Colmar la brecha de seguridad en una integración SharePoint Dynamics 365

Garantizar la seguridad de los datos y documentos de las relaciones con los clientes es vital en los tiempos que corren. Sin embargo, las partes interesadas deben tener acceso a esos mismos datos y documentos las 24 horas del día, lo que puede dificultar aún más la tarea de garantizar la seguridad de los datos.

Este post trata sobre cómo lograr este equilibrio cuando se utiliza Microsoft Dynamics y se almacenan documentos de Dynamics en Microsoft SharePoint. En este caso, la clave es garantizar sincronización de ajustes de seguridad entre SharePoint y Dynamics 365.

Microsoft Dynamics 365 es una de las herramientas de software más populares para ayudar a gestionar los datos de las relaciones con los clientes. Abarca todas las áreas principales de CRM, como marketing, ventas y atención al cliente.

Permite analizar el desarrollo histórico de las relaciones con los clientes. Al mismo tiempo, permite a los comerciales profundizar en estas relaciones con pocos gastos administrativos, lo que mejora su productividad y movilidad.

Además, Dynamics 365 proporciona un modelo de seguridad completo con privilegios definidos en múltiples niveles.

Los privilegios de cada usuario definen la capacidad de leer, escribir, crear, eliminar y compartir registros de cada tipo de entidad. Los privilegios se pueden agrupar en roles que describen las tareas que realiza un usuario o equipo. A continuación, los usuarios individuales sólo tienen que añadirse a roles o grupos.

Todo ello garantiza la seguridad de la información de sus clientes y permite controlar el acceso a un nivel preciso y granular.

SharePointsigue siendo la solución preferida para la gestión de documentos y la colaboración en equipo. Como SharePoint admite la colaboración de varios usuarios en el mismo documento, es facilita tanto la elaboración del documento como los procesos de aprobaciónDe este modo, las actividades empresariales son más eficaces. 

En Microsoft Dynamics 365 se integra con SharePoint, proporciona una excelente colaboración documental. También tiene otras ventajas importantes, como un menor uso de almacenamiento (el almacenamiento SharePoint es más barato), acceso a los documentos para usuarios que no sean de CRM y control de versiones.

Microsoft ofrece una integración estándar de SharePoint con Dynamics 365, que permite a las organizaciones trasladar los documentos del CRM a SharePoint manteniendo un vínculo en el CRM. Además, permite a los usuarios gestionar documentos SharePoint y acceder a las numerosas funciones de gestión de documentos de SharePoint directamente desde la interfaz de usuario de Dynamics 365.

Habilitar esta integración SharePoint dynamics 365 no es complejo, sobre todo si sigues lo siguiente tutorial paso a paso. Sin embargo, los responsables de la seguridad son conscientes de los riesgos potenciales. ¿De qué sirve tener una seguridad Dynamics 365 perfecta si los documentos Dynamics 365 que se trasladan a SharePoint no están protegidos de la misma manera?

Todo comienza con los modelos de seguridad de SharePoint y Dynamics 365 que difieren significativamente. La integración "out-of-the-box" no garantiza que los documentos en SharePoint tengan el mismo nivel de acceso que en Dynamics. En otras palabras, los documentos en SharePoint son accesibles a usuarios que no tienen los privilegios requeridos en Dynamics 365.

Imaginemos que una empresa tiene sus documentos contractuales en su sistema CRM y ha establecido privilegios para que esos documentos sólo estén disponibles para los altos directivos.

Tan pronto como estos documentos CRM se sincronicen con SharePoint para la colaboración documental, y la productividad, como se ha visto anteriormente, los documentos, que estaban restringidos sólo a los altos directivos, estarán disponibles para cualquier persona en SharePoint.

Entonces, ¿hay alguna forma de aprovechar las ventajas de utilizar la integración CRM SharePoint y, al mismo tiempo, aplicar los derechos de acceso correctos?

Sí que la hay.

Microsoft ofrece una integración estándar de SharePoint con Dynamics 365, que permite a las organizaciones trasladar los documentos del CRM a SharePoint manteniendo un vínculo en el CRM. Además, permite a los usuarios gestionar documentos SharePoint y acceder a las numerosas funciones de gestión de documentos de SharePoint directamente desde la interfaz de usuario de Dynamics 365.

Habilitar esta integración SharePoint dynamics 365 no es complejo, sobre todo si sigues lo siguiente tutorial paso a paso. Sin embargo, los responsables de la seguridad son conscientes de los riesgos potenciales. ¿De qué sirve tener una seguridad Dynamics 365 perfecta si los documentos Dynamics 365 que se trasladan a SharePoint no están protegidos de la misma manera?

CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator es una pequeña pero potente aplicación que hace dos cosas:

1 - Copia los privilegios adecuados de Dynamics 365 y los aplica a los elementos SharePoint correspondientes.

2 - Supervisa los cambios de privilegios de los documentos de Dynamic 365 en segundo plano y sincroniza automáticamente estos cambios con los documentos una vez que están en SharePoint.

Todo esto se hace de forma automática, por lo que los privilegios adecuados de los elementos Dynamics 365 y SharePoint son instantáneamente los mismos, asegurando tus documentos y sus datos en todo momento.

También es importante destacar que todo el proceso es automático y transparente para los usuarios. Una vez instalada, la app sincroniza los permisos y privilegios de seguridad del SharePoint sin que el usuario tenga que hacer nada. De este modo, garantiza la protección de la información comercial y los datos personales, lo que también es muy importante para el cumplimiento del GDPR y otras normativas y políticas de privacidad.

CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator  lleva en el mercado desde 2014, y durante este periodo se ha ganado la confianza de muchas organizaciones privadas y públicas.

Junto con nuestro socio ORBIS, una empresa internacional de software y consultoría empresarial fundada en 1986 en Alemania, Connecting Software proporcionó el CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator solución a muchos clientes diferentes. Como siempre, la atención se centra en asegurando que los permisos de seguridad del usuario se replican en ambos sistemas . De este modo, los usuarios no tienen acceso a información sensible que no están autorizados a ver.

Otro ejemplo es el de Compass Group PLC, del Reino Unido, la mayor empresa de servicios alimentarios por contrato del mundo. Así lo explica Anthony Crook, Director de Soluciones Empresariales para Clientes de Compass Group PLC: "Fue inaceptable permitir el acceso sin restricciones a la documentación confidencial en SharePoint o gestionarla manualmente". Y añade: "El principal punto débil que nos llevó a la solución de Connecting Software fue la necesidad de sincronización. La mayor parte de la información sobre ventas y contratos la guardamos en CRM. Gestionar el acceso a los datos es clave para garantizar que los usuarios sólo tengan acceso a los datos que tienen permitidos. A medida que la gente entra y sale, es importante que nadie tenga acceso a más información de la que necesita para hacer su trabajo".

La lista de empresas es demasiado larga para nombrarlas a todas. Nos limitaremos a mencionar algunas para que se haga una idea de su alcance geográfico y sectorial:

• Wingerdbloei (Bélgica), un centro de asesoramiento sin ánimo de lucro;
• Spirit AeroSystems (EE.UU.), uno de los mayores fabricantes y proveedores de aeroestructuras del mundo;
• Stora Enso Oyj (Finlandia), la sociedad de responsabilidad limitada más antigua del mundo;
• Departamento gubernamental de la ACC (Nueva Zelanda);
• Securitas (Suecia).

Una gran adición a CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator es SharePoint Structure Creator. Esta herramienta gestiona automáticamente la organización de carpetas en el sid SharePoint y al mismo tiempo evita cualquier problema con el Límites de la biblioteca de documentos SharePoint.

Si considera ambas herramientas juntas, lo mejor sería optar por la versión completa. Dynamics 365 + SharePoint Document Management Suite. Además de las dos herramientas mencionadas, tienes una para gestionar archivos adjuntos y la innovadora Blockchain Seals, así sabrás con seguridad que nadie ha manipulado ninguno de esos archivos.

Si su empresa está utilizando (o considerando utilizar) Microsoft Dynamics 365 en combinación con SharePoint, tenga en cuenta que es crucial que asegure la sincronización de privilegios y permisos entre Dynamics 365 y SharePoint.

Para ver cómo CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator puede trabajar para su organización,  pedir una prueba gratuita.