"L'archiviazione dei file dell'SharePoint era un punto debole. Abbiamo dovuto replicare le autorizzazioni di sicurezza da Dynamics a SharePoint per eliminare questo punto debole. Ora le autorizzazioni sono sempre sincronizzate".
- William Julius, Amministratore CRM
Cliente: Fondazione Waalitj
Attività: Organizzazione non profit
Paese: Australia
Applicazione del prodotto: CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator
La Fondazione Waalitj, precedentemente nota come Fondazione Wirrpanda, è stata una pietra miliare nel rafforzamento delle comunità First Nations in tutta l'Australia. Operando nell'Australia occidentale, nel Nuovo Galles del Sud, nel Queensland e nel Victoria, la Fondazione gestisce iniziative educative, occupazionali e commerciali per rafforzare gli individui e le comunità.
Sfida commerciale
Per gestire le proprie attività, la Fondazione si affida a Microsoft Dynamics 365 per il CRM e SharePoint per l'archiviazione dei documenti e la collaborazione. Tuttavia, si sono resi conto che le autorizzazioni di accesso ai documenti tra le due piattaforme non erano allineate.
Mentre l'Dynamics 365 permetteva alla Waalitj Foundation di applicare controlli di accesso granulari per i dati sensibili, l'integrazione con l'SharePoint introduceva delle vulnerabilità. Quando i documenti venivano spostati automaticamente da Dynamics a SharePoint, le autorizzazioni precedentemente applicate in Dynamics 365 non si riflettevano automaticamente in SharePoint. Ciò ha creato il rischio di accesso non autorizzato ai documenti in SharePoint. Come ha sottolineato William Julius, amministratore CRM della Waalitj Foundation, "in Dynamics avevamo bloccato le aree per specifici team e personale, ma l'archiviazione dei file in SharePoint era un punto debole".
Anche se la gestione manuale delle autorizzazioni poteva essere fatta come passo iniziale, non era un'opzione valida, poiché le autorizzazioni cambiano continuamente nel tempo. Il problema delle autorizzazioni è diventato un punto critico, poiché la Fondazione voleva mantenere i documenti limitati ai team a cui erano destinati senza compromettere la collaborazione.
Soluzione
Per affrontare queste sfide, la Fondazione Waalitj ha implementato il programma Connecting Software. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator.
Connecting Software è stato raccomandato alla Fondazione Waalitj dal West Coast Eagles (WCE) Football Club, con cui la Fondazione ha legami storici. Infatti, la Fondazione è stata inizialmente fondata da David Wirrpanda, un ex giocatore del WCE.
Quando si analizza CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, la Fondazione Waalitj ha scoperto che questa soluzione specifica era l'unica che soddisfaceva il requisito chiave della Fondazione: replicare le autorizzazioni di sicurezza dall'Dynamics 365 all'SharePoint in modo automatico e affidabile.
William Julius descrive la soluzione come "un replicatore di autorizzazioni di localizzazione dei documenti da Dynamics 365 a SharePoint sempre attivo e sincronizzato".
Tra le caratteristiche principali che si sono distinte per la Fondazione vi sono:
- Automazione della replica dei permessi: Poiché le autorizzazioni vengono replicate automaticamente, non è necessario preoccuparsi delle autorizzazioni in SharePoint o degli utenti che hanno accesso a ciò che non dovrebbero.
- Semplicità di configurazione: La configurazione della nuova soluzione è stata semplice e flessibile, con una mappatura automatica degli utenti e dei permessi che può essere regolata in base alle esigenze.
- Funzionamento a mani libere: Una volta installata, la Fondazione sapeva che questa soluzione avrebbe funzionato ininterrottamente senza richiedere l'intervento dell'utente, anche se avesse deciso di aggiornare le versioni Dynamics 365 o SharePoint.
Distribuzione
L'implementazione di Permissions Replicator è stata una fase critica, in quanto ha comportato l'integrazione della soluzione nell'infrastruttura esistente della Fondazione e la sua configurazione per soddisfare le esigenze specifiche. Una volta configurato, doveva essere totalmente invisibile ai 120 utenti. Le autorizzazioni sarebbero state corrette istantaneamente in SharePoint, senza che gli utenti finali dovessero fare nulla o sapere come si era arrivati a questa soluzione.
Il team della Fondazione ha completato l'implementazione iniziale navigando in una guida dettagliata per l'utente. Sebbene la guida sembrasse inizialmente complessa, la loro determinazione e la loro esperienza hanno fatto sì che la soluzione venisse implementata senza problemi. La disponibilità di un supporto durante l'intero processo ha ulteriormente rafforzato il loro successo e posto le basi per un impatto a lungo termine.
Risultati e benefici
Da quando è stata implementata CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions ReplicatorLa Fondazione Waalitj ha osservato miglioramenti significativi:
- Sicurezza migliorata: I documenti archiviati nell'SharePoint ora rispettano le stesse identiche autorizzazioni applicate nell'Dynamics 365, colmando così il divario di sicurezza.
- Risparmio di tempo: L'automazione della gestione dei permessi ha eliminato la necessità di dedicare tempo alle configurazioni manuali, consentendo al personale di concentrarsi su attività più strategiche.
- Operazioni semplificate: La sincronizzazione sempre attiva, con la soluzione sempre in esecuzione in background, rende la manutenzione molto ridotta.
William Julius ha condiviso che ha apprezzato particolarmente "l'interfaccia utente semplice e la funzionalità di sincronizzazione sempre attiva", che migliora l'efficienza complessiva.
Da asporto
Il sito CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, soluzione preferita da Microsoft e leader di mercato dal 2015, si è rivelata una risorsa fondamentale per la Fondazione Waalitj. Affrontando le principali sfide di sicurezza senza compromettere la collaborazione, ha supportato la Fondazione nella sua missione di dare fiducia e speranza alle comunità delle Prime Nazioni.
Connecting Software è onorata di contribuire al successo e alla crescita della Fondazione Waalitj. Apprezziamo profondamente il prezioso feedback che la Fondazione ha condiviso, che ci aiuta a continuare a perfezionare le nostre soluzioni per soddisfare meglio le loro esigenze. Poiché l'impatto della Fondazione continua ad espandersi, siamo orgogliosi di sapere che la nostra soluzione rimane una parte integrante e affidabile del loro ecosistema IT.