Opzetten van de SharePoint integratie in Dynamics 365

Dynamics 365 Customer Engagement bevat een native, servergebaseerde integratie met SharePoint. Als deze is geconfigureerd, kunnen gebruikers documenten openen vanuit een Dynamics 365-record, terwijl de daadwerkelijke bestanden in SharePoint worden opgeslagen in plaats van in Dataverse.

Voor een standaard Dynamics 365- en SharePoint-onlineomgeving bestaat de installatie uit vijf hoofdstappen:

1. Servergebaseerde SharePoint-integratie inschakelen
2. Koppel uw SharePoint-site
3. Schakel documentbeheer in voor de vereiste Dynamics 365-tabellen
4. Kies de SharePoint-mapstructuur
5. Test de integratie vanuit zowel Dynamics 365 als SharePoint

De installatie zelf is relatief eenvoudig. Waar je wat meer aandacht aan moet besteden, is de beveiliging.

Dynamics 365 en SharePoint hebben afzonderlijke toestemmingsmodellen. Door de native integratie worden de documentrechten van SharePoint niet automatisch afgestemd op de toegang tot Dynamics 365-records. Als de toegang tot documenten moet worden afgestemd op het bijbehorende Dynamics 365-record, moet u dat apart regelen.

Dit artikel is voor het eerst gepubliceerd in augustus 2020 en voor het laatst bijgewerkt in september 2026.

De native integratie koppelt de Dynamics 365 Customer Engagement-apps, zoals Verkoop en Klantenservice, aan het SharePoint-documentbeheer.

Gebruikers kunnen het gedeelte ‘Documenten’ van een account, contactpersoon, verkoopkans, case of een andere ingeschakelde tabel openen en werken met documenten die aan dat record zijn gekoppeld. De bestanden zelf worden opgeslagen in SharePoint, waar u gebruik kunt maken van de mogelijkheden van SharePoint, zoals versiegeschiedenis, samenwerking en metagegevens van documenten.

Hierdoor ontstaat een duidelijke verdeling van de verantwoordelijkheden:

• Dynamics 365: het bedrijfsdossier en de relatie daarvan met de locatie van het document
• SharePoint: het document zelf en de functies voor documentbeheer van SharePoint

Een belangrijke uitzondering vormen bijlagen. Notities en e-mailbijlagen die al in Dataverse zijn opgeslagen, worden niet automatisch naar SharePoint verplaatst alleen omdat u de integratie inschakelt. Voor de migratie daarvan is een afzonderlijk proces of een aparte oplossing nodig.

Er zijn een paar keuzes die je het beste kunt maken voordat je de installatiewizard opent.

Voor SharePoint Online moeten uw Dynamics 365-omgeving en uw SharePoint-site zich in dezelfde Microsoft 365-tenant bevinden. Microsoft controleert dit wanneer u de SharePoint-site configureert.

Je hebt ook de juiste beheerdersrechten nodig in Dynamics 365 en SharePoint. Microsoft vermeldt momenteel dat je de rechten van ‘Systeembeheerder’ of gelijkwaardige rechten nodig hebt voor het configureren van documentbeheer, en de rechten van ‘Globaal beheerder’ voor het inschakelen van de SharePoint-integratie.

De SharePoint-site die u wilt gebruiken, moet al bestaan.

Schakel documentbeheer niet overal in, alleen maar omdat het kan.

Typische kandidaten zijn onder meer:

• Rekeningen
• Contacten
• Kansen
• Zaken
• Citaten
• Projecten of aangepaste tabellen

Door te beginnen met de tabellen waarvoor daadwerkelijk documenten nodig zijn, wordt de resulterende SharePoint-structuur begrijpelijker en beter beheersbaar.

Stel jezelf één vraag voordat je de SharePoint-structuur ontwerpt:

Als iemand de toegang tot een Dynamics 365-record verliest, moet hij of zij dan ook de toegang tot de bijbehorende documenten verliezen?

Als het antwoord ja is, mogen machtigingen niet als bijzaak worden beschouwd. We komen hier na de installatie op terug.

De duidelijkste manier om dit nu te doen, is via het Power Platform-beheercentrum.

Ga naar:

Beheren → Omgevingen
(kies je omgeving)
Instellingen → Integratie → Instellingen voor documentbeheer

Selecteer Servergebaseerde SharePoint-integratie inschakelen.

De wizard wordt geopend en helpt u bij het inschakelen van de verbinding. In de huidige documentatie van Microsoft wordt deze route via het Power Platform-beheercentrum gebruikt.

Servergebaseerde integratie is de huidige aanpak van Microsoft voor SharePoint-documentbeheer voor Dynamics 365- en Dataverse-modelgestuurde apps.

De wizard vraagt waar je SharePoint-locaties zich bevinden.

Voor een standaardimplementatie van Microsoft 365 kiest u Online.

Voer de URL in van de SharePoint-site die Dynamics 365 moet gebruiken, bijvoorbeeld:

https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite

Dynamics 365 controleert de URL. Bij SharePoint Online wordt bovendien gecontroleerd of de site tot dezelfde Microsoft 365-tenant behoort.

Als de validatie mislukt, controleer dan eerst de basiszaken:

• Is de URL correct?
• Bestaat de website?
• Heeft de beheerder hier toegang toe?
• Bevindt de SharePoint-site zich in de juiste tenant?

De integratie ondersteunt meerdere SharePoint-locaties, maar door het oorspronkelijke ontwerp eenvoudig te houden, wordt het beheer doorgaans eenvoudiger.

Zodra de servergebaseerde integratie is ingeschakeld, ga je terug naar Instellingen voor documentbeheer.

Selecteer de Dynamics 365-tabellen waarvoor u documentbeheer via SharePoint wilt gebruiken.

Bijvoorbeeld:

• Account
• Neem contact op met
• Kans
• Zaak
• Lood

Met Microsoft kun je documentbeheer voor specifieke tabellen inschakelen, dus het is niet nodig om vanaf dag één alles in te schakelen.

Je kunt later terugkomen en andere tabellen toevoegen als de vereisten veranderen.

Controleer vervolgens je SharePoint-URL en bepaal hoe Dynamics 365 de locaties van de documenten moet indelen.

In de standaardconfiguratie kunt u kiezen of u de locaties van documenten wilt structureren rond een geselecteerde bovenliggende tabel, zoals Account of Neem contact op met, of door een vlakkere structuur te gebruiken. 

Een structuur gebaseerd op Account zou kunnen leiden tot iets dat conceptueel vergelijkbaar is met:

Accounts / Contoso / Contactpersonen / John Smith

A Neem contact op metBij een op contactpersonen gebaseerde structuur zouden de documenten in de eerste plaats rond de contactpersoon worden geordend.

Als u geen bovenliggende tabelstructuur selecteert, kunnen de recordmappen in plaats daarvan naast elkaar worden geplaatst in een vlakkere indeling.

Dynamics voegt identificatiecodes toe aan mapnamen om de locaties van documenten uniek te maken. Dit ziet er misschien niet bepaald elegant uit wanneer je rechtstreeks door SharePoint bladert, maar het voorkomt dat twee Dynamics-records met identieke namen met elkaar in conflict komen.

Bedenk, voordat je de structuur kiest, hoe gebruikers documenten buiten Dynamics 365 zullen vinden. Een ontwerp dat er met 50 rekeningen nog acceptabel uitziet, kan onhandig worden als er 50.000 zijn.

Voltooi de wizard en laat Dynamics 365 de benodigde SharePoint-documentlocaties aanmaken.

Stop niet zodra de wizard aangeeft dat de bewerking is geslaagd.

Maak een Dynamics 365-record aan voor een van de tabellen die u hebt ingeschakeld en ga naar Documenten.

Upload een testdocument.

Controleer of:

• het gedeelte ‘Documenten’ is beschikbaar;
• het bestand is succesvol geüpload;
• het document is opgeslagen in SharePoint;
• De verwachte map SharePoint is aangemaakt.

Ga dan direct naar SharePoint en zoek daar hetzelfde document op. In de installatiehandleiding van de CRM Software Blog wordt dit als standaardcontroleprocedure gebruikt.

Voor een productieomgeving moet je echter nog een test toevoegen: test met representatieve gebruikers, niet alleen met beheerders.

Gebruik bijvoorbeeld:

• een recordhouder;
• een gebruiker die via een team toegang heeft;
• een gebruiker met alleen-lezenrechten;
• een gebruiker die geen toegang tot het record zou mogen hebben.

Test de toegang via zowel Dynamics 365 als een directe SharePoint-verbinding.

Die tweede test is belangrijk omdat deze de grootste beperking van de native integratie aan het licht brengt.

Dynamics 365 en SharePoint maken geen gebruik van één uniform autorisatiemodel.

Dynamics 365 en Dataverse kunnen de toegang tot records bepalen aan de hand van factoren zoals:

• beveiligingsrollen;
• bedrijfsonderdelen;
• eigendom vastleggen;
• eigenaar en toegangsteams;
• het delen van gegevens;
• beveiliging op basis van hiërarchie.

SharePoint regelt de toegang tot zijn websites, bibliotheken, mappen en documenten afzonderlijk.

De native integratie zorgt niet automatisch voor synchronisatie tussen deze twee beveiligingsmodellen. Dit is ook het probleem dat door Dynamics-beheerders in de Microsoft-community aan de orde is gesteld: een gebruiker kan mogelijk via SharePoint toegang krijgen tot een document, ook al geven de Dynamics 365-machtigingen van die gebruiker geen toegang meer tot het bijbehorende record.

Stel bijvoorbeeld dat een account van eigenaar verandert en een verkoper daardoor geen toegang meer heeft tot dat account in Dynamics 365.

Als die verkoper nog steeds de SharePoint-toegangsrechten heeft voor de betreffende documentlocatie, leidt het wijzigen van het Dynamics 365-eigendom op zich niet tot het intrekken van de SharePoint-toegang.

Het omgekeerde probleem kan ook voorkomen. Het kan zijn dat een gebruiker wel toestemming heeft voor het Dynamics 365-record, maar een toegangsfout krijgt bij het openen van de bijbehorende documenten, omdat SharePoint niet de benodigde toegang verleent.

Dit betekent niet dat de integratie van Microsoft niet goed werkt. Het betekent dat de twee platforms afzonderlijke autorisatiesystemen blijven.

Voor een eenvoudige en stabiele beveiligingsbehoefte kan maatwerkoplossing een redelijke aanpak zijn.

Je kunt bijvoorbeeld een regel instellen die de eigenaar van een Opportunity toegang verleent tot de bijbehorende map SharePoint en tevens toegang verleent aan een vooraf gedefinieerde verkoopgroep.

De moeilijkheid doet zich voor wanneer je probeert het te reproduceren effectieve Dynamics 365-toegang, in plaats van één simpele regel.

Uw automatisering moet mogelijk rekening houden met:

• veranderingen in de eigendomsverhoudingen;
• teamlidmaatschap;
• het delen en ongedaan maken van het delen van records;
• wijzigingen in beveiligingsrollen;
• wijzigingen in de bedrijfsonderdelen;
• zowel het intrekken als het verlenen van toestemming.

Een op maat gemaakte implementatie vereist ook foutafhandeling, monitoring en afstemming. Als een automatiseringsproces wel slaagt bij het verlenen van toegang, maar later mislukt wanneer die toegang moet worden ingetrokken, kan de gebruiker langer dan bedoeld toegang tot het document behouden.

Daarom kunnen op maat gemaakte Power Automate-flows goed werken voor bewust eenvoudig gehouden machtigingsmodellen, maar worden ze aanzienlijk moeilijker te onderhouden wanneer van SharePoint-toegang wordt verwacht dat deze voortdurend de beveiliging van Dynamics 365 weerspiegelt.

Voor omgevingen waarin die afstemming een vereiste is, CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator is bedoeld om de betreffende wijzigingen in de toegang tot Dynamics 365 door te voeren in de bijbehorende documentlocaties van SharePoint.

Een ander architecturaal aandachtspunt is hoeveel mappen hun eigen machtigingen krijgen.

Een mogelijke aanpak is om voor elk Dynamics 365-record een aparte map aan te maken en aan die map unieke toegangsrechten toe te wijzen. Technisch gezien is dat haalbaar. Op grote schaal vereist dit echter een goede planning.

SharePoint Online ondersteunt maximaal 50.000 unieke machtigingsbereiken per lijst of bibliotheek, en Microsoft raadt aan om het aantal onder de 5,000 voor optimale prestaties.

Als u rekening houdt met vele duizenden Dynamics-records, ga er dan niet vanuit dat één uniek beveiligde map per record binnen één bibliotheek oneindig schaalbaar is.

Waar mogelijk:

• gebruik overgenomen machtigingen;
• gebruik groepen voor vaste groepen gebruikers;
• inhoud onderverdelen in bibliotheken of sites wanneer dat vanuit architectonisch oogpunt zinvol is;
• Maak een schatting van het aantal locaties met unieke beveiliging voordat het systeem in gebruik wordt genomen.

Als je een meer gestructureerde SharePoint-hiërarchie nodig hebt dan de standaard Dynamics 365-structuur voor documentlocaties van Microsoft biedt, kun je kiezen voor een provisioning-aanpak zoals SharePoint Structure Creator kan de benodigde mappen en bibliotheken op een consistente manier aanmaken.

Mappenstructuur en machtigingen zijn verwante ontwerpbeslissingen, maar ze bieden een oplossing voor verschillende problemen. Het creëren van een betere hiërarchie zorgt op zichzelf nog niet voor afstemming tussen de machtigingen van SharePoint en Dynamics 365.

Controleer, voordat je de integratie voor gebruikers vrijgeeft, of:

• de gekoppelde SharePoint-site en documentbibliotheek voldoen aan de vereisten inzake vertrouwelijkheid en samenwerking voor de Dynamics 365-documenten;
• de mappenstructuur is goedgekeurd door de belanghebbenden en is getoetst aan het verwachte aantal accounts, contactpersonen en documenten;
• er zijn representatieve gebruikers getest;
• zowel de directe toegang via SharePoint als de toegang via Dynamics 365 zijn getest;
• er is rekening gehouden met bewaartermijnen, het delen van gegevens met derden en andere SharePoint-governancevereisten;
• u hebt bepaald of de toegang tot het document SharePoint moet volgen op de toegang tot het record Dynamics 365;
• als toestemming moet worden afgestemd, zijn zowel het verlenen als het intrekken van toegang getest;
• iemand is verantwoordelijk voor het toezicht en het oplossen van problemen na de ingebruikname.