História de sucesso do cliente Waalitj

Melhorar a segurança dos documentos na Fundação Waalitj

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"O armazenamento de ficheiros do SharePoint era um ponto fraco. Precisámos de replicar as permissões de segurança do Dynamics para o SharePoint para eliminar esta falha. Agora as permissões estão sempre sincronizadas."

- William Julius, Administrador de CRM


Cliente: Fundação Waalitj
Atividade: Organização sem fins lucrativos 
País: Austrália
Aplicação do produto: CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator


A Waalitj Foundation, anteriormente conhecida como Wirrpanda Foundation, tem sido uma pedra angular no fortalecimento das comunidades das Primeiras Nações em toda a Austrália. Operando na Austrália Ocidental, Nova Gales do Sul, Queensland e Victoria, a Fundação desenvolve iniciativas de educação, emprego e negócios para capacitar indivíduos e comunidades.

Desafio empresarial

Para gerir as suas operações, a Fundação conta com o Microsoft Dynamics 365 para CRM e o SharePoint para armazenamento de documentos e colaboração. No entanto, aperceberam-se de que as permissões de acesso aos documentos entre as duas plataformas não estavam alinhadas.

Embora o Dynamics 365 permitisse à Fundação Waalitj aplicar controlos de acesso granulares a dados sensíveis, a integração com o SharePoint introduziu vulnerabilidades. Como os documentos eram automaticamente transferidos do Dynamics para o SharePoint, as permissões anteriormente aplicadas no Dynamics 365 não eram automaticamente reflectidas no SharePoint. Isso criou riscos de acesso não autorizado a documentos no SharePoint. Como William Julius, Administrador de CRM na Waalitj Foundation, salientou: "Tínhamos bloqueado áreas no Dynamics para equipas e funcionários específicos, mas o armazenamento de ficheiros no SharePoint era um ponto fraco."

Embora o tratamento manual das permissões pudesse ser efectuado como passo inicial, não era realmente uma opção, uma vez que as permissões estão sempre a mudar ao longo do tempo. A questão das permissões tornou-se um ponto crítico, uma vez que a Fundação queria manter os documentos limitados às equipas a que se destinavam sem comprometer a colaboração.

Solução

Para enfrentar estes desafios, a Fundação Waalitj implementou o programa Connecting Software CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator.

O Connecting Software foi recomendado à Fundação Waalitj pelo Clube de Futebol West Coast Eagles (WCE), com o qual a Fundação tem laços históricos. De facto, a Fundação foi inicialmente fundada por David Wirrpanda, um antigo jogador do WCE.

Ao analisar CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, a Fundação Waalitj descobriu que esta solução específica era a única que satisfazia o requisito fundamental da Fundação: replicar as permissões de segurança do Dynamics 365 para o SharePoint de forma automática e fiável.

William Julius descreve a solução como "um replicador de permissões de localização de documentos Dynamics 365 para SharePoint sempre ativo e sincronizado".

As principais caraterísticas que se destacaram para a Fundação foram

  • Automatização da replicação de permissões: Como as permissões são replicadas automaticamente, não é necessário preocupar-se com as permissões no SharePoint ou com o facto de os utilizadores terem acesso ao que não devem.
  • Simplicidade de configuração: A configuração da nova solução foi simples e flexível, com mapeamento automático de utilizadores e permissões que pode ser ajustado conforme necessário.
  • Operação mãos-livres: Uma vez instalada, a Fundação sabia que esta solução funcionaria continuamente sem necessidade de intervenção do utilizador, mesmo que a Fundação decidisse atualizar as versões Dynamics 365 ou SharePoint.

Implantação

A implementação do Replicador de Permissões foi um passo crítico, uma vez que envolveu a integração da solução na infraestrutura existente da Fundação e a sua configuração para responder às suas necessidades específicas. Uma vez configurado, deveria ser totalmente invisível para os 120 utilizadores. As permissões seriam corrigidas no SharePoint instantaneamente, sem que os utilizadores finais tivessem de fazer nada ou sequer saber como isso aconteceu.

A equipa da Fundação concluiu a implementação inicial navegando num guia do utilizador detalhado. Embora o guia parecesse inicialmente complexo, a sua determinação e experiência garantiram que a solução fosse implementada sem problemas. O apoio disponível durante todo o processo contribuiu para o seu sucesso e preparou o terreno para um impacto a longo prazo.

Resultados e benefícios

Desde a implementação do CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions ReplicatorNo entanto, a Fundação Waalitj registou melhorias significativas:

  • Segurança reforçada: Os documentos armazenados no SharePoint passam a obedecer exatamente às mesmas permissões aplicadas no Dynamics 365, colmatando assim a lacuna de segurança.
  • Poupança de tempo: A automatização da gestão de permissões eliminou a necessidade de perder tempo com configurações manuais, permitindo que o pessoal se concentre em tarefas mais estratégicas.
  • Operações simplificadas: A sincronização sempre ativa, com a solução sempre a funcionar em segundo plano, torna a manutenção muito reduzida.

William Julius partilhou que apreciou particularmente "a interface de utilizador simples e a funcionalidade de sincronização sempre ativa", que melhora a eficiência geral.

Takeaways

O CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions ReplicatorA Microsoft Inc., uma Solução Preferida da Microsoft e líder de mercado desde 2015, provou ser um ativo crítico para a Fundação Waalitj. Ao abordar os principais desafios de segurança sem comprometer a colaboração, apoiou a Fundação na sua missão de capacitar as comunidades das Primeiras Nações com confiança e esperança.

Connecting Software tem a honra de contribuir para o sucesso e crescimento da Fundação Waalitj. Apreciamos profundamente o valioso feedback que a Fundação compartilhou, o que nos ajuda a continuar refinando nossas soluções para melhor atender às suas necessidades. À medida que o impacto da Fundação continua a expandir-se, orgulhamo-nos de saber que a nossa solução continua a ser uma parte integrante e de confiança do seu ecossistema de TI.

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