ORBIS e Connecting Software colmano la falla nascosta nei permessi di Microsoft relativa a Dynamics 365

Alcuni problemi emergono solo una volta che i due sistemi sono effettivamente collegati. È proprio quello che continua ad accadere ai clienti ORBIS che utilizzano Microsoft Dynamics 365 quando introducono SharePoint, ed è per questo che l’azienda continua a ricorrere allo stesso strumento per risolvere il problema, progetto dopo progetto.

Abbiamo parlato con Richard Bosse, che è a capo del team di collaborazione sui processi aziendali presso ORBIS Modern Work GmbH e dal 2018 si occupa dell'architettura delle soluzioni CRM e SharePoint in tutto il Gruppo ORBIS, riguardo a ciò che continua ad attirare i suoi clienti verso CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, quattro anni dopo ORBIS ha condiviso per la prima volta la propria esperienza con lo strumento.

Secondo Bosse, una volta che qualcuno spiega questo concetto a un cliente, non c'è più bisogno di convincere nessuno. "Il problema, di natura molto generica, ovvero che i due sistemi non dispongono delle stesse autorizzazioni, è immediatamente evidente," ha detto. Ciò che richiede più lavoro è valutare quanto sia effettivamente complesso il modello di autorizzazioni di un determinato cliente, e spesso questo cambia. Bosse ha definito questa parte del lavoro una responsabilità a tutti gli effetti di ORBIS: valutare la configurazione e poi, in tutti i casi che esulano da quelli più semplici, raccomandare il Permissions Replicator di Connecting Software come ciò che ha descritto come il "senza complicazioni" percorso.

Ha anche raccontato un aneddoto significativo su quanto lo strumento diventi invisibile una volta avviato. "Abbiamo notato che a volte i nostri clienti dimenticano di avere il Permission Replicator," Bosse lo ha ammesso. "Una volta che funziona, nessuno deve fare nulla. Funziona in background."

Bosse ha individuato un percorso piuttosto ricorrente che porta i clienti a imbattersi in questo problema. Raramente partono con Microsoft Dynamics 365 e SharePoint già collegati per poi scoprire una lacuna nei permessi. Al contrario, in genere utilizzano già un modello di autorizzazioni consolidato all’interno di Microsoft Dynamics 365, per poi decidere di ottimizzare la gestione dei documenti tra i reparti vendite e assistenza, sentendosi sempre più frustrati dal dover archiviare tutto sotto forma di note e allegati. "Si rendono conto di aver bisogno di un sistema di gestione dei documenti, e poi si rendono conto che SharePoint si integra praticamente fin da subito," Bosse ha spiegato:, "Ma è proprio in quel momento che si rendono conto del divario di autorizzazioni."

Questo andamento si riscontra più spesso tra i clienti di ORBIS nei settori automobilistico e manifatturiero, il che riflette piuttosto i settori in cui l’azienda vanta una maggiore competenza, piuttosto che un problema specifico del settore.

È interessante notare che Bosse non considera le normative sulla privacy come il GDPR un fattore motivante comune per colmare il divario nelle autorizzazioni, sebbene la sua risoluzione finisca proprio per colmare quella lacuna nel controllo degli accessi che gli audit del GDPR cercano di individuare. Nella sua esperienza di consulenza, l’esigenza di separare le unità aziendali emerge molto più spesso, che si tratti di team di vendita suddivisi per paese o, in un progetto recente, di settori distinti come quello automobilistico rispetto a quello aerospaziale e della difesa. "La separazione dei dati è, per me, un fattore trainante più importante del GDPR," ha osservato.

Per quanto riguarda le tempistiche dei progetti, Bosse ha descritto il CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator parte di qualsiasi incarico come "Per lo più "plug and play'." Non si tratta quasi mai di un progetto a sé stante: per ORBIS, infatti, si inserisce solitamente nell’ambito di un’iniziativa di integrazione più ampia da Dynamics a SharePoint, in cui la maggior parte del lavoro di personalizzazione viene svolto altrove. ORBIS, ha aggiunto, prevede pochissimi giorni di implementazione dedicati specificatamente alla parte relativa alle autorizzazioni e raramente deve intervenire sulla sua configurazione, se non per occasionali esclusioni di tabelle. Solo una volta, ha ricordato, un cliente ha richiesto modifiche significativamente più profonde.

La fiducia del team nel prodotto è cresciuta al punto che le fasi di test non fanno più parte del processo. "Conosciamo abbastanza bene il prodotto e siamo certi che sia la scelta giusta quando lo consigliamo," Bosse ha osservato, sottolineando il solido rapporto di fiducia instaurato nel corso degli anni sia con i clienti che con Connecting Software.

Questa fiducia si estende anche alla flessibilità di implementazione. Sebbene la maggior parte dei clienti di ORBIS utilizzi la versione SaaS, Bosse ha sottolineato un recente progetto on-premises realizzato per la Diocesi di Linz, un’istituzione cattolica in Austria, in cui l’implementazione basata su Docker ha semplificato notevolmente il lavoro. "Consente al cliente di gestire più facilmente e in modo efficiente le installazioni in loco," osservò.

Alla domanda sul supporto, Bosse ha fornito una valutazione realistica piuttosto che elogi generici. Ha descritto il supporto come costantemente affidabile e ha affermato che il portale di assistenza ha funzionato bene nel complesso.

Ha ricordato un caso in cui si è trattato di un piccolo bug che ha richiesto alcune settimane per essere risolto, e ha definito l'attesa del tutto ragionevole. "Mi rendo conto che, soprattutto nel caso di una piattaforma SaaS, non è possibile distribuire immediatamente una correzione provvisoria non ancora testata," ha detto, attingendo alla propria esperienza nel campo della gestione dei prodotti. "Per quanto riguarda l'assistenza, si ottiene tutto ciò che ci si aspetterebbe in termini di supporto professionale per una piattaforma SaaS.", ha concluso.