Impostazione dell'integrazione SharePoint in Dynamics 365

Ana Neto Tecnico Lascia un commento

Se state cercando un'integrazione CRM / SharePoint, e il vostro CRM è Dynamics 365 Customer Engagement, sarete felici di sapere che Microsoft ha un integrazione nativa SharePoint in Dynamics 365 disponibile. Questa integrazione è diventata popolare tra le aziende che lavorano con l'ecosistema Microsoft perché ci sono molti vantaggi e farla funzionare è abbastanza semplice.

Il primo vantaggio per la maggior parte delle aziende è la produttività - l'aumento dell'uso delle funzionalità di gestione dei documenti e di collaborazione in team di SharePoint porta a risultati eccellenti. Inoltre, lo spazio di archiviazione disponibile in SharePoint è molto più grande di quello di Dynamics 365. Non dovrete più preoccuparvi dell'esaurimento dell'archiviazione del vostro D365 o dei costi crescenti di un maggiore spazio di archiviazione!

Integrazione Dynamics 365 con SharePoint -
un video tutorial passo dopo passo

Siete pronti a integrare il D365 con SharePoint? Cominciamo!

In questo Video tutorial di 6 minuti sull'integrazione di SharePoint con Dynamics 365, vi mostreremo esattamente come potete farlo. E' importante notare che se avete delle applicazioni model-driven in Dynamics 365 e avete SharePoint Online, dovete assicurarvi che il sito sia sullo stesso inquilino Office 365 del vostro Dynamics 365.

Iniziare aprendo Dynamics e andando su Settings (un'icona a forma di ruota dentata in alto a destra), poi Impostazioni avanzate. Se non trovate questa sezione, confermate che l'utente con cui avete effettuato l'accesso ha i diritti di Admin.

Poi si deve passare attraverso il Configurare l'integrazione SharePoint basata su server wizard, che funziona sia per SharePoint Online e On-Premises. L'integrazione CRM/SharePoint può anche connettersi a più siti SharePoint, ma tutti devono essere sia on-premise che online.

Una volta terminata la procedura guidata, tornare alla schermata Gestione Documentale e selezionare quali entità devono essere abilitate per le cartelle SharePoint. Inoltre, si dovrebbe definire la struttura delle cartelle, per la quale si hanno 3 opzioni di base. Può essere "Non basato su entità", "Basato su entità - Account", o "Basato su entità - Contatto". Per ulteriori informazioni sulla struttura delle cartelle, consultate la sezione Da non dimenticare... sezione sottostante.

Una volta che l'integrazione è in corso, è possibile accedere ad ogni documento sia dal lato Dynamics 365 che dal lato SharePoint. La posizione su SharePoint dipende da ciò che si è scelto durante la configurazione.

Da non dimenticare quando si abilita l'integrazione Dynamics 365 con SharePoint

Come impostare un'integrazione Dynamics 365 con SharePoint

A questo punto, hai l'integrazione in diretta e sembra che tu abbia portato a termine il tuo lavoro. Tuttavia, ci sono ancora due aspetti da considerare, i permessi e la struttura delle cartelle.

Si tratta di significative limitazioni di integrazione Dynamics 365 SharePoint, ma ci sono correzioni rapide e sicure:

1 - Autorizzazioni

Il problema:  Con l'integrazione standard, tutti potranno vedere tutti i documenti sul lato SharePoint. L'integrazione ignora i privilegi impostati sul lato Dynamics e, per questo motivo, può essere pericolosa.

La soluzione: Utilizzo di CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator è possibile replicare automaticamente tutti i privilegi di Dynamics su SharePoint. Poiché viene eseguito in background, i permessi sono sempre corretti, anche se i privilegi cambiano, se si rimuovono o si aggiungono membri del team da gruppi, o si effettua qualsiasi altra modifica rilevante.

Proteggete i vostri documenti Dynamics in SharePoint - la soluzione

2 - Struttura della cartella

Il problema: La struttura delle cartelle di integrazione Dynamics 365 SharePoint

si ottiene è una cartella per ogni account o contatto e poi i documenti vanno sotto di essa.

La soluzione: Se questo non ti va bene, c'è anche un componente aggiuntivo che puoi usare. Il componente aggiuntivo funziona solo se si dispone del modulo CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator app di cui sopra. Il componente aggiuntivo si chiama SharePoint Structure Creator. Oltre a permettere di costruire la struttura delle cartelle come si vuole, ha un altro vantaggio significativo: permette di evitare di raggiungere il limite di autorizzazioni unico impostato da Microsoft.

Alcune fonti online citano ulteriori limitazioni dell'integrazione di Dynamics CRM SharePoint, dicendo che non è possibile memorizzare file più grandi di 50 MB in SharePoint.

Questo non è più il caso delle versioni attuali di Dynamics 365. Attualmente, la dimensione massima per i file allegati agli articoli della lista è ora di 250 MB (fonte).

Da asporto

Potete dare un enorme impulso alla vostra produttività aziendale abilitando l'integrazione di Dynamics SharePoint. Gli utenti non dovranno più andare in giro a cercare i file di cui hanno bisogno. Al contrario, tutto sarà collegato e tutto il vostro team avrà accesso senza sforzo.

L'integrazione è facile da attivare e utilizzando gli strumenti di Connecting Software è possibile risolvere il problema dei permessi e della struttura dell'integrazione out-of-the-box Microsoft di Dynamics e SharePoint.

Parla con i nostri esperti se volete vedere come tutto questo può funzionare insieme. Saranno più che felici di rispondere a tutte le vostre domande o di mostrarvi su chiamata rapida come tutto questo può influire su di voi e sulla vostra organizzazione.

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    Informazioni sull'autor

    Da Ana Netotechnical consulente presso Connecting Software.

    "Lavoro in Connecting Software come consulente tecnico. Sono un ingegnere del software dal 1997 e amo le soluzioni di integrazione che rendono la vita più facile.

    Avete domande o commenti? Mi piacerebbe avere il vostro feedback".

    ana@connecting-software.com

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