Kundenerfolgsgeschichte Waalitj

Verbesserung der Dokumentensicherheit bei der Waalitj-Stiftung

Ana NetoSuccess Stories Leave a Comment

"Die SharePoint-Dateispeicherung war eine Schwachstelle. Wir mussten die Sicherheitsberechtigungen von Dynamics in SharePoint replizieren, um diese Schwachstelle zu beseitigen. Jetzt sind die Berechtigungen immer synchronisiert."

- William Julius, CRM-Verwalter


Kunde: Waalitj-Stiftung
Aktivität: Gemeinnützige Organisation 
Land: Australien
Produkt Anwendung: CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator


Die Waalitj Foundation, früher bekannt als Wirrpanda Foundation, ist ein Eckpfeiler bei der Stärkung der Gemeinschaften der First Nations in ganz Australien. Die Stiftung ist in Westaustralien, New South Wales, Queensland und Victoria tätig und führt Bildungs-, Beschäftigungs- und Geschäftsinitiativen durch, um Einzelpersonen und Gemeinschaften zu stärken.

Geschäftliche Herausforderung

Für die Verwaltung ihrer Abläufe setzt die Stiftung auf Microsoft Dynamics 365 für CRM und SharePoint für die Speicherung von Dokumenten und die Zusammenarbeit. Es wurde jedoch festgestellt, dass die Zugriffsberechtigungen für Dokumente zwischen den beiden Plattformen nicht aufeinander abgestimmt waren.

Während Dynamics 365 es der Waalitj Foundation ermöglichte, granulare Zugriffskontrollen für sensible Daten durchzusetzen, führte die Integration mit SharePoint zu Schwachstellen. Da die Dokumente automatisch von Dynamics nach SharePoint verschoben wurden, wurden die zuvor in Dynamics 365 angewendeten Berechtigungen nicht automatisch in SharePoint übernommen. Dadurch bestand das Risiko eines unbefugten Zugriffs auf Dokumente in SharePoint. William Julius, CRM-Administrator bei der Waalitj Foundation, erklärte: "Wir hatten Bereiche in Dynamics für bestimmte Teams und Mitarbeiter gesperrt, aber die Dateiablage in SharePoint war eine Schwachstelle."

Obwohl die Berechtigungen in einem ersten Schritt manuell gehandhabt werden konnten, war dies keine wirkliche Option, da sich die Berechtigungen im Laufe der Zeit ständig ändern. Die Frage der Berechtigungen wurde zu einem kritischen Punkt, da die Stiftung die Dokumente auf die Teams beschränken wollte, für die sie bestimmt waren, ohne die Zusammenarbeit zu gefährden.

Lösung

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, hat die Waalitj-Stiftung das Connecting Software-Programm CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator.

Connecting Software wurde der Waalitj-Stiftung vom West Coast Eagles (WCE) Football Club empfohlen, mit dem die Stiftung historische Verbindungen hat. Tatsächlich wurde die Stiftung ursprünglich von David Wirrpanda, einem ehemaligen WCE-Spieler, gegründet.

Bei der Analyse von CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, entdeckte die Waalitj-Stiftung, dass diese spezielle Lösung die einzige war, die die Hauptanforderung der Stiftung erfüllte: die automatische und zuverlässige Replikation der Sicherheitsberechtigungen von Dynamics 365 nach SharePoint.

William Julius beschreibt die Lösung als "einen stets aktiven und synchronisierten Dynamics 365-zu-SharePoint-Replikator für Dokumentenstandortberechtigungen".

Zu den wichtigsten Merkmalen, die der Stiftung auffielen, gehören:

  • Automatisierung der Replikation von Berechtigungen: Da die Berechtigungen automatisch repliziert werden, müssen Sie sich keine Gedanken über die Berechtigungen in SharePoint machen oder darüber, dass Benutzer Zugriff auf etwas haben, was sie nicht dürfen.
  • Einfachste Konfiguration: Die Konfiguration der neuen Lösung war einfach und flexibel, mit einer automatischen Zuordnung von Benutzern und Berechtigungen, die je nach Bedarf angepasst werden kann.
  • Freihändiger Betrieb: Nach der Installation wusste die Stiftung, dass diese Lösung kontinuierlich funktionieren würde, ohne dass der Benutzer eingreifen müsste, selbst wenn die Stiftung beschließen sollte, die Versionen Dynamics 365 oder SharePoint zu aktualisieren.

Einsatz

Die Bereitstellung des Permissions Replicator war ein entscheidender Schritt, da es darum ging, die Lösung in die bestehende Infrastruktur der Stiftung zu integrieren und sie entsprechend den spezifischen Anforderungen zu konfigurieren. Einmal konfiguriert, sollte die Lösung für die 120 Benutzer völlig unsichtbar sein. Die Berechtigungen sollten einfach sofort in SharePoint korrigiert werden, ohne dass die Endbenutzer etwas tun mussten oder überhaupt wussten, wie es dazu kam.

Das Team der Stiftung schloss die Erstimplementierung ab, indem es sich durch ein detailliertes Benutzerhandbuch navigierte. Obwohl die Anleitung anfangs komplex erschien, sorgten ihre Entschlossenheit und ihr Fachwissen für eine reibungslose Implementierung der Lösung. Die Unterstützung, die während des gesamten Prozesses zur Verfügung stand, trug zum Erfolg bei und schuf die Voraussetzungen für eine langfristige Wirkung.

Ergebnis und Nutzen

Seit der Einführung CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicatorhat die Waalitj-Stiftung deutliche Verbesserungen festgestellt:

  • Erhöhte Sicherheit: Für die in SharePoint gespeicherten Dokumente gelten jetzt genau dieselben Berechtigungen wie in Dynamics 365, wodurch diese Sicherheitslücke geschlossen wird.
  • Zeitersparnis: Durch die Automatisierung der Rechteverwaltung entfällt die Notwendigkeit, Zeit für manuelle Konfigurationen aufzuwenden, so dass sich die Mitarbeiter auf strategischere Aufgaben konzentrieren können.
  • Vereinfachte Abläufe: Durch die ständige Synchronisierung, bei der die Lösung immer im Hintergrund läuft, ist sie sehr wartungsarm.

William Julius sagte, dass er vor allem die einfache Benutzeroberfläche und die immer verfügbare Synchronisierungsfunktion" schätzt, die die Gesamteffizienz verbessert.

Essen zum Mitnehmen

Die CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, eine bevorzugte Lösung von Microsoft und seit 2015 Marktführer, hat sich für die Waalitj Foundation als entscheidender Vorteil erwiesen. Durch die Bewältigung wichtiger Sicherheitsprobleme ohne Beeinträchtigung der Zusammenarbeit hat sie die Stiftung bei ihrer Aufgabe unterstützt, die Gemeinschaften der First Nations mit Zuversicht und Hoffnung zu stärken.

Connecting Software fühlt sich geehrt, zum Erfolg und Wachstum der Waalitj Foundation beitragen zu können. Wir wissen das wertvolle Feedback der Stiftung sehr zu schätzen, das uns hilft, unsere Lösungen weiter zu verbessern, um ihre Bedürfnisse besser zu erfüllen. Wir sind stolz darauf, dass unsere Lösung ein vertrauenswürdiger und integraler Bestandteil des IT-Ökosystems der Stiftung ist, deren Einfluss weiter zunimmt.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert

For security, use of Google's reCAPTCHA service is required which is subject to the Google Privacy Policy and Terms of Use.