"Questo software funziona benissimo e anche il supporto è davvero eccellente, darei a entrambi 10 punti su 10!"."
- Jürgen Hernadi, Direttore IT del Gruppo Systemair AB
Cliente: Systemair AB
Attività: Leader globale nelle soluzioni di ventilazione, riscaldamento e raffreddamento
Sede centrale: Skinnskatteberg, Svezia
Dimensione: Opera in 51 paesi con circa 6.700 dipendenti
Utenti: 1600 utenti in Dynamics 365
Prodotti:
Quando un'azienda cresce, le lacune di sicurezza che un tempo sembravano minori possono trasformarsi in veri e propri grattacapi se non vengono affrontate in tempo.
Systemair, leader mondiale nelle soluzioni per il clima interno ad alta efficienza energetica, ha incontrato proprio questa sfida con l'utilizzo di Microsoft Dynamics CRM (ora Dynamics 365) e SharePoint per la gestione dei documenti. Quello che era iniziato come un ragionevole compromesso di sicurezza nel 2010 è stato regolarmente rivalutato con l'espansione della base di utenti e della presenza internazionale dell'azienda. Nel 2021, Systemair ha risolto in modo decisivo questo potenziale problema implementando una soluzione pronta all'uso chiamata CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator.
Scopriamo gli alti e bassi di questo viaggio verso la sicurezza dei documenti, man mano che l'azienda cresceva e i sistemi passavano dall'on-premise al cloud.
La sfida: stare al passo con i rischi per la sicurezza
Nel 2010, quando Systemair Quando il team ha implementato per la prima volta la versione 4 di Microsoft Dynamics CRM in un'unica sede, l'integrazione predefinita con SharePoint sembrava accettabile. I documenti dovevano essere accessibili solo attraverso il CRM, quindi il team ha accettato che le autorizzazioni di SharePoint non fossero sincronizzate automaticamente con il modello di sicurezza dettagliato del CRM.
Jürgen Hernadi di Systemair richiami: "Sapevamo di avere un piccolo problema di sicurezza: se si scopre un percorso, è possibile raggiungere la maggior parte dei documenti perché non sono bloccati."
Con la forte espansione dell'azienda, che ha raggiunto più di 1.500 utenti CRM in tutto il mondo, questo "piccolo" problema è diventato inaccettabile. L'ambiente SharePoint veniva utilizzato esclusivamente per i documenti relativi al CRM (nessuna condivisione esterna o esposizione a Internet), ma la mancanza di un'adeguata sincronizzazione dei permessi significava che qualsiasi utente interno che avesse indovinato o scoperto un percorso diretto a una cartella avrebbe potuto accedere a file sensibili che non avrebbe dovuto vedere.
Il team ha preso seriamente in considerazione lo sviluppo personalizzato tramite un partner Microsoft, ma ha capito che la complessità poteva rappresentare un problema: "Dovete pensarci due volte prima di iniziare una cosa del genere da soli, perché è molto complicata!", ha osservato Jürgen Hernadi. In effetti, è necessaria una sincronizzazione continua delle autorizzazioni, e bisogna adattarsi a tutti gli scenari: onboarding, offboarding, cambio di ruolo e molti altri!
Scoperta e prova di concetto: Una piacevole sorpresa
Jürgen Hernadi ha trovato Connecting Software mentre cercava soluzioni online. Systemair abbiamo deciso di eseguire un proof-of-concept e i risultati sono stati subito impressionanti.
Jürgen Hernadi condivide con noi: "È stato sorprendente vedere quanto sia buono e intelligente il funzionamento di questo sistema senza alcuna programmazione individuale!"
Sin dal primo giorno, il team di supporto ha fornito una guida eccellente, aiutando Systemair passare dal collaudo all'implementazione completa. La soluzione finale ha coinvolto due strumenti complementari di Connecting Software:
- CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator - il componente principale che rispecchia automaticamente le autorizzazioni da Dynamics CRM a SharePoint, garantendo agli utenti l'accesso agli stessi documenti in entrambi i sistemi, né più né meno.
- SharePoint Structure Creator - per organizzare i documenti in modo efficiente in una struttura di cartelle configurabile ed evitare di superare il limite di permessi unico dell'SharePoint.
Jürgen Hernadi spiega la soluzione combinata in modo semplice: "Per me è un'unica soluzione, alla fine, per sincronizzare le autorizzazioni dal CRM all'SharePoint."
L'obiettivo aziendale era chiarissimo: "Se un utente può raggiungere un documento nel CRM, lo raggiungerà anche nell'SharePoint e viceversa”.” Ancora più importante è ciò a cui l'utente non può accedere: “Infatti, se un utente non riesce a raggiungere un record nel CRM, non sarà in grado di aprire la relativa cartella SharePoint."
La grande migrazione: Da On-Premises a Cloud (e milioni di cartelle)
Dopo anni di utilizzo con successo in sede, Systemair ha intrapreso un'importante migrazione "big bang" verso il cloud nel gennaio 2025, che ha coinvolto spostare contemporaneamente Dynamics CRM e SharePoint nel cloud.
Il volume dei file da spostare era enorme, il che significava che anche il lavoro in termini di permessi era enorme: più di 4 milioni di cartelle dovevano essere elaborati durante la replica iniziale dei permessi e l'impostazione della struttura. Ci sono volute settimane per completare l'operazione a causa delle limitazioni delle API Microsoft, ma ”guardando il lato del Connecting Software, era semplicemente liscio”, aggiunge Jürgen Hernadi.
Ritiene inoltre che sia stato fondamentale che il team Connecting Software sia sempre intervenuto con un supporto proattivo: "Se abbiamo un problema, possiamo contattarvi e di solito in una o due ore riceviamo una risposta e, inoltre, il vostro supporto lavora in modo molto proattivo."
I risultati: Una sicurezza affidabile che funziona e basta
Oggi la soluzione funziona in modo silenzioso e impeccabile in background, proteggendo i documenti sensibili di una forza lavoro globale senza interventi manuali o interruzioni del flusso di lavoro.
Quando gli è stato chiesto di valutare i prodotti e l'assistenza su una scala da 0 a 10, Jürgen Hernadi non ha esitato: “Questo software funziona benissimo e anche il supporto è davvero eccellente, darei a entrambi 10 punti su 10!"
Aggiunge che il team ha sempre ricevuto aiuto, anche quando ha risolto problemi che alla fine non erano causati dal software.
Principali risultati per i responsabili IT che gestiscono Dynamics 365 CE + SharePoint
- Non date per scontato che l'integrazione Microsoft predefinita sia sufficientemente sicura. Le autorizzazioni non vengono allineate automaticamente e questo può diventare un grave rischio.
- Considerare gli strumenti disponibili prima dello sviluppo personalizzato - Systemair ha evitato una soluzione molto complessa (e costosa) costruita internamente o da un partner, trovando una soluzione che "funzionasse" già dalla scatola.
- Pianificare il futuro - Con gli aggiornamenti di Microsoft e i cambiamenti organizzativi in arrivo, un solido supporto da parte del fornitore fa la differenza.
- Proattivo batte reattivo - Affrontate le lacune dei permessi prima che una violazione o un audit vi costringa a farlo.
Systemair'La storia dell'azienda è un classico esempio di sicurezza lungimirante: ha colmato il divario in anticipo, ha scalato a livello globale, è passata al cloud senza problemi e ha ottenuto la massima tranquillità.
Se avete domande o volete valutare come questo potrebbe funzionare per la vostra organizzazione
Informazioni su Systemair
Systemair è un gruppo leader nel settore della ventilazione che contribuisce a migliorare il clima interno attraverso prodotti e soluzioni ad alta efficienza energetica. Il Gruppo Systemair opera in 51 Paesi in Europa, Nord America, Medio Oriente, Asia, Australia e Africa. Systemair ha registrato un utile operativo sin dalla sua fondazione nel 1974 e attualmente conta circa 6.700 dipendenti.