Se state cercando un'integrazione CRM / SharePoint, e il vostro CRM è Dynamics 365 Customer Engagement, sarete felici di sapere che Microsoft ha un integrazione nativa SharePoint in Dynamics 365 disponibile. Questa integrazione è diventata popolare tra le aziende che lavorano con l'ecosistema Microsoft perché ci sono molti vantaggi e farla funzionare è abbastanza semplice.
Il primo vantaggio per la maggior parte delle aziende è la produttività - aumentare l'uso della gestione dei documenti e delle funzioni di collaborazione in team di SharePoint porta risultati eccellenti. Inoltre, lo spazio di archiviazione disponibile in SharePoint è molto più grande di quello di Dynamics 365. Non dovrai preoccuparti che la tua istanza D365 esaurisca lo spazio di archiviazione o che i costi aumentino per un maggiore spazio di archiviazione!
Dynamics 365 integrazione con SharePoint - un video tutorial passo dopo passo
Sei pronto a integrare D365 con SharePoint? Cominciamo!
In questo Video tutorial di 6 minuti sull'integrazione di SharePoint con Dynamics 365, vi mostreremo esattamente come potete farlo. E' importante notare che se avete delle applicazioni model-driven in Dynamics 365 e avete SharePoint Online, dovete assicurarvi che il sito sia sullo stesso inquilino Office 365 del vostro Dynamics 365.
Iniziare aprendo Dynamics e andando su Settings (un'icona a forma di ruota dentata in alto a destra), poi Impostazioni avanzate. Se non riuscite a trovare questa sezione, confermate che l'utente con cui siete collegati ha i diritti di amministratore.
Poi si deve passare attraverso il Configurare l'integrazione SharePoint basata su server wizard, che funziona sia per SharePoint Online e On-Premises. L'integrazione CRM/SharePoint può anche connettersi a più siti SharePoint, ma tutti devono essere sia on-premise che online.
Quando finisci la procedura guidata, torna alla schermata di gestione dei documenti e seleziona quali entità devono essere abilitate per le cartelle SharePoint. Inoltre, dovresti definire la struttura della cartella, per la quale hai 3 opzioni di base. Può essere "Non basata su entità", "Basata su entità - Account", o "Basata su entità - Contatto". Per saperne di più sulla struttura delle cartelle, controlla il Da non dimenticare... sezione sottostante.
Una volta che l'integrazione è in corso, è possibile accedere ad ogni documento sia dal lato Dynamics 365 che dal lato SharePoint. La posizione su SharePoint dipende da ciò che si è scelto durante la configurazione.
Da non dimenticare quando si abilita l'integrazione Dynamics 365 con SharePoint
A questo punto, hai l'integrazione in diretta e sembra che tu abbia portato a termine il tuo lavoro. Tuttavia, ci sono ancora due aspetti da considerare, i permessi e la struttura delle cartelle.
Si tratta di significative limitazioni di integrazione Dynamics 365 SharePoint, ma ci sono correzioni rapide e sicure:
1 - Permessi
Il problema: Con l'integrazione standard, tutti potranno vedere tutti i documenti sul lato SharePoint. L'integrazione ignora i privilegi impostati sul lato Dynamics e, per questo motivo, può essere pericolosa.
La soluzione: Utilizzo di CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator è possibile replicare automaticamente tutti i privilegi di Dynamics su SharePoint. Poiché viene eseguito in background, i permessi sono sempre corretti, anche se i privilegi cambiano, se si rimuovono o si aggiungono membri del team da gruppi, o si effettua qualsiasi altra modifica rilevante.
2 - Struttura delle cartelle
Il problema: La struttura delle cartelle di integrazione Dynamics 365 SharePoint
si ottiene è una cartella per ogni account o contatto e poi i documenti vanno sotto di essa.
La soluzione: Se questo non ti soddisfa, c'è anche un add-on che puoi usare. L'add-on funzionerà solo se avete il file CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator app di cui sopra. Il componente aggiuntivo si chiama SharePoint Structure Creator. Oltre a permettere di costruire la struttura delle cartelle come si vuole, ha un altro vantaggio significativo: permette di evitare di raggiungere il limite di autorizzazioni unico impostato da Microsoft.
Alcune fonti online citano ulteriori limitazioni dell'integrazione di Dynamics CRM SharePoint, dicendo che non è possibile memorizzare file più grandi di 50 MB in SharePoint.
Questo non è più il caso delle versioni attuali di Dynamics 365. Attualmente, la dimensione massima per i file allegati agli articoli della lista è ora di 250 MB (fonte).
Da asporto
Potete dare un enorme impulso alla vostra produttività aziendale abilitando l'integrazione di Dynamics SharePoint. Gli utenti non dovranno più andare in giro a cercare i file di cui hanno bisogno. Al contrario, tutto sarà collegato e tutto il vostro team avrà accesso senza sforzo.
L'integrazione è facile da attivare e utilizzando gli strumenti di Connecting Software è possibile risolvere il problema dei permessi e della struttura dell'integrazione out-of-the-box Microsoft di Dynamics e SharePoint.
Parla con i nostri esperti se volete vedere come tutto questo può funzionare insieme. Saranno più che felici di rispondere a tutte le vostre domande o di mostrarvi su chiamata rapida come tutto questo può influire su di voi e sulla vostra organizzazione.
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Informazioni sull'autor
Da Ana Netotechnical consulente presso Connecting Software.
"Lavoro in Connecting Software come consulente tecnico. Sono un ingegnere del software dal 1997 e amo le soluzioni di integrazione che rendono la vita più facile.
Avete domande o commenti? Mi piacerebbe avere il vostro feedback".