"Ce logiciel fonctionne parfaitement et l'assistance est également très bonne. Je donnerais à ces deux logiciels 10 points sur 10 !"
- Jürgen Hernadi, directeur informatique du groupe Systemair AB
Client: Systemair AB
Activité: Leader mondial des solutions de ventilation, de chauffage et de refroidissement
Siège social: Skinnskatteberg, Suède
Taille: Opère dans 51 pays et emploie environ 6 700 personnes.
Utilisateurs: 1600 utilisateurs en Dynamics 365
Produits:
Lorsqu'une entreprise se développe, les failles de sécurité qui semblaient mineures peuvent se transformer en véritables maux de tête si elles ne sont pas corrigées à temps.
Systemair, leader mondial dans le domaine des solutions de climatisation intérieure à haut rendement énergétique, a été confronté à ce même défi lorsqu'il a utilisé Microsoft Dynamics CRM (désormais Dynamics 365) et SharePoint pour la gestion des documents. Ce qui a commencé comme un compromis de sécurité raisonnable en 2010 a été régulièrement réévalué au fur et à mesure que la base d'utilisateurs et la présence internationale de l'entreprise se développaient. En 2021, Systemair a résolu ce problème potentiel de manière décisive en mettant en œuvre une solution prête à l'emploi appelée CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator.
Découvrons les hauts et les bas de ce voyage vers la sécurisation des documents au fur et à mesure que l'entreprise se développe et que les systèmes passent de l'informatique sur site à l'informatique dématérialisée.
Le défi : garder une longueur d'avance sur les risques de sécurité
En 2010, lorsque le Systemair Lors de la première mise en œuvre de la version 4 de Microsoft Dynamics CRM sur un site unique, l'intégration par défaut avec SharePoint semblait acceptable. Les documents étant censés être accessibles uniquement via le CRM, l'équipe a accepté que les autorisations de SharePoint ne soient pas automatiquement synchronisées avec le modèle de sécurité détaillé du CRM.
Jürgen Hernadi de Systemair rappelle : "Nous savions qu'il y avait un petit problème de sécurité, mais si vous trouvez un chemin, vous pouvez accéder à la plupart des documents parce qu'ils ne sont pas bloqués."
Au fur et à mesure que l'entreprise se développait de manière spectaculaire, atteignant finalement plus de 1 500 utilisateurs CRM dans le monde entier, ce "petit" problème est devenu inacceptable. L'environnement SharePoint était utilisé exclusivement pour les documents liés à la gestion de la relation client (pas de partage externe ni d'exposition à Internet), mais l'absence de synchronisation correcte des autorisations signifiait que tout utilisateur interne qui devinait ou découvrait un chemin d'accès direct à un dossier pouvait potentiellement accéder à des fichiers sensibles qu'il ne devait pas voir.
L'équipe a sérieusement envisagé un développement sur mesure par l'intermédiaire d'un partenaire Microsoft, mais elle a compris que la complexité pouvait poser problème : "Il faut vraiment y réfléchir à deux fois avant de se lancer seul dans un tel projet, car c'est très compliqué !", remarque Jürgen Hernadi. En fait, une synchronisation permanente des autorisations est nécessaire, et vous devez tenir compte de tous les scénarios : l'intégration, l'abandon, le changement de rôle, et bien d'autres encore !
Découverte et preuve de concept : Une agréable surprise
Jürgen Hernadi a trouvé Connecting Software en cherchant des solutions en ligne. Systemair a donc décidé de faire une démonstration de faisabilité, et les résultats ont été immédiatement impressionnants.
Jürgen Hernadi partage : "C'était incroyable de voir à quel point il était bon et intelligent, sans aucune programmation individuelle !"
Dès le premier jour, l'équipe d'assistance a fourni d'excellents conseils, aidant à Systemair passer de l'essai à la mise en œuvre complète. La solution finale a fait appel à deux outils complémentaires de Connecting Software :
- CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator - le composant central qui reflète automatiquement les autorisations de Dynamics CRM vers SharePoint, garantissant aux utilisateurs l'accès aux mêmes documents dans les deux systèmes, ni plus ni moins.
- SharePoint Structure Creator - utilisé pour organiser efficacement les documents dans une structure de dossiers configurable et éviter d'atteindre la limite de permissions unique du SharePoint.
Jürgen Hernadi explique simplement la solution combinée : "..."Pour moi, il n'y a qu'une solution, au final, pour synchroniser les permissions du CRM vers le SharePoint."
L'objectif de l'entreprise était clair comme de l'eau de roche : "Si un utilisateur peut accéder à un document dans le CRM, il pourra le faire dans SharePoint et vice versa”.” Ce qui est encore plus important, c'est ce à quoi l'utilisateur ne peut pas accéder : “En fait, si un utilisateur ne peut pas accéder à un enregistrement dans le CRM, il ne pourra pas ouvrir le dossier SharePoint correspondant."
La grande migration : De l'informatique sur site à l'informatique dématérialisée (et des millions de dossiers)
Après des années d'utilisation réussie sur site, Systemair a entrepris une migration majeure "big bang" vers le nuage en janvier 2025, qui a impliqué transfert simultané de Dynamics CRM et de SharePoint vers l'informatique dématérialisée.
Le volume de fichiers à déplacer était énorme, ce qui signifiait que le travail en termes de permissions était également énorme : plus de 4 millions de dossiers ont dû être traitées lors de la réplication initiale des autorisations et de la mise en place de la structure. Cette opération a pris des semaines en raison des limitations de l'API de Microsoft, mais ”en regardant le côté du Connecting Software, il était juste lisse”Jürgen Hernadi ajoute : "Nous sommes très heureux d'être en mesure d'offrir des services de qualité à nos clients.
Il estime également qu'il était essentiel que l'équipe de Connecting Software apporte toujours un soutien proactif : "Si nous rencontrons un problème, nous pouvons vous contacter et, en général, nous obtenons une réponse dans un délai d'une ou deux heures et, qui plus est, votre service d'assistance travaille vraiment de manière très proactive."
Les résultats : Une sécurité fiable qui fonctionne
Aujourd'hui, la solution fonctionne silencieusement et parfaitement en arrière-plan, protégeant les documents sensibles d'une main-d'œuvre internationale sans intervention manuelle ni perturbation du flux de travail.
Lorsqu'on lui a demandé d'évaluer les produits et l'assistance sur une échelle de 0 à 10, Jürgen Hernadi n'a pas hésité : “Ce logiciel fonctionne à merveille et l'assistance est également très bonne. Je donnerais à ces deux logiciels 10 points sur 10 !"
Il ajoute que l'équipe a toujours reçu de l'aide, même lorsqu'il s'agissait de résoudre des problèmes qui, en fin de compte, n'étaient pas dus au logiciel.
Principaux enseignements pour les responsables informatiques qui gèrent Dynamics 365 CE + SharePoint
- Ne partez pas du principe que l'intégration par défaut de Microsoft est suffisamment sûre. Les autorisations ne sont pas alignées automatiquement, ce qui peut constituer un risque sérieux.
- Envisager des outils prêts à l'emploi avant le développement sur mesure - Systemair a évité une solution très complexe (et coûteuse) développée en interne ou par un partenaire, en trouvant une solution qui "fonctionnait tout simplement".
- Planifier l'avenir - Avec les mises à jour de Microsoft et les changements organisationnels qui vous attendent, un soutien solide de la part des fournisseurs fait toute la différence.
- La proactivité l'emporte sur la réactivité - Remédiez aux lacunes en matière d'autorisation avant qu'une violation ou un audit ne vous force la main.
Systemair'L'histoire d'Erik est un exemple classique de sécurité avant-gardiste : l'entreprise a comblé le fossé très tôt, s'est développée à l'échelle mondiale et est passée à l'informatique dématérialisée sans problème, ce qui lui a permis de gagner en tranquillité d'esprit.
Si vous avez des questions ou si vous souhaitez évaluer comment cela pourrait fonctionner pour votre organisation
A propos de Systemair
Systemair est un groupe leader dans le domaine de la ventilation qui contribue à améliorer le climat intérieur grâce à des produits et des solutions efficaces sur le plan énergétique. Le groupe Systemair est présent dans 51 pays d'Europe, d'Amérique du Nord, du Moyen-Orient, d'Asie, d'Australie et d'Afrique. Systemair a enregistré un bénéfice d'exploitation depuis sa création en 1974 et compte actuellement environ 6 700 employés.