"De bestandsopslag van SharePoint was een zwak punt. We moesten de beveiligingsmachtigingen van Dynamics repliceren naar SharePoint om deze zwakte weg te nemen. Nu zijn de machtigingen altijd gesynchroniseerd."
- William Julius, CRM-beheerder
Klant: Stichting Waalitj
Activiteit: Non-profit organisatie
Land: Australië
Producttoepassing: CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator
De Waalitj Foundation, voorheen bekend als de Wirrpanda Foundation, is een hoeksteen in het versterken van First Nations gemeenschappen in heel Australië. De stichting is actief in West-Australië, New South Wales, Queensland en Victoria en biedt initiatieven op het gebied van onderwijs, werkgelegenheid en zaken doen om individuen en gemeenschappen sterker te maken.
Zakelijke uitdaging
Voor het beheer van haar activiteiten vertrouwt de Foundation op Microsoft Dynamics 365 voor CRM en SharePoint voor documentopslag en samenwerking. Ze realiseerden zich echter dat de toegangsrechten voor documenten tussen de twee platforms niet op elkaar waren afgestemd.
Terwijl Dynamics 365 Stichting Waalitj in staat stelde om granulaire toegangscontroles voor gevoelige gegevens af te dwingen, introduceerde de integratie met SharePoint kwetsbaarheden. Doordat documenten automatisch werden verplaatst van Dynamics naar SharePoint, werden machtigingen die eerder waren toegepast in Dynamics 365 niet automatisch overgenomen in SharePoint. Hierdoor ontstond het risico van ongeautoriseerde toegang tot documenten in SharePoint. Zoals William Julius, CRM Administrator bij de Waalitj Foundation, aangaf: "We hadden gebieden in Dynamics vergrendeld voor specifieke teams en medewerkers, maar de SharePoint bestandsopslag was een zwak punt."
Hoewel handmatige afhandeling van de machtigingen in eerste instantie mogelijk was, was dit niet echt een optie, omdat machtigingen in de loop van de tijd steeds veranderen. De machtigingskwestie werd een kritiek pijnpunt omdat de Foundation documenten beperkt wilde houden tot de teams waarvoor ze bedoeld waren zonder de samenwerking in gevaar te brengen.
Oplossing
Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, heeft de Waalitj Foundation Connecting Software's CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator.
Connecting Software werd bij de Waalitj Foundation aanbevolen door de West Coast Eagles (WCE) Football Club, waarmee de Foundation historische banden heeft. De Foundation werd in eerste instantie opgericht door David Wirrpanda, een voormalige WCE-speler.
Bij het analyseren van CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, ontdekte de Waalitj Foundation dat deze specifieke oplossing de enige was die voldeed aan de belangrijkste eis van de Foundation: het automatisch en betrouwbaar repliceren van de beveiligingspermissies van Dynamics 365 naar SharePoint.
William Julius beschrijft de oplossing als "een altijd aan en gesynchroniseerde Dynamics 365 naar SharePoint documentlocatie toestemmingsreplicator".
De belangrijkste kenmerken die de Stichting opvielen waren onder andere:
- Automatisering van replicatie van machtigingen: Omdat machtigingen automatisch worden gerepliceerd, hoef je je geen zorgen te maken over machtigingen in SharePoint of gebruikers die toegang hebben tot wat ze niet mogen.
- Eenvoudige configuratie: De configuratie van de nieuwe oplossing was eenvoudig en flexibel, met automatische toewijzing van gebruikers en rechten die naar behoefte kan worden aangepast.
- Handsfree bediening: Na installatie wist de Stichting dat deze oplossing continu zou werken zonder tussenkomst van de gebruiker, zelfs als de Stichting zou besluiten om de Dynamics 365- of SharePoint-versies bij te werken.
Inzet
Het implementeren van de Permissions Replicator was een kritieke stap omdat het ging om het integreren van de oplossing in de bestaande infrastructuur van de Foundation en het configureren ervan om aan de specifieke behoeften te voldoen. Eenmaal geconfigureerd, zou het volledig onzichtbaar moeten zijn voor de 120 gebruikers. De rechten zouden gewoon direct correct zijn in SharePoint, zonder dat de eindgebruikers iets hoefden te doen of zelfs maar hoefden te weten hoe het tot stand was gekomen.
Het team van de Foundation voltooide de eerste implementatie aan de hand van een gedetailleerde gebruikershandleiding. Hoewel de handleiding aanvankelijk ingewikkeld aanvoelde, zorgden hun vastberadenheid en expertise ervoor dat de oplossing soepel werd geïmplementeerd. Het feit dat er tijdens het hele proces ondersteuning beschikbaar was, zorgde ervoor dat ze nog succesvoller konden zijn en vormde de basis voor de impact op de lange termijn.
Resultaat en voordelen
Sinds de implementatie van CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions ReplicatorDe Waalitj Foundation heeft aanzienlijke verbeteringen geconstateerd:
- Verbeterde beveiliging: Documenten die zijn opgeslagen in SharePoint hebben nu dezelfde rechten als in Dynamics 365, waardoor het beveiligingsgat is gedicht.
- Tijdbesparing: Dankzij de automatisering van het rechtenbeheer hoeft er geen tijd meer te worden besteed aan handmatige configuraties, waardoor het personeel zich kan richten op meer strategische taken.
- Vereenvoudigde handelingen: De always-on sync, waarbij de oplossing altijd op de achtergrond draait, maakt het zeer onderhoudsarm.
William Julius deelde mee dat hij vooral "de eenvoudige UI en de always-on sync" functionaliteit waardeerde, die de algehele efficiëntie verbetert.
Takeaways
De CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, een geprefereerde Microsoft-oplossing en marktleider sinds 2015, is van cruciaal belang gebleken voor de Waalitj Foundation. Door belangrijke beveiligingsproblemen aan te pakken zonder de samenwerking in gevaar te brengen, heeft het de Foundation ondersteund in haar missie om First Nations-gemeenschappen vertrouwen en hoop te geven.
Connecting Software is vereerd om bij te dragen aan het succes en de groei van de Waalitj Foundation. We waarderen de waardevolle feedback die de stichting heeft gedeeld, die ons helpt om onze oplossingen te blijven verfijnen om beter te voldoen aan hun behoeften. Naarmate de impact van de stichting blijft groeien, zijn we er trots op te weten dat onze oplossing een vertrouwd en integraal onderdeel blijft van hun IT-ecosysteem.