Impostazione dell'integrazione SharePoint in Dynamics 365

In Dynamics 365 Customer Engagement è inclusa un'integrazione nativa, basata su server, con SharePoint. Una volta configurata, gli utenti possono accedere ai documenti da un record di Dynamics 365, mentre i file effettivi vengono archiviati in SharePoint anziché in Dataverse.

Per un ambiente online tipico di tipo Dynamics 365 e SharePoint, la configurazione prevede cinque fasi principali:

1. Abilita l'integrazione SharePoint basata su server
2. Collega il tuo sito SharePoint
3. Abilitare la gestione dei documenti per le tabelle Dynamics 365 richieste
4. Scegli la struttura delle cartelle SharePoint
5. Verificare l'integrazione sia da Dynamics 365 che da SharePoint

La configurazione in sé è relativamente semplice. L'aspetto che richiede maggiore attenzione è la sicurezza.

I modelli Dynamics 365 e SharePoint hanno modelli di autorizzazione distinti. L'integrazione nativa non fa sì che le autorizzazioni sui documenti SharePoint seguano automaticamente l'accesso ai record Dynamics 365. Se si desidera che l'accesso ai documenti segua il record Dynamics 365 corrispondente, è necessario gestirlo separatamente.

Articolo pubblicato per la prima volta nell'agosto 2020 e aggiornato l'ultima volta nel settembre 2026.

L'integrazione nativa collega le app Dynamics 365 per il coinvolgimento dei clienti, come quelle dedicate alle vendite e all'assistenza clienti, con la gestione dei documenti SharePoint.

Gli utenti possono aprire l'area Documenti di un account, un contatto, un'opportunità, un caso o un'altra tabella abilitata e gestire i documenti associati a quel record. I file sono archiviati nella tabella SharePoint, dove è possibile utilizzare le funzionalità di SharePoint quali la cronologia delle versioni, la collaborazione e i metadati dei documenti.

Ciò porta a una semplice ripartizione delle responsabilità:

• Dynamics 365: la documentazione aziendale e la sua correlazione con la posizione del documento
• SharePoint: il documento stesso e le funzionalità di gestione dei documenti di SharePoint

Un'eccezione importante riguarda gli allegati. Le note e gli allegati e-mail già archiviati in Dataverse non vengono trasferiti automaticamente in SharePoint semplicemente attivando l'integrazione. La migrazione di tali elementi richiede una procedura o una soluzione separata.

Prima di avviare la procedura guidata di configurazione, è opportuno prendere alcune decisioni.

Per SharePoint Online, l’ambiente Dynamics 365 e il sito SharePoint devono trovarsi nello stesso tenant di Microsoft 365. Microsoft verifica questa condizione durante la configurazione del sito SharePoint.

Saranno inoltre necessarie le autorizzazioni amministrative appropriate in Dynamics 365 e SharePoint. Microsoft indica attualmente che per configurare la gestione dei documenti sono necessarie le autorizzazioni di Amministratore di sistema o equivalenti, mentre per abilitare l'integrazione con SharePoint sono necessarie le autorizzazioni di Amministratore globale.

Il sito SharePoint che desideri utilizzare dovrebbe già esistere.

Non attivate la gestione dei documenti ovunque solo perché è possibile farlo.

Tra i candidati tipici figurano:

• Conti
• Contatti
• Opportunità
• Casi
• Citazioni
• Progetti o tabelle personalizzate

Partire dalle tabelle che richiedono effettivamente dei documenti rende la struttura SharePoint risultante più facile da comprendere e gestire.

Prima di progettare la struttura del SharePoint, poniti una domanda:

Se qualcuno perde l'accesso a un record Dynamics 365, dovrebbe perdere anche l'accesso ai relativi documenti?

Se la risposta è sì, le autorizzazioni non possono essere una questione secondaria. Torneremo su questo argomento dopo la configurazione.

Il percorso più chiaro al momento è quello che passa attraverso il Centro di amministrazione di Power Platform.

Vai a:

Gestisci → Ambienti
(seleziona il tuo ambiente)
Impostazioni → Integrazione → Impostazioni di gestione dei documenti

Selezionare Abilita l'integrazione SharePoint basata su server.

Si aprirà la procedura guidata che ti aiuterà ad abilitare la connessione. La documentazione attuale di Microsoft segue questo percorso nel Centro di amministrazione di Power Platform.

L'integrazione basata su server è l'approccio attualmente adottato da Microsoft per la gestione dei documenti SharePoint nelle app basate su modelli Dynamics 365 e Dataverse.

La procedura guidata chiede dove si trovano i tuoi siti SharePoint.

Per un'implementazione standard di Microsoft 365, selezionare Online.

Inserisci l'URL del sito SharePoint che desideri che Dynamics 365 utilizzi, ad esempio:

https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite

Dynamics 365 verifica la validità dell'URL. Nel caso di SharePoint Online, verifica inoltre che il sito appartenga allo stesso tenant di Microsoft 365.

Se la convalida non va a buon fine, controlla innanzitutto gli aspetti fondamentali:

• L'URL è corretto?
• Il sito esiste?
• L'amministratore può accedervi?
• Il sito SharePoint si trova nel tenant corretto?

L'integrazione è in grado di supportare più siti SharePoint, ma mantenere semplice la struttura iniziale di solito semplifica la gestione.

Una volta abilitata l'integrazione basata su server, tornare a Impostazioni di gestione dei documenti.

Selezionare le tabelle Dynamics 365 per le quali si desidera la gestione dei documenti SharePoint.

Ad esempio:

• Account
• Contatto
• Opportunità
• Caso
• Piombo

Microsoft consente di attivare la gestione dei documenti per tabelle specifiche, quindi non è necessario attivare tutto fin dal primo giorno.

Puoi tornare più tardi e aggiungere altre tabelle se le esigenze dovessero cambiare.

Successivamente, convalida l'URL SharePoint e scegli come Dynamics 365 debba organizzare le posizioni dei documenti.

La configurazione standard consente di scegliere se organizzare le posizioni dei documenti in base a una tabella principale selezionata, come Account oppure Contatto, oppure utilizzando una struttura più piatta. 

Una struttura basata su Account potrebbe portare a qualcosa di concettualmente simile a:

Account / Contoso / Contatti / John Smith

A ContattoUna struttura di questo tipo organizzerebbe invece i documenti principalmente in base al contatto.

Se non si seleziona una struttura a tabella principale, le cartelle dei record possono invece essere disposte una accanto all'altra in una struttura più piatta.

Dynamics aggiunge degli identificatori ai nomi delle cartelle per rendere univoche le posizioni dei documenti. Anche se potrebbero non sembrare particolarmente eleganti quando si naviga direttamente in SharePoint, impediscono che due record di Dynamics con nomi identici entrino in conflitto.

Prima di scegliere la struttura, rifletti su come gli utenti troveranno i documenti al di fuori di Dynamics 365. Un progetto che sembra accettabile con 50 conti potrebbe rivelarsi poco pratico quando se ne hanno 50.000.

Completa la procedura guidata e lascia che Dynamics 365 crei le posizioni dei documenti SharePoint necessarie.

Non fermarti quando la procedura guidata segnala che l'operazione è andata a buon fine.

Apri un record Dynamics 365 relativo a una delle tabelle che hai abilitato e vai a Documentazione.

Carica un documento di prova.

Verificare che:

• è disponibile l'area "Documenti";
• il file viene caricato correttamente;
• il documento è archiviato in SharePoint;
• È stata creata la cartella SharePoint prevista.

A questo punto, vai direttamente alla sezione SharePoint e individua lo stesso documento. La guida alla configurazione del blog sul software CRM utilizza questa procedura come metodo di verifica di base.

In un ambiente di produzione, tuttavia, è opportuno aggiungere un ulteriore test, effettuandolo con utenti rappresentativi e non solo con gli amministratori.

Utilizza, ad esempio:

• un detentore del record;
• un utente con accesso tramite un team;
• un utente con diritti di sola lettura;
• un utente che non dovrebbe avere accesso al record.

Verificare l'accesso sia tramite Dynamics 365 che tramite un collegamento diretto SharePoint.

Quel secondo test è importante perché mette in luce il principale limite dell'integrazione nativa.

I modelli Dynamics 365 e SharePoint non utilizzano un unico modello di autorizzazione.

Dynamics 365 e Dataverse possono determinare l'accesso ai record sulla base di fattori quali:

• ruoli di sicurezza;
• unità aziendali;
• registrazione della proprietà;
• i team dei proprietari e degli accessi;
• condivisione dei dati;
• sicurezza gerarchica.

SharePoint controlla separatamente l'accesso ai propri siti, alle librerie, alle cartelle e ai documenti.

L'integrazione nativa non sincronizza automaticamente questi due modelli di sicurezza. Questo è anche il problema segnalato dagli amministratori di Dynamics nella community Microsoft: un utente potrebbe potenzialmente accedere a un documento tramite SharePoint anche se le autorizzazioni Dynamics 365 di quell'utente non consentono più l'accesso al record associato.

Ad esempio, supponiamo che un account cambi proprietario e che un addetto alle vendite ne perda l'accesso in Dynamics 365.

Se quel venditore dispone ancora dell'autorizzazione SharePoint per la posizione del documento corrispondente, la modifica della proprietà Dynamics 365 non comporta di per sé la revoca dell'accesso SharePoint.

È possibile anche il problema opposto. Un utente potrebbe disporre dei permessi per il record Dynamics 365, ma ricevere un errore di accesso all'apertura dei relativi documenti poiché SharePoint non concede l'accesso necessario.

Ciò non significa che l'integrazione di Microsoft non funzioni correttamente. Significa semplicemente che le due piattaforme continuano ad avere sistemi di autorizzazione distinti.

Per un requisito di sicurezza semplice e stabile, l'automazione personalizzata può rappresentare un approccio ragionevole.

Ad esempio, potresti creare una regola che conceda al titolare di un’opportunità l’accesso alla cartella SharePoint corrispondente e che conceda l’accesso anche a un gruppo di vendita predefinito.

La difficoltà si presenta quando si cerca di riprodurre accesso effettivo Dynamics 365, piuttosto che una semplice regola.

La tua automazione potrebbe dover tenere conto di:

• cambiamenti nella proprietà;
• appartenenza alla squadra;
• la condivisione e la revoca della condivisione dei record;
• modifiche ai ruoli di sicurezza;
• modifiche alle unità aziendali;
• sia la revoca che la concessione dei permessi.

Un'implementazione personalizzata richiede inoltre la gestione degli errori, il monitoraggio e la riconciliazione. Se un processo di automazione va a buon fine nel concedere l'accesso ma fallisce in seguito, quando tale accesso dovrebbe essere revocato, l'utente potrebbe mantenere l'accesso al documento più a lungo del previsto.

Ecco perché i flussi personalizzati di Power Automate possono funzionare bene con modelli di autorizzazioni volutamente semplici, ma diventano notevolmente più difficili da gestire quando ci si aspetta che l'accesso SharePoint rispecchi costantemente la sicurezza Dynamics 365.

Per gli ambienti in cui tale allineamento è un requisito, CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator è progettato per replicare le modifiche di accesso pertinenti del documento Dynamics 365 nelle relative posizioni del documento SharePoint.

Un altro aspetto da considerare dal punto di vista architettonico è il numero di cartelle a cui vengono assegnati permessi specifici.

Un approccio consiste nel creare una cartella separata per ogni record Dynamics 365 e assegnare autorizzazioni univoche a tale cartella. Dal punto di vista tecnico, questa soluzione può funzionare. Su larga scala, tuttavia, richiede un’adeguata pianificazione.

SharePoint Online supporta fino a 50.000 ambiti di autorizzazione univoci per ogni elenco o libreria, e Microsoft raccomanda di mantenere il numero al di sotto di 5,000 per ottenere le migliori prestazioni.

Se prevedete di avere diverse migliaia di record Dynamics, evitate di dare per scontato che una cartella protetta in modo univoco per ogni record possa scalare all’infinito all’interno di una singola libreria.

Ove possibile:

• utilizzare le autorizzazioni ereditate;
• utilizzare i gruppi per creare insiemi stabili di utenti;
• suddividere i contenuti in librerie o siti laddove ciò sia giustificato dal punto di vista dell'architettura;
• stimare il numero di sedi protette in modo univoco prima della messa in funzione.

Se avete bisogno di una gerarchia SharePoint più strutturata rispetto a quella offerta dalla struttura standard Dynamics 365 di Microsoft per la localizzazione dei documenti, un approccio di provisioning come SharePoint Structure Creator è in grado di creare le cartelle e le librerie necessarie in modo coerente.

La struttura delle cartelle e i permessi sono decisioni progettuali correlate, ma risolvono problemi diversi. La creazione di una gerarchia migliore non basta di per sé ad allineare i permessi SharePoint con quelli Dynamics 365.

Prima di rendere disponibile l'integrazione agli utenti, assicurati che:

• il sito SharePoint collegato e la raccolta di documenti sono adeguati ai requisiti di riservatezza e collaborazione relativi ai documenti Dynamics 365;
• la struttura delle cartelle è stata approvata dalle parti interessate ed è stata verificata in base al numero previsto di account, contatti e documenti;
• sono stati testati utenti rappresentativi;
• È stato testato sia l'accesso diretto SharePoint sia l'accesso Dynamics 365;
• sono stati presi in considerazione i requisiti relativi alla conservazione, alla condivisione con soggetti esterni e ad altri aspetti di governance previsti dalla norma SharePoint;
• avete stabilito se l'accesso al documento SharePoint debba seguire l'accesso al record Dynamics 365;
• se è richiesto l'allineamento delle autorizzazioni, sono state testate sia la concessione che la revoca dell'accesso;
• Qualcuno si occupa del monitoraggio e della risoluzione dei problemi dopo la messa in produzione.