ORBIS und Connecting Software schließen die versteckte Sicherheitslücke bei den Microsoft-Berechtigungen Dynamics 365

Manche Probleme treten erst zutage, wenn zwei Systeme tatsächlich miteinander verbunden sind. Genau das passiert den Microsoft-Dynamics 365-Kunden von ORBIS immer wieder, wenn sie SharePoint ins Spiel bringen, und deshalb greift das Unternehmen Projekt für Projekt immer wieder auf dasselbe Tool zurück, um das Problem zu beheben.

Wir haben mit Richard Bosse, der das Team für Geschäftsprozesszusammenarbeit bei ORBIS Modern Work GmbH und arbeitet seit 2018 gruppenweit bei ORBIS an der Lösungsarchitektur für CRM und SharePoint – darüber, was seine Kunden immer wieder dazu bewegt, zu CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, vier Jahre später ORBIS berichtete erstmals über seine Erfahrungen mit dem Tool.

Laut Bosse muss man niemanden mehr überzeugen, sobald man dies einem Kunden einmal erklärt hat. "Das ganz allgemeine Problem, dass beide Systeme nicht über dieselben Berechtigungen verfügen, wird sofort deutlich"," sagte er. Aufwändiger ist es hingegen, einzuschätzen, wie komplex das Berechtigungsmodell eines bestimmten Kunden tatsächlich ist – und oft ändert es sich auch noch. Bosse bezeichnete diesen Teil der Arbeit eindeutig als Aufgabe von ORBIS: die Konfiguration zu bewerten und dann, sobald es über die einfachsten Fälle hinausgeht, den „Permissions Replicator“ von Connecting Software als Lösung zu empfehlen, die er als die "problemlos" Route.

Er erzählte außerdem eine aufschlussreiche Anekdote darüber, wie unsichtbar das Tool wird, sobald es läuft. "Wir haben festgestellt, dass unsere Kunden manchmal vergessen, dass sie den Permission Replicator haben"," Bosse gab zu. "Sobald es läuft, muss eigentlich niemand mehr etwas tun. Es läuft im Hintergrund."

Bosse hat einen recht einheitlichen Verlauf aufgezeigt, wie Kunden auf dieses Problem stoßen. Es kommt selten vor, dass sie zu Beginn bereits über eine Verbindung zwischen Microsoft Dynamics 365 und SharePoint verfügen und dann eine Berechtigungslücke entdecken. Stattdessen nutzen sie in der Regel bereits ein ausgereiftes Berechtigungsmodell innerhalb von Microsoft Dynamics 365 und beschließen dann, den Umgang mit Dokumenten in Vertrieb und Service zu optimieren, da sie zunehmend frustriert sind, alles als Notizen und Anhänge speichern zu müssen. "Ihnen wird klar, dass sie ein Dokumentenmanagementsystem benötigen, und dann stellen sie fest, dass sich SharePoint im Grunde genommen sofort integrieren lässt"," Bosse erklärte:, "Aber genau in diesem Moment wird ihnen die Berechtigungslücke bewusst."

Dieses Muster tritt am häufigsten bei den Kunden von ORBIS aus der Automobil- und Fertigungsbranche auf, was eher darauf zurückzuführen ist, dass das Unternehmen in diesen Bereichen über die größte Fachkompetenz verfügt, als dass es sich um ein branchenspezifisches Problem handeln würde.

Interessanterweise sieht Bosse Datenschutzvorschriften wie die DSGVO nicht als häufigen Anreiz für die Behebung der Berechtigungslücke an, obwohl deren Behebung zufällig genau die Lücke in der Zugriffskontrolle schließt, nach der bei DSGVO-Audits gesucht wird. Seiner Beratungserfahrung nach taucht der Wunsch nach einer Trennung von Geschäftsbereichen weitaus häufiger auf, sei es bei nach Ländern aufgeteilten Vertriebsteams oder – wie in einem aktuellen Projekt – bei so unterschiedlichen Sparten wie der Automobilindustrie einerseits und der Luft- und Raumfahrt sowie der Verteidigungsindustrie andererseits. "Die Datentrennung ist für mich ein wichtigerer Antrieb als die DSGVO"," stellte er fest.

Was die Projektzeitpläne angeht, beschrieb Bosse die CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator Teil eines Auftrags als "Meistens Plug-and-Play." Es handelt sich fast nie um ein eigenständiges Projekt: Bei ORBIS läuft es in der Regel parallel zu einem größeren Integrationsvorhaben von Dynamics zu SharePoint, bei dem der Großteil der Anpassungsarbeiten an anderer Stelle erfolgt. ORBIS, fügte er hinzu, plane nur sehr wenige Implementierungstage speziell für den Bereich der Berechtigungen ein und müsse die Konfiguration selten über gelegentliche Tabellenausnahmen hinaus anpassen. Nur einmal, so erinnerte er sich, habe ein Kunde wesentlich tiefgreifendere Änderungen gefordert.

Das Vertrauen des Teams in das Produkt ist so weit gewachsen, dass Testläufe nicht mehr Teil des Prozesses sind. "Wir kennen das Produkt gut genug und sind überzeugt, dass es die richtigen Voraussetzungen erfüllt, wenn wir es empfehlen"," Bosse wies darauf hin und verwies dabei auf das starke Vertrauensverhältnis, das im Laufe der Jahre sowohl zu den Kunden als auch zu Connecting Software aufgebaut worden war.

Dieses Vertrauen erstreckt sich auch auf die Flexibilität bei der Bereitstellung. Während die meisten Kunden von ORBIS die SaaS-Version nutzen, hob Bosse ein kürzlich durchgeführtes On-Premises-Projekt für die Diözese Linz hervor, eine katholische Einrichtung in Österreich, bei dem die Docker-basierte Bereitstellung die Arbeit erheblich vereinfachte. "Dadurch wird es für den Kunden einfacher, Installationen vor Ort effizient durchzuführen"," stellte er fest.

Auf die Frage nach dem Support gab Bosse eine nüchterne Einschätzung ab, anstatt pauschales Lob auszusprechen. Er beschrieb den Support als durchweg zuverlässig und erklärte, das Support-Portal habe im Allgemeinen gut funktioniert.

Er erinnerte sich an einen Fall, bei dem es um einen kleinen Fehler ging, dessen Behebung einige Wochen dauerte, und bezeichnete die Wartezeit als völlig angemessen. "Ich verstehe, dass man insbesondere bei einer Software-as-a-Service-Plattform nicht sofort einen unausgereiften Hotfix bereitstellen kann," sagte er und stützte sich dabei auf seine eigenen Erfahrungen im Produktmanagement. "Was den Support angeht, erhalten Sie alles, was Sie von einem professionellen Support für eine SaaS-Plattform erwarten können.", schloss er.