ORBIS en Connecting Software dichten het verborgen bevoegdhedenlek in Microsoft Dynamics 365

Sommige problemen komen pas aan het licht zodra twee systemen daadwerkelijk met elkaar zijn verbonden. Dat is precies wat er steeds weer gebeurt bij de Microsoft Dynamics 365-klanten van ORBIS wanneer ze SharePoint in het proces betrekken, en dat is de reden waarom het bedrijf project na project steeds weer naar hetzelfde hulpmiddel grijpt om het probleem op te lossen.

We spraken met Richard Bosse, die leiding geeft aan het Business Process Collaboration-team bij ORBIS Modern Work GmbH en houdt zich sinds 2018 binnen de ORBIS-groep bezig met de architectuur van CRM- en SharePoint-oplossingen; over wat ervoor zorgt dat zijn klanten steeds weer terugkomen naar CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, vier jaar na ORBIS heeft voor het eerst zijn ervaringen met de tool gedeeld.

Volgens Bosse hoeft men niemand meer te overtuigen zodra iemand dit aan een klant heeft uitgelegd. "Het zeer algemene probleem dat beide systemen niet dezelfde machtigingen hebben, is meteen duidelijk," zei hij. Wat meer werk kost, is beoordelen hoe complex het machtigingsmodel van een bepaalde klant eigenlijk is, en vaak verandert dat ook nog eens. Bosse noemde dit deel van het werk zonder meer de verantwoordelijkheid van ORBIS: de opzet beoordelen en vervolgens, in alle gevallen die verder gaan dan de eenvoudigste, de Permissions Replicator van Connecting Software aanbevelen als wat hij omschreef als de "zonder gedoe" route.

Hij vertelde ook een veelzeggende anekdote over hoe onzichtbaar de tool wordt zodra deze eenmaal draait. "We hebben gemerkt dat onze klanten soms vergeten dat ze de Permission Replicator hebben," Bosse gaf toe. "Als het eenmaal werkt, hoeft eigenlijk niemand meer iets te doen. Het draait gewoon op de achtergrond."

Bosse heeft een vrij consistent patroon in kaart gebracht van hoe klanten tegen dit probleem aanlopen. Het komt zelden voor dat ze in eerste instantie al Microsoft Dynamics 365 en SharePoint met elkaar hebben gekoppeld en vervolgens een tekortkoming in de machtigingen ontdekken. In plaats daarvan hanteren ze doorgaans al een uitgekiend machtigingsmodel binnen Microsoft Dynamics 365, waarna ze besluiten de manier waarop ze met documenten omgaan binnen de verkoop- en serviceafdelingen te intensiveren, omdat ze het beu zijn om alles als notities en bijlagen op te slaan. "Ze beseffen dat ze een documentbeheersysteem nodig hebben, en dan komen ze erachter dat SharePoint in feite direct uit de doos kan worden geïntegreerd," Bosse legde uit:, "maar dat is precies het moment waarop ze zich de toestemmingskloof realiseren."

Dat patroon komt het vaakst voor bij de klanten van ORBIS in de automobiel- en productiesector; dit weerspiegelt eerder de gebieden waarop het bedrijf zelf de meeste expertise heeft, dan dat het om een sectorspecifiek probleem gaat.

Interessant genoeg ziet Bosse privacyregelgeving zoals de AVG niet als een veelvoorkomende drijfveer om de lacune in de machtigingen aan te pakken, hoewel het verhelpen daarvan toevallig precies de lacune in de toegangscontrole dicht die bij AVG-audits wordt gecontroleerd. In zijn ervaring als consultant komt de wens om bedrijfsonderdelen van elkaar te scheiden veel vaker voor, of het nu gaat om verkoopteams die per land zijn opgesplitst of, zoals in een recent project, om divisies die zo verschillend zijn als de automobielindustrie enerzijds en de lucht- en ruimtevaart en defensie anderzijds. "Het scheiden van gegevens is voor mij een belangrijkere drijfveer dan de AVG," merkte hij op.

Wat de projecttijdschema’s betreft, beschreef Bosse de CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator een onderdeel van een opdracht als "grotendeels plug-and-play." Het is vrijwel nooit een op zichzelf staand project: bij ORBIS gaat het doorgaans gepaard met een grotere integratie van Dynamics naar SharePoint, waarbij het grootste deel van het maatwerk elders plaatsvindt. ORBIS, voegde hij eraan toe, plant maar heel weinig implementatiedagen specifiek voor het machtigingenonderdeel en hoeft de configuratie zelden aan te passen, afgezien van incidentele uitsluitingen van tabellen. Hij herinnerde zich dat er slechts één keer een klant om aanzienlijk ingrijpende wijzigingen had gevraagd.

Het vertrouwen van het team in het product is zo gegroeid dat proefprojecten niet langer deel uitmaken van het proces. "We kennen het product goed genoeg en zijn ervan overtuigd dat het een goede keuze is als we het aanbevelen," Bosse merkte op dat dit te danken was aan de sterke vertrouwensband die in de loop der jaren zowel met de klanten als met Connecting Software was opgebouwd.

Dat vertrouwen strekt zich ook uit tot de flexibiliteit bij de implementatie. Hoewel de meeste klanten van ORBIS de SaaS-versie gebruiken, wees Bosse op een recent on-premises-project voor het bisdom Linz, een katholieke instelling in Oostenrijk, waar de op Docker gebaseerde implementatie het werk aanzienlijk heeft vergemakkelijkt. "Het maakt het voor de klant gemakkelijker om installaties op locatie efficiënt af te handelen," merkte hij op.

Toen hem naar de ondersteuning werd gevraagd, gaf Bosse een nuchtere beoordeling in plaats van algemene lof. Hij omschreef de ondersteuning als altijd betrouwbaar en zei dat het ondersteuningsportaal over het algemeen goed heeft gewerkt.

Hij haalde een geval aan waarbij het om een klein foutje ging dat een paar weken in beslag nam om op te lossen, en beschouwde die wachttijd als volkomen redelijk. "Ik begrijp dat je, zeker bij een Software-as-a-Service-platform, niet zomaar een onvolmaakte hotfix kunt uitrollen," zei hij, daarbij puttend uit zijn eigen ervaring op het gebied van productmanagement. "Wat ondersteuning betreft, krijg je alles wat je mag verwachten op het gebied van professionele ondersteuning voor een SaaS-platform.", concludeerde hij.