Opzetten van de SharePoint integratie in Dynamics 365

Ana Neto Technisch Laat een reactie achter

Als u op zoek bent naar een CRM / SharePoint integratie, en uw CRM is Dynamics 365 Customer Engagement, dan zult u blij zijn te weten dat Microsoft een integratie van SharePoint in Dynamics 365 beschikbaar. Deze integratie is populair geworden bij bedrijven die met het ecosysteem van Microsoft werken, omdat er veel voordelen aan verbonden zijn en het vrij eenvoudig is om het te laten werken.

Het eerste voordeel voor de meeste bedrijven is productiviteit - meer gebruikmaken van de functies voor documentbeheer en teamsamenwerking van SharePoint levert uitstekende resultaten op. Bovendien is de beschikbare opslagruimte in SharePoint veel groter dan die in Dynamics 365. U hoeft zich geen zorgen te maken dat uw D365 instance zonder opslagruimte komt te zitten, of over de stijgende kosten van meer opslagruimte!

Dynamics 365 integratie met SharePoint - een stap-voor-stap video-handleiding

Bent u klaar om D365 te integreren met SharePoint? Laten we beginnen!

In deze 6 minuten video handleiding over de integratie van SharePoint met Dynamics 365, laten we je precies zien hoe je dat kunt doen. Het is belangrijk om op te merken dat als je model-driven apps in Dynamics 365 hebt en je hebt SharePoint Online, dan moet je ervoor zorgen dat de site op dezelfde Office 365 tenant staat als je Dynamics 365.

Begin met Dynamics te openen en ga naar Instellingen (een tandwielicoontje rechtsboven), dan Geavanceerde instellingen. Als u deze sectie niet kunt vinden, controleer dan of de gebruiker waarmee u bent ingelogd beheerdersrechten heeft.

Dan moet je door de Server-gebaseerde SharePoint integratie configureren wizard, die zowel werkt voor SharePoint Online en On-Premises. De CRM/SharePoint-integratie kan zelfs verbinding maken met meerdere SharePoint-locaties, maar die moeten dan wel allemaal on-premise of online zijn.

Wanneer u klaar bent met de wizard, gaat u terug naar uw Document Management scherm en selecteert u welke entiteiten moeten worden ingeschakeld voor SharePoint mappen. U dient ook de mapstructuur te definiëren, waarvoor u 3 basisopties heeft. Deze kan zijn "Niet gebaseerd op entiteit", "Gebaseerd op entiteit - Account", of "Gebaseerd op entiteit - Contact". Voor meer over de mappenstructuur, zie de Niet te vergeten... sectie hieronder.

Zodra de integratie live is, hebt u toegang tot elk document zowel aan de Dynamics 365-zijde als aan de SharePoint-zijde. De locatie op SharePoint is afhankelijk van wat u tijdens de configuratie hebt gekozen.

Niet te vergeten wanneer u de Dynamics 365 integratie met SharePoint

Hoe een Dynamics 365 integratie met SharePoint op te zetten

Op dit punt heb je de integratie live en het lijkt erop dat je je taak volbracht hebt. Niettemin zijn er nog twee aspecten waar je naar moet kijken, de permissies en de mappenstructuur.

Dit zijn belangrijke Dynamics 365 SharePoint integratiebeperkingen, maar er zijn snelle en veilige oplossingen:

1 - Toestemmingen

Het probleem:  Met de standaard integratie zal iedereen alle documenten aan de SharePoint kant kunnen zien. De integratie negeert de rechten die u aan de Dynamics-kant hebt ingesteld, en kan om die reden gevaarlijk zijn.

De oplossing: Gebruik CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator kunt u alle Dynamics rechten automatisch repliceren naar SharePoint. Omdat het op de achtergrond draait, zijn de rechten altijd correct, zelfs als de rechten veranderen, als u teamleden uit groepen verwijdert of toevoegt, of een andere relevante wijziging doet.

Bescherm uw Dynamics-documenten in SharePoint - de oplossing

2 - Mapstructuur

Het probleem: De Dynamics 365 SharePoint integratie map structuur

krijg je een map per account of contact en daar gaan de documenten onder.

De oplossing: Als dit u niet bevalt, is er ook een add-on die u kunt gebruiken. De add-on zal alleen werken als u de CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator app hierboven vermeld. De add-on heet SharePoint Structure Creator. Behalve dat u de structuur van mappen kunt opbouwen zoals u dat wilt, heeft het nog een belangrijk voordeel: het stelt u in staat om de limiet voor unieke permissies die door Microsoft is ingesteld, niet te bereiken.

Sommige online bronnen vermelden verdere Dynamics CRM SharePoint integratie beperkingen, en zeggen dat u geen bestanden groter dan 50 MB in SharePoint kunt opslaan.

Dit is niet langer het geval voor de huidige versies van Dynamics 365. Momenteel is de maximumgrootte voor bestanden bij lijstitems 250 MB (bron).

Afhaal

U kunt de productiviteit van uw bedrijf een enorme impuls geven door de Dynamics SharePoint integratie in te schakelen. Gebruikers hoeven dan niet meer te zoeken naar de bestanden die ze nodig hebben. In plaats daarvan wordt alles gekoppeld en heeft uw hele team moeiteloos toegang.

De integratie is eenvoudig in te schakelen en met behulp van de tools van Connecting Software kunt u de permissies en structuur probleem van de out-of-the-box Microsoft integratie van Dynamics en SharePoint repareren.

Praat met onze experts als u wilt zien hoe dit allemaal samen kan werken. Zij zullen met plezier al uw vragen beantwoorden of u een demonstratie geven op snelle oproep hoe dit alles van invloed kan zijn op u en uw organisatie.

    Lees meer in onze laatste berichten


    Over de auteur

    Door Ana Neto, technisch adviseur bij Connecting Software.

    "Ik werk bij Connecting Software als technisch adviseur. Ik ben software engineer sinds 1997, en ik hou van integratie oplossingen die je leven makkelijker maken.

    Heeft u vragen of opmerkingen? Ik zou het leuk vinden om uw feedback te krijgen!"

    ana@connecting-software.com

    Geef een reactie

    Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *