Colmare il divario di sicurezza in un'integrazione SharePoint Dynamics 365

Garantire la sicurezza dei dati e dei documenti relativi alle relazioni con i clienti è fondamentale al giorno d'oggi. Tuttavia, gli stakeholder devono avere accesso 24 ore su 24 a questi stessi dati e documenti, il che può rendere più difficile garantire la sicurezza dei dati.

Questo post illustra come raggiungere questo equilibrio quando si utilizza Microsoft Dynamics e si archiviano i documenti Dynamics in Microsoft SharePoint. In questo caso, la chiave è garantire sincronizzazione delle impostazioni di sicurezza tra l'SharePoint e l'Dynamics 365.

Microsoft Dynamics 365 è uno degli strumenti software più diffusi per la gestione dei dati relativi alle relazioni con i clienti. Copre tutte le aree principali del CRM, come il marketing, le vendite e il servizio clienti.

Consente di analizzare lo sviluppo storico delle relazioni con i clienti. Allo stesso tempo, consente agli addetti alle vendite di approfondire queste relazioni con pochi oneri amministrativi, migliorando così la loro produttività e mobilità.

Inoltre, l'Dynamics 365 offre un modello di sicurezza completo con privilegi definiti a più livelli.

I privilegi di ciascun utente definiscono la capacità di leggere, scrivere, creare, eliminare e condividere i record di ciascun tipo di entità. È possibile raggruppare i privilegi in ruoli che descrivono le attività svolte da un utente o da un team. Poi i singoli utenti possono essere aggiunti ai ruoli o ai gruppi.

Tutto questo garantisce la sicurezza delle informazioni dei vostri clienti e consente un controllo degli accessi preciso e granulare.

SharePointrimane invece la soluzione preferita per la gestione dei documenti e la collaborazione in team. Poiché l'SharePoint supporta diversi utenti che collaborano allo stesso documento, esso facilita sia l'elaborazione del documento sia i processi di approvazionerendendo così più efficienti le attività aziendali. 

Quando Microsoft Dynamics 365 è integrato con SharePointe fornisce un'eccellente collaborazione tra i documenti. Inoltre, offre altri importanti vantaggi, come la riduzione dell'utilizzo dello spazio di archiviazione (lo spazio di archiviazione SharePoint è più economico), l'accesso ai documenti per gli utenti non CRM e il controllo delle versioni.

Microsoft offre un'integrazione standard out-of-the-box dell'SharePoint con l'Dynamics 365, che consente alle organizzazioni di spostare i documenti del CRM nell'SharePoint mantenendo un collegamento nel CRM. Inoltre, consente agli utenti di gestire i documenti SharePoint e di accedere alle numerose funzionalità di gestione dei documenti di SharePoint direttamente dall'interfaccia utente di Dynamics 365.

L'attivazione dell'integrazione di SharePoint dynamics 365 non è complessa, soprattutto se si segue questa procedura. tutorial passo-passo. Tuttavia, i responsabili delle decisioni in materia di sicurezza sono consapevoli dei potenziali rischi per la sicurezza. A cosa serve avere una perfetta sicurezza Dynamics 365 se i documenti Dynamics 365 che vengono spostati su SharePoint non sono protetti allo stesso modo?

Tutto ha inizio con i modelli di sicurezza di SharePoint e Dynamics 365 che differiscono in modo significativo. L'integrazione out-of-the-box non garantisce che i documenti in SharePoint abbiano lo stesso livello di accesso di Dynamics. In altre parole, i documenti in SharePoint sono accessibili agli utenti che non hanno i privilegi richiesti in Dynamics 365.

Immaginate che un'azienda abbia i documenti contrattuali nel suo sistema CRM e che abbia impostato i privilegi in modo che tali documenti siano disponibili solo ai dirigenti.

Non appena questi documenti del CRM vengono sincronizzati con SharePoint per la collaborazione documentale e la produttività, come si è visto sopra, i documenti, che erano riservati ai dirigenti, diventeranno disponibili per chiunque in SharePoint.

Esiste quindi un modo per sfruttare i vantaggi dell'integrazione con il CRM SharePoint e allo stesso tempo imporre i diritti di accesso corretti?

Sì, c'è.

Microsoft offre un'integrazione standard out-of-the-box dell'SharePoint con l'Dynamics 365, che consente alle organizzazioni di spostare i documenti del CRM nell'SharePoint mantenendo un collegamento nel CRM. Inoltre, consente agli utenti di gestire i documenti SharePoint e di accedere alle numerose funzionalità di gestione dei documenti di SharePoint direttamente dall'interfaccia utente di Dynamics 365.

L'attivazione dell'integrazione di SharePoint dynamics 365 non è complessa, soprattutto se si segue questa procedura. tutorial passo-passo. Tuttavia, i responsabili delle decisioni in materia di sicurezza sono consapevoli dei potenziali rischi per la sicurezza. A cosa serve avere una perfetta sicurezza Dynamics 365 se i documenti Dynamics 365 che vengono spostati su SharePoint non sono protetti allo stesso modo?

CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator è un'applicazione piccola ma potente che svolge due funzioni:

1 - Copia i privilegi appropriati dall'Dynamics 365 e li applica alle voci corrispondenti dell'SharePoint.

2 - Monitora in background le modifiche ai privilegi per i documenti Dynamic 365 e sincronizza automaticamente tali modifiche ai documenti una volta che questi sono stati inseriti in SharePoint.

Tutto ciò avviene automaticamente, in modo che i privilegi appropriati degli articoli Dynamics 365 e SharePoint siano istantaneamente gli stessi, proteggendo i vostri documenti e i loro dati in ogni momento.

È importante sottolineare che l'intero processo è automatico e trasparente per gli utenti. Una volta installata, l'applicazione sincronizza le autorizzazioni e i privilegi di sicurezza dell'SharePoint senza che l'utente debba intervenire. In questo modo, garantisce la protezione delle informazioni commerciali e dei dati personali, un aspetto molto importante per la conformità al GDPR e ad altre normative e politiche sulla privacy.

CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator  è presente sul mercato dal 2014 e in questo periodo ha guadagnato la fiducia di molte organizzazioni pubbliche e private.

Insieme al nostro partner ORBIS, una società internazionale di software e consulenza aziendale, fondata nel 1986 in Germania, Connecting Software ha fornito l'CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator. soluzione a molti clienti diversi. Come sempre, l'attenzione è rivolta a garantire che le autorizzazioni di sicurezza degli utenti siano replicate in entrambi i sistemi . In questo modo, gli utenti non hanno accesso a informazioni sensibili che non sono autorizzati a vedere.

Un altro esempio viene da Compass Group PLC, Regno Unito, la più grande azienda di ristorazione collettiva a contratto del mondo. Ecco come si esprime Anthony Crook, responsabile delle soluzioni aziendali per i clienti di Compass Group PLC: "È stato inaccettabile per consentire l'accesso illimitato alla documentazione sensibile in SharePoint o per gestirla manualmente". E aggiunge: "Il principale punto dolente che ci ha portato alla soluzione di Connecting Software è stata la necessità di sincronizzazione. La maggior parte delle informazioni sulle vendite e sui contratti sono contenute nel CRM. La gestione dell'accesso ai dati è fondamentale per garantire che gli utenti abbiano accesso solo ai dati a cui sono autorizzati. Poiché le persone vanno e vengono, è importante che nessuno abbia accesso a più informazioni di quelle necessarie per svolgere il proprio lavoro".

L'elenco delle aziende è troppo lungo per poterle citare tutte! Ne citeremo solo alcune per darvi un'idea della diffusione geografica e settoriale:

• Wingerdbloei (Belgio), un centro di consulenza senza scopo di lucro;
• Spirit AeroSystems (USA), uno dei maggiori produttori e fornitori di aerostrutture di primo livello al mondo;
• Stora Enso Oyj (Finlandia), la più antica società a responsabilità limitata del mondo;
• Dipartimento governativo ACC (Nuova Zelanda);
• Securitas (Svezia).

Una grande aggiunta all'CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator è SharePoint Structure Creator. Questo strumento gestisce automaticamente l'organizzazione delle cartelle sul sid SharePoint e contemporaneamente evita qualsiasi problema con la Limiti della documentoteca SharePoint.

Se si considerano entrambi gli strumenti insieme, la cosa migliore è optare per la versione completa. Dynamics 365 + SharePoint Document Management Suite. Oltre ai due strumenti citati, ne avrete uno per gestire gli allegati e l'innovativo Blockchain Seals, in modo da essere certi che nessuno abbia manipolato nessuno di quei file.

Se l'azienda utilizza (o sta pensando di utilizzare) Microsoft Dynamics 365 in combinazione con SharePoint, è fondamentale garantire la sincronizzazione dei privilegi e delle autorizzazioni tra Dynamics 365 e SharePoint.

Per vedere come l'CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator può funzionare per la vostra organizzazione,  chiedi una prova gratuita.