Esto es lo que trataremos en el artículo:
- El problema de los permisos únicos en SharePoint
- Por qué la gestión documental manual SharePoint no es una opción
- Cómo organizar eficazmente su biblioteca de documentos SharePoint
- La urgente necesidad de integrar Dynamics 365 y SharePoint
- ¿Qué dinámicas e iteraciones SharePoint son compatibles?
- ¡Sincronizar y gestionar los permisos de acceso en Microsoft SharePoint!
En el vertiginoso panorama empresarial actual, la colaboración eficaz y la gestión segura de los datos son factores cruciales para el éxito. Microsoft SharePoint ha sido durante mucho tiempo una plataforma de referencia para las organizaciones que buscan mejorar la productividad a través de la optimización del uso compartido de contenidos, la colaboración en documentos y el almacenamiento centralizado de datos. Sin embargo, a medida que las empresas crecen y aumenta la complejidad de los datos, la gestión de permisos únicos en las bibliotecas SharePoint puede convertirse rápidamente en un reto complicado. Por suerte, existen soluciones fácilmente disponibles que pueden ayudar a mejorar la gestión de sus documentos SharePoint.
Los permisos únicos son ajustes de acceso asignados a usuarios individuales o grupos para archivos, carpetas o bibliotecas específicas dentro de SharePoint. Piensa en SharePoint como un gran archivador para tus archivos digitales, donde cada archivo o carpeta puede tener diferentes candados para mantenerlos privados, que sólo usuarios específicos pueden abrir. Los bloqueos son permisos únicos, y el límite de permisos únicos es el número máximo de bloqueos que puedes utilizar en una biblioteca o lista.
La capacidad de SharePoint de conceder permisos únicos a varios niveles, desde colecciones de sitios enteras a ficheros individuales, proporciona una gran flexibilidad para gestionar el acceso a los datos. Sin embargo, es necesario imponer un límite, ya que esta flexibilidad puede dar lugar a estructuras de permisos complejas que pueden resultar difíciles de gestionar con el tiempo.
El problema de los permisos únicos en SharePoint
En marzo de 2023, Microsoft publicó lo siguiente declaración en un artículo:
"El límite admitido de permisos únicos para los elementos de una lista o biblioteca es de 50.000.Sin embargo, el límite general recomendado es de 5.000. Realizar cambios en más de 5.000 elementos con permisos únicos a la vez lleva más tiempo. Por lo tanto, para listas grandes, diseñe la lista para que tenga el menor número posible de permisos únicos."
Sí, esto significa que el número recomendado de permisos únicos en SharePoint es 10 veces inferior al número máximo que puedes tener en una lista o biblioteca. Una vez que superas los 5.000 permisos únicos, y a medida que te acercas al límite de 50.000, aumenta el riesgo de ralentizar SharePoint y de encontrar tiempos de carga prolongados. A largo plazo, esto puede tener un gran impacto en el rendimiento del equipo, la frustración de los usuarios, los plazos de los proyectos y, en casos extremos, puede provocar un aumento de la rotación de empleados.
El reto se presenta en situaciones en las que no es factible respetar estos límites de 5.000 o incluso 50.000 permisos dentro de una lista o biblioteca SharePoint. Las empresas más grandes, con una base de clientes más amplia y un mayor número de empleados, a menudo tendrán problemas con esto, dado el considerable volumen de elementos que necesitan compartir y gestionar en SharePoint. En estos casos, encontrar el equilibrio adecuado entre la regulación eficaz de los permisos y el mantenimiento de un rendimiento fluido del sistema se convierte en una consideración crucial. De acuerdo con la recomendación de Microsoft, podría ser necesario reorganizar las bibliotecas de SharePoint para almacenar los documentos de forma más eficiente y evitar alcanzar el límite de permisos únicos.
Por qué la gestión documental manual SharePoint no es una opción
Organizar manualmente su biblioteca de documentos SharePoint puede parecer una opción viable al principio, pero puede resultar todo un reto. Si estás luchando con el límite de permisos únicos, lo más probable es que tengas un gran volumen de archivos almacenados en SharePoint, y estos probablemente requerirán una gran cantidad de tiempo para organizar de una manera que cumpla con el límite de permisos únicos.
En general, la gestión de permisos exclusivos, la optimización de la gestión de documentos y la aplicación de estrategias eficaces para organizar las bibliotecas de documentos SharePoint son tareas abrumadoras que tienen una fuerte tendencia a intensificarse si se realizan manualmente. Para evitar invertir tiempo en ello, las soluciones automatizadas de terceros son la opción más adecuada para agilizar estos procesos y garantizar la utilización eficaz de sus recursos humanos. si la tecnología existe y puede ahorrarte quebraderos de cabeza, ¿por qué no utilizarla?
Cómo organizar eficazmente su biblioteca de documentos SharePoint
SharePoint Structure Creator es la clave para las empresas que buscan gestionar y organizar de forma experta permisos únicos más allá de las capacidades nativas de SharePoint. Esta herramienta esencialmente reorganiza la forma en que se almacenan sus archivos SharePoint, asegurándose de que ninguna de sus bibliotecas o listas superan el límite de permisos únicos impuesto por Microsoft.
Lo que hace SharePoint Structure Creator es crear varias bibliotecas según cualquiera de las siguientes reglas:
- Por letra o conjunto de letras (según el carácter inicial del nombre de registro o ID)
- Por periodo (año, trimestre, mes, semana, día o costumbre)
- Una biblioteca de documentos por registro
- Una combinación de todas las anteriores
- Una regla de estructuración personalizada creada mediante scripts personalizados y LUA.
La distribución de documentos entre varias bibliotecas es la característica principal de SharePoint Structure Creator. Si bien este enfoque da lugar a un mayor número de bibliotecas, reduce el número de documentos que contiene cada una de ellas. Como resultado, la probabilidad de llegar a 50.000 o incluso 5.000 permisos únicos en una sola biblioteca o lista disminuye significativamente. Esto no sólo garantiza un rendimiento óptimo de SharePoint, sino que también evita la posible frustración de los usuarios, la rotación de empleados y todos los posibles obstáculos que pueden derivarse de alcanzar el límite de permisos únicos en SharePoint.
Aquí tiene una demostración de un minuto que muestra el SharePoint Structure Creator en acción:
La urgente necesidad de integrar Dynamics 365 y SharePoint
Acabamos de ver que reestructurar las bibliotecas SharePoint para alinearlas con el límite de permisos únicos es una pieza clave del rompecabezas de la gestión SharePoint. Sin embargo, no es el único factor importante.
Para las empresas que almacenan documentos Dynamics 365 en SharePoint, existe un aspecto que a menudo se pasa por alto: los permisos de acceso definidos en Dynamics 365 no pueden transferirse de forma nativa al lado SharePoint. Esto significa que todos los documentos confidenciales alojados en SharePoint son accesibles incluso para usuarios que carecen de los privilegios de acceso requeridos para estos archivos en el CRM. Esto constituye una brecha significativa en la seguridad que tiene el potencial de complicar futuras auditorías, por no mencionar que va en contra de prácticamente todas las regulaciones de privacidad, como GDPR.
Como en el caso del límite único de permisos de SharePoint, sincronizar manualmente los permisos entre Dynamics 365 y SharePoint es una tarea aparentemente imposible de realizar. La cantidad de tiempo y esfuerzo que requiere la replicación manual es completamente impracticable, por lo que la automatización es la única solución realista.
Entre en CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator - la solución revolucionaria que salva esta importante brecha de seguridad y garantiza la sincronización sin fisuras de los permisos del Dynamics 365 al SharePoint.
Pero no hace falta que nos creas, ¡echa un vistazo a este breve vídeo y compruébalo por ti mismo!
¿Qué dinámicas e iteraciones SharePoint son compatibles?
SharePoint Structure Creator y CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator son compatibles con las siguientes versiones de Microsoft Dynamics:
- Dynamics 365 Compromiso con el cliente, que incluye:
- Dynamics 365 Sales
- Dynamics 365 Customer Service
- Dynamics 365 Field Service
- Dynamics CRM 2013, 2015, 2016
- Soluciones Dataverse personalizadas
En cuanto al SharePoint, las versiones compatibles son:
- SharePoint 2013
- SharePoint 2016
- SharePoint 2019
- SharePoint Online
Además, los titulares de la suscripción Office 365 también pueden utilizar la licencia SharePoint Online incluida.
¡Sincronizar y gestionar los permisos de acceso en Microsoft SharePoint!
En el panorama en constante evolución de la gestión de datos y la colaboración, las soluciones sólidas son esenciales para una gestión eficaz de los permisos. La configuración de SharePoint Structure Creator se realiza directamente a través de CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, y al combinar estas herramientas se crea la suite ideal para optimizar la gestión de permisos tanto para Dynamics 365 como para SharePoint. Puedes asegurarte de que tus permisos se replican correctamente desde Dynamics 365, y una vez que están en SharePoint, garantizar que se organizan de acuerdo con el límite único de permisos - ¡un enfoque verdaderamente innovador que puede dar a tu empresa una verdadera tranquilidad!
Descubra el potencial de estas soluciones solicitando su prueba gratuita de 15 días o poniéndose en contacto con nuestro equipo para resolver sus dudas. Potencie su empresa con soluciones integradas diseñadas para agilizar las operaciones y mejorar la colaboración, y no permita que la complejidad de los permisos frene el crecimiento de su negocio.
Sobre el autor
Por Diogo Gouveia
"Después de terminar mis estudios en el Reino Unido, me incorporé al equipo de Marketing de Connecting Software para crear contenidos sobre integración de software y otros temas informáticos diversos. Si tienes alguna observación o sugerencia, no dudes en ponerte en contacto conmigo".