"El almacenamiento de archivos de SharePoint era un punto débil. Necesitábamos replicar los permisos de seguridad de Dynamics en SharePoint para eliminar esta debilidad. Ahora los permisos están siempre sincronizados".
- William Julius, Administrador de CRM
Cliente: Fundación Waalitj
Actividad: Organización sin ánimo de lucro
País: Australia
Aplicación del producto: CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator
La Fundación Waalitj, antes conocida como Fundación Wirrpanda, ha sido una piedra angular en el fortalecimiento de las comunidades de las Primeras Naciones en toda Australia. La Fundación, que opera en Australia Occidental, Nueva Gales del Sur, Queensland y Victoria, lleva a cabo iniciativas educativas, laborales y empresariales para empoderar a las personas y las comunidades.
Desafío empresarial
Para gestionar sus operaciones, la Fundación confía en Microsoft Dynamics 365 para CRM y SharePoint para el almacenamiento de documentos y la colaboración. Sin embargo, se dieron cuenta de que los permisos de acceso a los documentos entre las dos plataformas no estaban alineados.
Mientras que Dynamics 365 permitió a la Fundación Waalitj aplicar controles de acceso granulares para datos sensibles, la integración con SharePoint introdujo vulnerabilidades. A medida que los documentos se trasladaban automáticamente de Dynamics a SharePoint, los permisos aplicados previamente en Dynamics 365 no se reflejaban automáticamente en SharePoint. Esto creaba riesgos de acceso no autorizado a los documentos en SharePoint. Como señaló William Julius, administrador de CRM en la Fundación Waalitj: "Habíamos bloqueado áreas en Dynamics para equipos y personal específicos, pero el almacenamiento de archivos en SharePoint era un punto débil".
Aunque la gestión manual de los permisos podía hacerse como paso inicial, no era realmente una opción, ya que los permisos cambian con el tiempo. La cuestión de los permisos se convirtió en un punto crítico, ya que la Fundación quería mantener los documentos limitados a los equipos a los que iban destinados sin poner en peligro la colaboración.
Solución
Para hacer frente a estos retos, la Fundación Waalitj puso en marcha el programa de Connecting Software CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator.
Connecting Software fue recomendado a la Fundación Waalitj por el club de fútbol West Coast Eagles (WCE), con el que la Fundación mantiene lazos históricos. De hecho, la Fundación fue fundada inicialmente por David Wirrpanda, antiguo jugador del WCE.
Al analizar CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, la Fundación Waalitj descubrió que esta solución específica era la única que cumplía el requisito clave de la Fundación: replicar los permisos de seguridad de Dynamics 365 en SharePoint de forma automática y fiable.
William Julius describe la solución como "un replicador de permisos de localización de documentos Dynamics 365 a SharePoint siempre activo y sincronizado".
Entre las principales características que destacó la Fundación figuran las siguientes:
- Automatización de la replicación de permisos: Como los permisos se replican automáticamente, no hay que preocuparse por los permisos en SharePoint ni por que los usuarios tengan acceso a lo que no deben.
- Simplicidad de configuración: La configuración de la nueva solución era sencilla y flexible, con asignación automática de usuarios y permisos que puede ajustarse según las necesidades.
- Manos libres: Una vez instalada, la Fundación sabía que esta solución funcionaría continuamente sin requerir la intervención del usuario, incluso si la Fundación decidía actualizar las versiones Dynamics 365 o SharePoint.
Despliegue
El despliegue del replicador de permisos fue un paso fundamental, ya que implicaba integrar la solución en la infraestructura existente de la Fundación y configurarla para satisfacer sus necesidades específicas. Una vez configurado, debía ser totalmente invisible para los 120 usuarios. Los permisos se corregirían en SharePoint de forma instantánea, sin que los usuarios finales tuvieran que hacer nada, ni siquiera saber cómo se había hecho.
El equipo de la Fundación completó la implantación inicial navegando por una detallada guía del usuario. Aunque al principio la guía parecía compleja, su determinación y experiencia garantizaron que la solución se implantara sin problemas. Disponer de apoyo durante todo el proceso contribuyó a su éxito y sentó las bases para un impacto a largo plazo.
Resultados y beneficios
Desde la aplicación de CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, la Fundación Waalitj ha observado mejoras significativas:
- Seguridad reforzada: Los documentos almacenados en SharePoint ahora se adhieren a los mismos permisos exactos aplicados en Dynamics 365, cerrando esa brecha de seguridad.
- Ahorro de tiempo: La automatización de la gestión de permisos ha eliminado la necesidad de dedicar tiempo a las configuraciones manuales, lo que permite al personal centrarse en tareas más estratégicas.
- Operaciones simplificadas: La sincronización permanente, con la solución funcionando siempre en segundo plano, hace que su mantenimiento sea muy reducido.
William Julius comentó que apreciaba especialmente "la sencilla interfaz de usuario y la sincronización permanente", que mejoran la eficacia general.
Para llevar a casa
El CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicatorsolución preferida de Microsoft y líder del mercado desde 2015, ha demostrado ser un activo fundamental para la Fundación Waalitj. Al abordar los principales retos de seguridad sin comprometer la colaboración, ha apoyado a la Fundación en su misión de empoderar a las comunidades de las Primeras Naciones con confianza y esperanza.
Para Connecting Software es un honor contribuir al éxito y crecimiento de la Fundación Waalitj. Agradecemos profundamente los valiosos comentarios de la Fundación, que nos ayudan a seguir perfeccionando nuestras soluciones para satisfacer mejor sus necesidades. A medida que el impacto de la Fundación continúa expandiéndose, nos enorgullece saber que nuestra solución sigue siendo una parte integral y de confianza de su ecosistema de TI.