"SharePoint 文件存储是一个弱点。我们需要将安全权限从 Dynamics 复制到 SharePoint,以消除这一弱点。现在,权限始终保持同步。
- CRM 管理员 William Julius
客户。 瓦利杰基金会
活动: 非营利组织
国家。 澳大利亚
产品应用: CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator
Waalitj 基金会的前身是 Wirrpanda 基金会,一直是加强澳大利亚各地原住民社区的基石。基金会在西澳大利亚州、新南威尔士州、昆士兰州和维多利亚州开展业务,实施教育、就业和商业计划,以增强个人和社区的能力。
商业挑战
为了管理其业务,基金会使用 Microsoft Dynamics 365 进行客户关系管理,并使用 SharePoint 进行文档存储和协作。然而,他们发现这两个平台之间的文档访问权限并不一致。
虽然 Dynamics 365 允许 Waalitj 基金会对敏感数据实施细粒度的访问控制,但与 SharePoint 的集成却带来了漏洞。当文档从 Dynamics 自动转移到 SharePoint 时,之前在 Dynamics 365 中应用的权限不会自动反映在 SharePoint 中。这就造成了未经授权访问 SharePoint 中文档的风险。正如 Waalitj 基金会 CRM 管理员 William Julius 所指出的,"我们已经在 Dynamics 中锁定了特定团队和员工的区域,但 SharePoint 文件存储是一个弱点"。
虽然在初始阶段可以手动处理权限,但由于权限会随着时间的推移而不断变化,这并不是一个真正的选择。由于基金会希望在不影响协作的情况下,将文档的保存范围限制在所针对的团队内,因此权限问题成为了一个关键的痛点。
解决方案
为了应对这些挑战,瓦利杰基金会实施了 Connecting Software 的 CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator.
Connecting Software 是 West Coast Eagles(WCE)足球俱乐部向 Waalitj 基金会推荐的,基金会与该俱乐部有着历史渊源。事实上,基金会最初是由前 WCE 球员大卫-维尔潘达(David Wirrpanda)创立的。
分析时 CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator、 Waalitj 基金会发现,只有这种特定的解决方案才能满足基金会的关键要求:自动、可靠地将安全权限从 Dynamics 365 复制到 SharePoint。
威廉-朱利叶斯将该解决方案描述为 "一个始终在线且同步的 Dynamics 365 至 SharePoint 文档位置权限复制器"。
令基金会印象深刻的主要特点包括
- 权限复制自动化:由于权限会自动复制,因此无需担心 SharePoint 中的权限问题,也无需担心用户可以访问他们不该访问的内容。
- 配置简单: 新解决方案的配置简单而灵活,可根据需要自动调整用户和权限映射。
- 免提操作 基金会知道,一旦安装,即使基金会决定更新 Dynamics 365 或 SharePoint 版本,该解决方案也将持续运行,无需用户干预。
部署
部署权限复制器是一个关键步骤,因为这涉及到将该解决方案集成到基金会现有的基础设施中,并进行配置以满足其特定需求。一旦配置完成,120 个用户将完全看不到它。权限会立即在 SharePoint 中更正,最终用户无需做任何事情,甚至不知道它是如何产生的。
基金会的团队通过浏览详细的用户指南完成了初步部署。虽然最初感觉指南很复杂,但他们的决心和专业知识确保了解决方案的顺利实施。在整个过程中提供的支持进一步增强了他们的成功感,并为长期影响奠定了基础。
成果与效益
自实施 CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator据 Waalitj 基金会观察,情况有了显著改善:
- 加强安全:现在,存储在 SharePoint 中的文件与在 Dynamics 365 中应用的权限完全相同,从而消除了安全漏洞。
- 节省时间:权限管理自动化后,员工无需再花时间进行手动配置,从而可以专注于更具战略性的任务。
- 简化操作:始终保持同步,解决方案始终在后台运行,因此维护成本很低。
威廉-朱利叶斯(William Julius)表示,他特别欣赏 "简洁的用户界面和始终保持同步 "的功能,这可以提高整体效率。
经验教训
该 CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator自 2015 年成为微软首选解决方案和市场领导者以来,Waalitj 基金会已证明它是一项重要资产。通过在不影响协作的情况下解决关键的安全挑战,该解决方案为基金会履行其使命提供了支持,使原住民社区充满信心和希望。
Connecting Software很荣幸能为Waalitj基金会的成功和发展做出贡献。我们非常感谢基金会分享的宝贵反馈意见,这有助于我们继续完善解决方案,以更好地满足他们的需求。随着基金会影响的不断扩大,我们很荣幸地知道,我们的解决方案仍然是他们IT生态系统中值得信赖和不可或缺的一部分。