Combler le fossé de la sécurité dans une intégration SharePoint Dynamics 365

Garantir la sécurité des données et des documents relatifs à la relation client est vital à notre époque. Néanmoins, les parties prenantes doivent avoir accès à ces mêmes données et documents 24 heures sur 24, ce qui peut rendre la sécurité des données plus difficile à assurer.

Cet article explique comment atteindre cet équilibre lorsque vous utilisez Microsoft Dynamics et que vous stockez des documents Dynamics dans Microsoft SharePoint. Dans ce cas, il s'agit de s'assurer que synchronisation des paramètres de sécurité entre SharePoint et Dynamics 365.

Microsoft Dynamics 365 est l'un des outils logiciels les plus populaires pour aider à gérer les données de la relation client. Il couvre tous les principaux domaines de la CRM, tels que le marketing, les ventes et le service clientèle.

Il vous permet d'analyser l'évolution historique des relations avec les clients. Simultanément, il permet aux représentants commerciaux d'approfondir ces relations avec peu de frais administratifs, ce qui améliore leur productivité et leur mobilité.

En outre, Dynamics 365 fournit un modèle de sécurité complet avec des privilèges définis à plusieurs niveaux.

Les privilèges de chaque utilisateur définissent la capacité à lire, écrire, créer, supprimer et partager les enregistrements de chaque type d'entité. Vous pouvez regrouper les privilèges en rôles qui décrivent les tâches effectuées par un utilisateur ou une équipe. Il suffit ensuite d'ajouter des utilisateurs individuels aux rôles ou aux groupes.

Tout cela garantit la sécurité de vos informations clients et permet un contrôle d'accès à un niveau précis et granulaire.

SharePointEn revanche, SharePoint reste la solution de choix pour la gestion des documents et la collaboration en équipe. Comme SharePoint permet à plusieurs utilisateurs de collaborer sur le même document, elle facilite à la fois l'élaboration du document et les processus d'approbationet donc de rendre les activités commerciales plus efficaces. 

Lorsque Microsoft Dynamics 365 est intégré avec SharePointIl permet une excellente collaboration en matière de documents. Vous bénéficiez également d'autres avantages importants, tels qu'une utilisation moindre du stockage (le stockage SharePoint est moins cher), l'accès aux documents pour les utilisateurs non-CRM et le contrôle des versions.

Microsoft propose une intégration standard prête à l'emploi de SharePoint avec Dynamics 365, qui permet aux organisations de déplacer les documents CRM vers SharePoint tout en conservant un lien dans le CRM. En outre, elle permet aux utilisateurs de gérer les documents SharePoint et d'accéder aux nombreuses fonctionnalités de gestion de documents de SharePoint directement à partir de l'interface utilisateur de Dynamics 365.

L'activation de cette intégration SharePoint dynamics 365 n'est pas complexe, surtout si vous suivez ce qui suit tutoriel pas à pas. Pourtant, les décideurs soucieux de la sécurité sont conscients des risques potentiels en la matière. À quoi sert d'avoir une sécurité Dynamics 365 parfaite si vos documents Dynamics 365 qui sont déplacés vers SharePoint ne sont pas protégés de la même manière ?

Tout commence par le fait que les modèles de sécurité de SharePoint et Dynamics 365 diffèrent considérablement. L'intégration prête à l'emploi ne garantit pas que les documents dans SharePoint aient le même niveau d'accès que dans Dynamics. En d'autres termes, les documents dans SharePoint sont accessibles aux utilisateurs qui n'ont pas les privilèges requis dans Dynamics 365.

Imaginons qu'une entreprise dispose de ses documents contractuels dans son système de gestion de la relation client et qu'elle ait défini des privilèges afin que ces documents ne soient accessibles qu'aux cadres supérieurs.

Dès que ces documents CRM sont synchronisés avec SharePoint pour la collaboration et la productivité, comme nous l'avons vu ci-dessus, les documents, qui étaient limités aux seuls cadres supérieurs, deviendront accessibles à toute personne dans SharePoint.

Existe-t-il donc un moyen de profiter des avantages de l'intégration CRM SharePoint tout en appliquant les droits d'accès corrects ?

Si, il y en a un.

Microsoft propose une intégration standard prête à l'emploi de SharePoint avec Dynamics 365, qui permet aux organisations de déplacer les documents CRM vers SharePoint tout en conservant un lien dans le CRM. En outre, elle permet aux utilisateurs de gérer les documents SharePoint et d'accéder aux nombreuses fonctionnalités de gestion de documents de SharePoint directement à partir de l'interface utilisateur de Dynamics 365.

L'activation de cette intégration SharePoint dynamics 365 n'est pas complexe, surtout si vous suivez ce qui suit tutoriel pas à pas. Pourtant, les décideurs soucieux de la sécurité sont conscients des risques potentiels en la matière. À quoi sert d'avoir une sécurité Dynamics 365 parfaite si vos documents Dynamics 365 qui sont déplacés vers SharePoint ne sont pas protégés de la même manière ?

CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator est une application petite mais puissante qui fait deux choses :

1 - Il copie les privilèges appropriés de la Dynamics 365 et les applique aux éléments correspondants de la SharePoint.

2 - Il surveille les changements de privilèges pour les documents Dynamic 365 en arrière-plan et synchronise automatiquement ces changements sur les documents une fois qu'ils sont dans SharePoint.

Tout cela se fait automatiquement, de sorte que les privilèges appropriés des articles Dynamics 365 et SharePoint sont instantanément les mêmes, ce qui sécurise vos documents et leurs données à tout moment.

Il est également important de souligner que l'ensemble du processus est automatique et transparent pour les utilisateurs. Une fois installée, l'appli synchronise les autorisations et les privilèges de sécurité SharePoint sans action de l'utilisateur. Ainsi, elle assure la protection des informations commerciales et des données personnelles - ce qui est également très important pour la conformité au GDPR et à d'autres réglementations et politiques de confidentialité.

CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator  est sur le marché depuis 2014 et, durant cette période, a gagné la confiance de nombreuses organisations privées et publiques.

En collaboration avec notre partenaire ORBIS, une société internationale de conseil en logiciels et en affaires, créée en 1986 en Allemagne, Connecting Software a fourni le CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator solution à de nombreux clients différents. Comme toujours, l'accent est mis sur garantir que les autorisations de sécurité des utilisateurs sont reproduites dans les deux systèmes . De cette façon, les utilisateurs n'ont pas accès aux informations sensibles qu'ils ne sont pas autorisés à voir.

Un autre exemple est celui de Compass Group PLC, Royaume-Uni, la plus grande entreprise de restauration collective au monde. Voici comment Anthony Crook, responsable des solutions commerciales pour les clients de Compass Group PLC, s'exprime : "C'était il est inacceptable d'autoriser un accès illimité à la documentation sensible dans SharePoint ou de la gérer manuellement". Il ajoute que " le principal point douloureux qui nous a conduit à la solution de Connecting Software était le besoin de synchronisation. Nous détenons principalement des informations sur les ventes et les contrats dans le CRM. La gestion de l'accès aux données est essentielle pour garantir que les utilisateurs n'ont accès qu'aux données qui leur sont autorisées. Comme les gens vont et viennent, il est important que personne n'ait accès à plus d'informations que ce dont il a besoin pour faire son travail".

La liste des entreprises est trop longue pour les citer toutes ! Nous nous contenterons d'en mentionner quelques-unes pour vous donner une idée de l'ampleur de la diffusion de cette technologie à travers la géographie et les industries :

• Wingerdbloei (Belgique), un centre de conseil à but non lucratif ;
• Spirit AeroSystems (USA), l'un des plus grands fabricants et fournisseurs d'aérostructures de premier rang au monde ;
• Stora Enso Oyj (Finlande), la plus ancienne société à responsabilité limitée du monde ;
• Département gouvernemental de l'ACC (Nouvelle-Zélande) ;
• Securitas (Suède).

Un excellent complément à CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator est SharePoint Structure Creator. Cet outil gère automatiquement l'organisation des dossiers sur le SharePoint sid et évite simultanément tout problème avec la Limites de la bibliothèque de documents SharePoint.

Si vous considérez les deux outils ensemble, il serait encore mieux d'opter pour la version complète. Dynamics 365 + SharePoint Document Management Suite. Outre les deux outils mentionnés, vous disposez d'un outil pour gérer les pièces jointes et de l'innovant Blockchain Seals, ce qui vous permet d'être sûr que personne n'a manipulé ces fichiers.

Si votre entreprise utilise (ou envisage d'utiliser) Microsoft Dynamics 365 en combinaison avec SharePoint, n'oubliez pas qu'il est crucial d'assurer la synchronisation des privilèges et des autorisations entre Dynamics 365 et SharePoint.

Pour voir comment CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator peut fonctionner pour votre organisation,  demander un essai gratuit.