Настройка интеграции SharePoint в Dynamics 365

В Dynamics 365 Customer Engagement предусмотрена встроенная серверная интеграция с SharePoint. После настройки этой интеграции пользователи могут получать доступ к документам из записи Dynamics 365, при этом сами файлы хранятся в SharePoint, а не в Dataverse.

Для типичной среды Online с конфигурацией Dynamics 365 и SharePoint настройка состоит из пяти основных этапов:

1. Включить серверную интеграцию SharePoint
2. Подключите свой сайт SharePoint
3. Включить управление документами для необходимых таблиц Dynamics 365
4. Выберите структуру папок SharePoint
5. Проведите тестирование интеграции как с Dynamics 365, так и с SharePoint

Сама настройка довольно проста. А вот вопрос безопасности требует более тщательного подхода.

Модели Dynamics 365 и SharePoint имеют отдельные модели разрешений. Нативная интеграция не приводит к тому, что права доступа к документам в SharePoint автоматически повторяют права доступа к записям в Dynamics 365. Если доступ к документам должен соответствовать доступу к соответствующим записям в Dynamics 365, это необходимо настроить отдельно.

Статья впервые опубликована в августе 2020 года и в последний раз обновлена в сентябре 2026 года.

Встроенная интеграция связывает приложения Dynamics 365 для взаимодействия с клиентами, такие как «Продажи» и «Обслуживание клиентов», с системой управления документами SharePoint.

Пользователи могут открыть раздел «Документы» в записи «Учетная запись», «Контакт», «Возможность», «Запрос» или другой таблице, для которой включена эта функция, и работать с документами, связанными с этой записью. Сами файлы хранятся в таблице SharePoint, где можно использовать такие возможности этой таблицы, как история версий, совместная работа и метаданные документов.

Таким образом, получается простое распределение обязанностей:

• Dynamics 365: учетные данные предприятия и их связь с местонахождением документа
• SharePoint: сам документ и функции управления документами SharePoint

Одним из важных исключений являются вложения. Заметки и вложения электронной почты, уже хранящиеся в Dataverse, не перемещаются в SharePoint автоматически только потому, что вы включили интеграцию. Для их переноса требуется отдельный процесс или решение.

Перед запуском мастера настройки стоит принять несколько решений.

Для работы SharePoint Online ваша среда Dynamics 365 и сайт SharePoint должны находиться в одном арендаторе Microsoft 365. Microsoft проверяет это при настройке сайта SharePoint.

Кроме того, вам потребуются соответствующие административные права доступа в системах Dynamics 365 и SharePoint. В настоящее время в документации Microsoft указано, что для настройки системы управления документами требуются права системного администратора или эквивалентные им, а для включения интеграции с SharePoint — права глобального администратора.

Сайт SharePoint, который вы хотите использовать, должен уже существовать.

Не стоит внедрять систему управления документами повсеместно только потому, что это возможно.

К типичным кандидатам относятся:

• Счета
• Контакты
• Возможности
• Случаи
• Цитаты
• Проекты или пользовательские таблицы

Если начать с тех таблиц, для которых действительно требуются документы, то получившаяся структура SharePoint станет более понятной и управляемой.

Прежде чем приступить к проектированию схемы SharePoint, задайте себе один вопрос:

Если кто-то лишится доступа к записи Dynamics 365, должен ли он также лишиться доступа к связанным с ней документам?

Если ответ «да», то вопрос о правах доступа нельзя оставлять на потом. Мы вернёмся к этому после настройки.

На данный момент наиболее понятный способ — через центр администрирования Power Platform.

Перейти к:

Управление → Среды
(выберите свою среду)
Настройки → Интеграция → Настройки управления документами

Выберите Включить серверную интеграцию SharePoint.

Откроется мастер, который поможет вам настроить подключение. В текущей документации Microsoft используется именно этот способ через центр администрирования Power Platform.

Серверная интеграция — это текущий подход компании Microsoft к управлению документами SharePoint для приложений Dynamics 365 и Dataverse, основанных на моделях.

Мастер запрашивает, где расположены ваши объекты SharePoint.

Для стандартного развертывания Microsoft 365 выберите Онлайн.

Введите URL-адрес сайта SharePoint, который должен использоваться в Dynamics 365, например:

https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite

Dynamics 365 проверяет URL-адрес. В случае SharePoint Online также проверяется, принадлежит ли сайт тому же арендатору Microsoft 365.

Если проверка завершилась неудачно, сначала проверьте основные моменты:

• URL-адрес указан правильно?
• Этот сайт существует?
• Может ли администратор получить к нему доступ?
• Находится ли сайт SharePoint в нужном арендаторе?

Данная интеграция может поддерживать несколько площадок SharePoint, однако простота исходной архитектуры, как правило, облегчает администрирование.

После включения интеграции на стороне сервера вернитесь к Настройки управления документами.

Выберите таблицы Dynamics 365, для которых требуется управление документами SharePoint.

Например:

• Учетная запись
• Контакт
• Возможность
• Дело
• Свинец

Microsoft позволяет включить управление документами только для определенных таблиц, поэтому нет необходимости активировать эту функцию для всех таблиц с самого начала.

Вы можете вернуться позже и добавить другие таблицы, если требования изменятся.

Далее проверьте URL-адрес SharePoint и выберите, как Dynamics 365 должен организовать расположение документов.

В стандартной конфигурации вам предоставляется возможность выбора: организовать расположение документов на основе выбранной родительской таблицы, например Учетная запись или Контакт, либо с использованием более плоской структуры. 

Структура, основанная на Учетная запись может привести к результату, концептуально схожему с:

Учетные записи / Contoso / Контакты / Джон Смит

A КонтактВ структуре, основанной на этом принципе, документы будут группироваться в первую очередь по контактам.

Если не выбрать структуру с родительскими таблицами, папки с записями могут располагаться рядом друг с другом в более плоской структуре.

Dynamics добавляет идентификаторы к именам папок, чтобы обеспечить уникальность расположения документов. При прямом просмотре SharePoint они могут выглядеть не слишком элегантно, но позволяют избежать конфликтов между двумя записями Dynamics с одинаковыми именами.

Прежде чем выбирать структуру, подумайте о том, как пользователи будут находить документы за пределами Dynamics 365. Дизайн, который выглядит приемлемо при 50 счетах, может оказаться неудобным, когда их число достигнет 50 000.

Завершите работу мастера и позвольте Dynamics 365 создать необходимые места хранения документов SharePoint.

Не останавливайтесь, даже если мастер сообщит об успешном завершении.

Создайте запись Dynamics 365 для одной из таблиц, которые вы включили, и перейдите в Документы.

Загрузите тестовый документ.

Убедитесь, что:

• доступен раздел «Документы»;
• файл успешно загружен;
• документ хранится в таблице SharePoint;
• Была создана ожидаемая папка «SharePoint».

Затем перейдите непосредственно в раздел SharePoint и найдите тот же документ. В пошаговом руководстве по настройке, опубликованном в блоге CRM Software Blog, это используется в качестве основной процедуры проверки.

Однако в производственной среде следует добавить ещё один тест — провести тестирование с участием типичных пользователей, а не только администраторов.

Используйте, например:

• владелец рекорда;
• пользователь, имеющий доступ через команду;
• пользователь с правами только на чтение;
• пользователь, у которого не должно быть доступа к этой записи.

Проведите тестирование доступа как через канал Dynamics 365, так и через прямой канал SharePoint.

Этот второй тест важен тем, что он выявляет самое серьёзное ограничение встроенной интеграции.

В системах Dynamics 365 и SharePoint не используется единая модель авторизации.

Dynamics 365 и Dataverse могут определять доступ к записям с учетом таких факторов, как:

• роли безопасности;
• подразделения;
• регистрация права собственности;
• команды владельцев и доступа;
• обмен записями;
• безопасность иерархии.

SharePoint осуществляет отдельное управление доступом к своим сайтам, библиотекам, папкам и документам.

Встроенная интеграция не обеспечивает автоматическую синхронизацию этих двух моделей безопасности. Именно эту проблему поднимают администраторы Dynamics в сообществе Microsoft: пользователь потенциально может получить доступ к документу через SharePoint, даже если его права доступа в Dynamics 365 больше не позволяют ему просматривать соответствующую запись.

Например, предположим, что у счета сменился владелец и продавец утратил к нему доступ в системе Dynamics 365.

Если у этого продавца по-прежнему имеется право доступа SharePoint к соответствующему хранилищу документов, то изменение владельца (Dynamics 365) само по себе не приводит к отзыву права доступа SharePoint.

Возможна и обратная ситуация. Пользователь может иметь права доступа к записи Dynamics 365, но при попытке открыть связанные с ней документы получать ошибку доступа, поскольку запись SharePoint не предоставляет необходимых прав доступа.

Это не означает, что интеграция Microsoft работает некорректно. Это означает, что обе платформы по-прежнему используют отдельные системы авторизации.

Если речь идет о простых и стабильных требованиях к безопасности, разумным решением может стать индивидуальная автоматизация.

Например, вы можете создать правило, которое предоставляет владельцу «Возможности» доступ к соответствующей папке SharePoint, а также предоставляет доступ заранее определённой группе продаж.

Сложность возникает, когда вы пытаетесь воспроизвести эффективный доступ Dynamics 365, а не одно простое правило.

В вашей системе автоматизации, возможно, потребуется учесть следующее:

• изменения в структуре собственности;
• членство в команде;
• записи, доступ к которым открыт и закрыт;
• изменения ролей безопасности;
• изменения в структуре бизнес-подразделений;
• как отмена, так и предоставление прав доступа.

Пользовательская реализация также требует обработки ошибок, мониторинга и сверки данных. Если автоматизированный процесс успешно предоставил доступ, но впоследствии не смог его отозвать, пользователь может сохранить доступ к документу дольше, чем предполагалось.

Именно поэтому настраиваемые потоки Power Automate могут хорошо работать в случае намеренно упрощённых моделей прав доступа, но их поддержка значительно усложняется, когда требуется, чтобы доступ SharePoint постоянно соответствовал требованиям безопасности Dynamics 365.

Для сред, в которых такое выравнивание является обязательным требованием, CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator предназначена для копирования соответствующих изменений доступа в документе Dynamics 365 в соответствующие места хранения документа SharePoint.

Еще один аспект, который следует учитывать при проектировании, — это количество папок, для которых устанавливаются собственные права доступа.

Один из подходов заключается в том, чтобы создать отдельную папку для каждой записи Dynamics 365 и назначить этой папке уникальные права доступа. С технической точки зрения это может сработать. Однако при масштабном внедрении такой подход требует тщательного планирования.

SharePoint Online поддерживает до 50 000 уникальных областей разрешений на каждый список или библиотеку, и компания Microsoft рекомендует не превышать это число 5,000 для обеспечения максимальной производительности.

Если вы ожидаете появления многих тысяч записей Dynamics, не стоит полагать, что одна папка с уникальной защитой на каждую запись будет бесконечно масштабироваться в пределах одной библиотеки.

По возможности:

• использовать унаследованные права доступа;
• используйте группы для формирования постоянных групп пользователей;
• разделять контент на библиотеки или сайты, если это оправдано с точки зрения архитектуры;
• Перед запуском системы в эксплуатацию необходимо оценить количество уникальных защищенных локаций.

Если вам требуется более структурированная иерархия SharePoint, чем та, которую предоставляет стандартная структура расположения документов Microsoft Dynamics 365, можно использовать такой подход к настройке, как SharePoint Structure Creator может последовательно создавать необходимые папки и библиотеки.

Структура папок и права доступа — это взаимосвязанные проектные решения, но они решают разные задачи. Создание более эффективной иерархии само по себе не приводит к согласованию прав доступа SharePoint с Dynamics 365.

Перед тем как предоставить интеграцию пользователям, убедитесь, что:

• подключенный сайт SharePoint и библиотека документов соответствуют требованиям к уровню секретности и совместной работе с документами Dynamics 365;
• структура папок одобрена заинтересованными сторонами и проверена на соответствие ожидаемому количеству учетных записей, контактов и документов;
• были протестированы типичные пользователи;
• Был протестирован как прямой доступ к SharePoint, так и доступ к Dynamics 365;
• были учтены требования по хранению, передаче данных третьим сторонам и другие требования к управлению в соответствии с SharePoint;
• вы определили, должен ли доступ к документу SharePoint следовать за доступом к записи Dynamics 365;
• если требуется согласование прав доступа, были протестированы как предоставление, так и отзыв доступа;
• кто-то отвечает за мониторинг и устранение неполадок после ввода в эксплуатацию.