Témoignage client Waalitj

Améliorer la sécurité des documents à la Fondation Waalitj

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"Le stockage des fichiers de SharePoint était un point faible. Nous avons dû répliquer les autorisations de sécurité de Dynamics dans SharePoint pour éliminer cette faiblesse. Désormais, les autorisations sont toujours synchronisées.

- William Julius, Administrateur CRM


Client : Fondation Waalitj
Activité : Organisation à but non lucratif 
Pays : Australie
Application du produit : CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator


La Fondation Waalitj, anciennement connue sous le nom de Fondation Wirrpanda, est une pierre angulaire du renforcement des communautés des Premières nations dans toute l'Australie. Présente en Australie occidentale, en Nouvelle-Galles du Sud, dans le Queensland et dans l'État de Victoria, la fondation mène des initiatives dans les domaines de l'éducation, de l'emploi et des affaires afin de renforcer les individus et les communautés.

Défi commercial

Pour gérer ses opérations, la Fondation s'appuie sur Microsoft Dynamics 365 pour la gestion de la relation client et sur SharePoint pour le stockage des documents et la collaboration. Cependant, elle s'est rendu compte que les autorisations d'accès aux documents entre les deux plateformes n'étaient pas alignées.

Alors que Dynamics 365 a permis à la Fondation Waalitj d'appliquer des contrôles d'accès granulaires pour les données sensibles, l'intégration avec SharePoint a introduit des vulnérabilités. Lorsque les documents ont été automatiquement transférés de Dynamics vers SharePoint, les autorisations précédemment appliquées dans Dynamics 365 n'ont pas été automatiquement répercutées dans SharePoint. Il en résultait des risques d'accès non autorisé aux documents dans SharePoint. Comme l'a souligné William Julius, administrateur CRM à la Fondation Waalitj, "nous avions verrouillé des zones dans Dynamics pour des équipes et du personnel spécifiques, mais le stockage des fichiers dans SharePoint constituait un point faible".

Bien que la gestion manuelle des permissions puisse être effectuée dans un premier temps, ce n'était pas vraiment une option, car les permissions changent constamment au fil du temps. Le problème des permissions est devenu un point critique car la Fondation souhaitait conserver des documents limités aux équipes auxquelles ils étaient destinés sans compromettre la collaboration.

Solution

Pour relever ces défis, la Fondation Waalitj a mis en œuvre le programme Connecting Software. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator.

Le Connecting Software a été recommandé à la Fondation Waalitj par le club de football West Coast Eagles (WCE), avec lequel la Fondation a des liens historiques. En effet, la Fondation a été initialement créée par David Wirrpanda, un ancien joueur des WCE.

Lors de l'analyse des CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, la Fondation Waalitj a découvert que cette solution spécifique était la seule à répondre à l'exigence principale de la Fondation : reproduire les autorisations de sécurité de Dynamics 365 à SharePoint de manière automatique et fiable.

William Julius décrit la solution comme "un réplicateur d'autorisations de localisation de documents Dynamics 365 à SharePoint, toujours actif et synchronisé".

Les principales caractéristiques qui ont retenu l'attention de la Fondation sont les suivantes :

  • Automatisation de la réplication des autorisations: Les autorisations étant automatiquement répliquées, il n'y a pas lieu de s'inquiéter des autorisations dans SharePoint ou des utilisateurs qui ont accès à ce qu'ils ne sont pas censés avoir.
  • Simplicité de configuration : La configuration de la nouvelle solution était simple et flexible, avec un mappage automatique des utilisateurs et des autorisations qui peut être ajusté en fonction des besoins.
  • Fonctionnement mains libres : Une fois installée, la Fondation savait que cette solution fonctionnerait en continu sans nécessiter d'intervention de la part de l'utilisateur, même si elle décidait de mettre à jour les versions Dynamics 365 ou SharePoint.

Déploiement

Le déploiement du réplicateur de permissions a été une étape critique car il s'agissait d'intégrer la solution dans l'infrastructure existante de la Fondation et de la configurer pour répondre à ses besoins spécifiques. Une fois configuré, il devait être totalement invisible pour les 120 utilisateurs. Les permissions seraient corrigées instantanément dans SharePoint, sans que les utilisateurs finaux n'aient à faire quoi que ce soit ou même à savoir comment cela s'est produit.

L'équipe de la Fondation a réalisé le déploiement initial en naviguant dans un guide d'utilisation détaillé. Bien que le guide ait semblé complexe au départ, leur détermination et leur expertise ont permis de mettre en œuvre la solution en douceur. Le fait de pouvoir bénéficier d'un soutien tout au long du processus a contribué à leur réussite et a ouvert la voie à un impact à long terme.

Résultats et avantages

Depuis la mise en œuvre de la CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions ReplicatorLa Fondation Waalitj a observé des améliorations significatives :

  • Sécurité renforcée: Les documents stockés dans SharePoint respectent désormais exactement les mêmes autorisations que celles appliquées dans Dynamics 365, comblant ainsi cette lacune en matière de sécurité.
  • Gain de temps: L'automatisation de la gestion des autorisations a éliminé le besoin de passer du temps sur des configurations manuelles, permettant au personnel de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
  • Des opérations simplifiées: La synchronisation permanente, la solution fonctionnant toujours en arrière-plan, permet de réduire considérablement la maintenance.

William Julius a déclaré avoir particulièrement apprécié "l'interface utilisateur simple et la fonctionnalité de synchronisation permanente", qui améliore l'efficacité globale.

A emporter

Le CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions ReplicatorMicrosoft Preferred Solution et leader du marché depuis 2015, s'est avéré être un atout essentiel pour la Fondation Waalitj. En relevant les principaux défis en matière de sécurité sans compromettre la collaboration, elle a soutenu la Fondation dans sa mission consistant à donner confiance et espoir aux communautés des Premières nations.

Connecting Software est honoré de contribuer au succès et à la croissance de la Fondation Waalitj. Nous apprécions profondément les commentaires précieux que la Fondation a partagés, ce qui nous aide à continuer à affiner nos solutions pour mieux répondre à leurs besoins. Alors que l'impact de la Fondation continue de s'étendre, nous sommes fiers de savoir que notre solution reste une partie intégrante et de confiance de leur écosystème informatique.

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