A ORBIS e o Connecting Software colmatam a lacuna oculta nas permissões do Dynamics 365 da Microsoft

Alguns problemas só se tornam visíveis quando dois sistemas estão efetivamente ligados. É exatamente isso que continua a acontecer aos clientes da ORBIS que utilizam o Microsoft Dynamics 365 quando introduzem o SharePoint no sistema, e é por isso que a empresa continua a recorrer à mesma ferramenta para resolver o problema, projeto após projeto.

Falámos com Richard Bosse, que lidera a equipa de Colaboração em Processos Empresariais na ORBIS Modern Work GmbH e tem vindo a trabalhar na arquitetura de soluções de CRM e SharePoint em todo o Grupo ORBIS desde 2018, sobre o que faz com que os seus clientes continuem a voltar para CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, quatro anos depois de A ORBIS partilhou pela primeira vez a sua experiência com a ferramenta.

Segundo Bosse, assim que alguém explica isto a um cliente, não há necessidade de convencer ninguém. "O problema, de natureza bastante genérica, de ambos os sistemas não terem as mesmas permissões torna-se imediatamente evidente"," disse ele. O que dá mais trabalho é avaliar até que ponto o modelo de permissões de um determinado cliente é, na realidade, complexo, e muitas vezes este muda. Bosse considerou esta parte do trabalho da exclusiva responsabilidade da ORBIS: avaliar a configuração e, em casos que vão além dos mais simples, recomendar o Permissions Replicator da Connecting Software como aquilo que ele descreveu como o "sem complicações" percurso.

Ele também partilhou uma anedota reveladora sobre como a ferramenta se torna invisível assim que começa a funcionar. "Reparámos que, por vezes, os nossos clientes esquecem-se de que têm o Permission Replicator"," Bosse admitiu. "Depois de estar a funcionar, ninguém precisa realmente de fazer nada. Fica a funcionar em segundo plano."

Bosse traçou um percurso bastante consistente sobre a forma como os clientes se deparam com este problema. Raramente começam com o Microsoft Dynamics 365 e o SharePoint já ligados e só depois descobrem uma lacuna nas permissões. Em vez disso, normalmente já utilizam um modelo de permissões bem estabelecido no Microsoft Dynamics 365 e, posteriormente, decidem intensificar a forma como gerem os documentos nas áreas de vendas e assistência, ficando cada vez mais frustrados por terem de guardar tudo sob a forma de notas e anexos. "Percebem que precisam de um sistema de gestão de documentos e, depois, percebem que o SharePoint se integra basicamente de imediato, sem necessidade de configurações adicionais," Bosse explicou:, "mas é precisamente nesse momento que se apercebem da lacuna de autorização."

Esse padrão é mais frequente entre os clientes da ORBIS nos setores automóvel e da indústria transformadora, o que reflete as áreas em que a empresa possui maior especialização, e não o facto de o problema ser específico de cada setor.

Curiosamente, Bosse não considera que as regulamentações de privacidade, como o RGPD, sejam um fator motivador comum para corrigir a lacuna nas permissões, embora a correção dessa lacuna acabe por colmatar precisamente a falha no controlo de acesso que as auditorias do RGPD procuram identificar. Na sua experiência como consultor, o desejo de separar unidades de negócio surge com muito mais frequência, quer se trate de equipas de vendas divididas por país ou, num projeto recente, de divisões tão distintas como a automóvel, por um lado, e a aeroespacial e de defesa, por outro. "A separação de dados é, para mim, um fator mais determinante do que o RGPD," observou.

No que diz respeito aos prazos dos projetos, Bosse descreveu o CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator parte de qualquer compromisso como "na sua maioria, basta ligar e já funciona." Quase nunca se trata de um projeto isolado: no caso da ORBIS, normalmente decorre em paralelo com um esforço de integração mais vasto entre o Dynamics e o SharePoint, em que a maior parte do trabalho de personalização é realizado noutro contexto. O ORBIS, acrescentou ele, planeia muito poucos dias de implementação especificamente para a parte das permissões e raramente precisa de alterar a sua configuração, para além de exclusões ocasionais de tabelas. Apenas uma vez, recordou ele, é que um cliente solicitou alterações significativamente mais profundas.

A confiança da equipa no produto cresceu ao ponto de os testes já não fazerem parte do processo. "Conhecemos o produto suficientemente bem e estamos confiantes de que é a escolha certa quando o recomendamos"," Bosse referiu, atribuindo o mérito a uma forte relação de confiança construída ao longo dos anos tanto com os clientes como com a Connecting Software.

Essa confiança estende-se à flexibilidade de implementação. Embora a maioria dos clientes da ORBIS utilize a versão SaaS, Bosse destacou um projeto recente de implementação no local para a Diözese Linz, uma instituição católica na Áustria, onde a implementação baseada em Docker facilitou consideravelmente o trabalho. "Facilita ao cliente a gestão eficiente das instalações no local"," observou ele.

Quando questionado sobre o apoio, Bosse apresentou uma avaliação realista, em vez de elogios generalizados. Descreveu o apoio como consistentemente fiável e afirmou que o portal de apoio tem funcionado bem, de um modo geral.

Ele recordou um caso que envolveu um pequeno erro que demorou algumas semanas a resolver e considerou que a espera tinha sido perfeitamente razoável. "Compreendo que, especialmente no caso de uma plataforma de software como serviço, não se possa lançar imediatamente uma correção provisória incompleta"," disse ele, com base na sua própria experiência em gestão de produtos. "No que diz respeito ao apoio, tem à sua disposição tudo o que seria de esperar em termos de apoio profissional para uma plataforma SaaS.", concluiu ele.