sie handeln, bevor Sie an Ihre Grenzen stoßen, haben Sie mehr Optionen.
- Nutzen Sie Ihre bereits getätigten Investitionen in SharePoint. Wenn SharePoint Teil Ihrer Microsoft 365-Umgebung ist, bietet es eine kostengünstigere und skalierbarere Speicherlösung für Dokumente als Dynamics 365/Dataverse selbst. Ist dies nicht der Fall, lässt sich dieselbe Lösung auch auf Azure File Storage und Azure Blob Storage anwenden.
- Sichern Sie die Benutzererfahrung. Die Akzeptanz ist das eigentliche Risiko bei jeder Umstellung der Speichersystematik. Eine Lösung, bei der Anhänge weiterhin aus Dynamics 365 heraus zugänglich sind, bedeutet, dass keine Umschulungen erforderlich sind und die Benutzer keine neuen Systeme verwalten müssen.
Sterne'Diese Geschichte macht deutlich, dass die Senkung der Speicherkosten und die Aufrechterhaltung der Produktivität der Nutzer keine gegensätzlichen Ziele sein müssen. Mit der richtigen Verbindung zwischen Dynamics 365 und SharePoint können Unternehmen beides erreichen.