Configurando la integración del SharePoint en el Dynamics 365

Se incluye una integración nativa y basada en servidor de SharePoint en Dynamics 365 Customer Engagement. Una vez configurada, los usuarios pueden acceder a los documentos desde un registro de Dynamics 365, mientras que los archivos propiamente dichos se almacenan en SharePoint en lugar de en Dataverse.

En un entorno en línea típico de Dynamics 365 y SharePoint, la configuración consta de cinco pasos principales:

1. Habilitar la integración SharePoint basada en servidor
2. Conecta tu sitio SharePoint
3. Activar la gestión de documentos para las tablas Dynamics 365 necesarias
4. Selecciona la estructura de carpetas SharePoint
5. Prueba la integración tanto desde Dynamics 365 como desde SharePoint

La configuración en sí es relativamente sencilla. Lo que requiere más reflexión es la seguridad.

Los modelos Dynamics 365 y SharePoint tienen modelos de permisos independientes. La integración nativa no hace que los permisos de los documentos SharePoint sigan automáticamente el acceso a los registros Dynamics 365. Si se desea que el acceso a los documentos siga el registro Dynamics 365 correspondiente, es necesario configurarlo por separado.

Artículo publicado por primera vez en agosto de 2020 y actualizado por última vez en septiembre de 2026.

La integración nativa conecta las aplicaciones de interacción con el cliente de Dynamics 365, como las de ventas y atención al cliente, con la gestión documental de SharePoint.

Los usuarios pueden abrir la sección «Documentos» de una cuenta, un contacto, una oportunidad, un caso u otra tabla habilitada, y trabajar con los documentos asociados a ese registro. Los archivos se almacenan en SharePoint, donde se pueden utilizar las funciones de SharePoint, como el historial de versiones, la colaboración y los metadatos de los documentos.

Esto da lugar a una sencilla distribución de responsabilidades:

• Dynamics 365: el registro empresarial y su relación con la ubicación del documento
• SharePoint: el propio documento y las funciones de gestión documental de SharePoint

Una excepción importante son los archivos adjuntos. Las notas y los archivos adjuntos de correo electrónico que ya están almacenados en Dataverse no se trasladan automáticamente a SharePoint por el mero hecho de habilitar la integración. La migración de dichos archivos requiere un proceso o una solución independientes.

Hay algunas decisiones que conviene tomar antes de abrir el asistente de configuración.

Para SharePoint Online, tu entorno Dynamics 365 y tu sitio SharePoint deben estar en el mismo inquilino de Microsoft 365. Microsoft comprueba esto cuando configuras el sitio SharePoint.

También necesitarás los permisos administrativos adecuados en Dynamics 365 y SharePoint. Actualmente, Microsoft indica que se requieren permisos de «Administrador del sistema» o equivalentes para configurar la gestión de documentos, y permisos de «Administrador global» para habilitar la integración con SharePoint.

El sitio SharePoint que quieres utilizar ya debería existir.

No actives la gestión de documentos en todas partes solo porque puedas hacerlo.

Entre los candidatos típicos se encuentran:

• Cuentas
• Contactos
• Oportunidades
• Casos
• Citas
• Proyectos o tablas personalizadas

Empezar por las tablas que realmente necesitan documentos hace que la estructura SharePoint resultante sea más fácil de entender y gestionar.

Hazte una pregunta antes de diseñar la estructura SharePoint:

Si alguien pierde el acceso a un registro Dynamics 365, ¿debería perder también el acceso a sus documentos?

Si la respuesta es sí, los permisos no pueden dejarse para más adelante. Volveremos sobre este tema una vez finalizada la configuración.

La vía más clara en estos momentos es a través del centro de administración de Power Platform.

Ir a:

Gestionar → Entornos
(selecciona tu entorno)
Configuración → Integración → Configuración de la gestión de documentos

Seleccione Habilitar la integración SharePoint basada en servidor.

Se abrirá el asistente, que te guiará a lo largo del proceso para habilitar la conexión. La documentación actual de Microsoft utiliza esta ruta del centro de administración de Power Platform.

La integración basada en servidor es el enfoque actual de Microsoft para la gestión de documentos SharePoint en las aplicaciones basadas en modelos Dynamics 365 y Dataverse.

El asistente te pregunta dónde se encuentran tus sitios SharePoint.

Para una implementación estándar de Microsoft 365, selecciona En línea.

Introduce la URL del sitio SharePoint que quieres que utilice Dynamics 365; por ejemplo:

https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite

Dynamics 365 valida la URL. En el caso de SharePoint Online, también comprueba que el sitio pertenezca al mismo inquilino de Microsoft 365.

Si la validación falla, comprueba primero los aspectos básicos:

• ¿Es correcta la URL?
• ¿Existe esa página web?
• ¿Puede acceder a ello el administrador?
• ¿Se encuentra el sitio SharePoint en el inquilino correcto?

La integración admite múltiples sitios SharePoint, pero mantener la sencillez del diseño inicial suele facilitar la administración.

Una vez habilitada la integración basada en servidor, vuelve a Configuración de la gestión de documentos.

Selecciona las tablas Dynamics 365 para las que deseas aplicar la gestión de documentos SharePoint.

Por ejemplo:

• Cuenta
• Contáctenos
• Oportunidad
• Caso
• Plomo

Microsoft te permite activar la gestión de documentos para tablas concretas, por lo que no es necesario activarla para todo desde el primer día.

Puedes volver más tarde y añadir otras tablas si cambian los requisitos.

A continuación, valida tu URL SharePoint y elige cómo debe organizar Dynamics 365 las ubicaciones de los documentos.

La configuración estándar te permite elegir entre estructurar las ubicaciones de los documentos en torno a una tabla principal seleccionada, como Cuenta o Contáctenos, o bien utilizando una estructura más plana. 

Una estructura basada en Cuenta podría dar lugar a algo conceptualmente similar a:

Cuentas / Contoso / Contactos / John Smith

A ContáctenosUna estructura basada en esto organizaría los documentos principalmente en torno al contacto.

Si no seleccionas una estructura de tablas principales, las carpetas de registros pueden situarse unas junto a otras en una disposición más plana.

Dynamics añade identificadores a los nombres de las carpetas para que las ubicaciones de los documentos sean únicas. Puede que no resulten especialmente elegantes al navegar directamente por SharePoint, pero evitan que se produzcan conflictos entre dos registros de Dynamics con nombres idénticos.

Antes de elegir la estructura, piensa en cómo encontrarán los usuarios los documentos fuera de Dynamics 365. Un diseño que parezca aceptable con 50 cuentas puede resultar poco práctico cuando haya 50 000.

Sigue los pasos del asistente y deja que Dynamics 365 cree las ubicaciones de documentos SharePoint necesarias.

No te detengas cuando el asistente indique que la operación se ha realizado con éxito.

Abre un registro Dynamics 365 correspondiente a una de las tablas que has habilitado y ve a Documentos.

Sube un documento de prueba.

Comprueba que:

• está disponible la sección «Documentos»;
• el archivo se ha subido correctamente;
• el documento se almacena en SharePoint;
• Se ha creado la carpeta SharePoint prevista.

A continuación, ve directamente a SharePoint y busca el mismo documento. La guía paso a paso de configuración del blog de CRM Software utiliza esto como procedimiento básico de verificación.

Sin embargo, en un entorno de producción, añade una prueba más: realiza pruebas con usuarios representativos, no solo con administradores.

Utiliza, por ejemplo:

• un poseedor de un récord;
• un usuario con acceso a través de un equipo;
• un usuario con derechos de solo lectura;
• un usuario que no debería tener acceso al registro.

Comprueba el acceso tanto a través de Dynamics 365 como de un enlace directo SharePoint.

Esa segunda prueba es importante porque pone de manifiesto la mayor limitación de la integración nativa.

Dynamics 365 y SharePoint no utilizan un modelo de autorización único.

Dynamics 365 y Dataverse pueden determinar el acceso a los registros basándose en factores como:

• roles de seguridad;
• unidades de negocio;
• titularidad del registro;
• equipos de propietarios y de acceso;
• intercambio de registros;
• Seguridad jerárquica.

SharePoint controla de forma independiente el acceso a sus sitios web, bibliotecas, carpetas y documentos.

La integración nativa no sincroniza automáticamente estos dos modelos de seguridad. Este es también el problema planteado por los administradores de Dynamics en la comunidad de Microsoft: un usuario podría acceder a un documento a través de SharePoint aunque sus permisos de Dynamics 365 ya no le permitan acceder al registro asociado.

Por ejemplo, supongamos que una cuenta cambia de titular y un comercial pierde el acceso a ella en Dynamics 365.

Si ese comercial sigue teniendo el permiso SharePoint para la ubicación del documento correspondiente, el hecho de cambiar la titularidad Dynamics 365 no suprime por sí solo el acceso SharePoint.

También puede darse el problema contrario. Es posible que un usuario tenga permiso para acceder al registro Dynamics 365, pero que reciba un error de acceso al abrir sus documentos porque el registro SharePoint no le concede el acceso necesario.

Esto no significa que la integración de Microsoft no funcione correctamente. Significa que las dos plataformas siguen siendo sistemas de autorización independientes.

Para un requisito de seguridad sencillo y estable, la automatización a medida puede ser una solución razonable.

Por ejemplo, podrías crear una regla que conceda al titular de una oportunidad acceso a la carpeta SharePoint correspondiente y que también conceda acceso a un grupo de ventas predefinido.

La dificultad surge cuando intentas reproducir acceso efectivo Dynamics 365, en lugar de una simple norma.

Es posible que tu sistema de automatización tenga que tener en cuenta lo siguiente:

• cambios en la titularidad;
• pertenencia al equipo;
• los registros que se comparten y los que no se comparten;
• cambios en los roles de seguridad;
• cambios en las unidades de negocio;
• tanto la retirada de permisos como la concesión de los mismos.

Una implementación personalizada también requiere la gestión de errores, la supervisión y la conciliación. Si un proceso de automatización se ejecuta correctamente al conceder el acceso, pero falla posteriormente a la hora de revocar dicho acceso, el usuario podría conservar el acceso al documento durante más tiempo del previsto.

Por eso, los flujos personalizados de Power Automate pueden funcionar bien con modelos de permisos deliberadamente sencillos, pero su mantenimiento se complica considerablemente cuando se espera que el acceso SharePoint refleje continuamente la seguridad de Dynamics 365.

En entornos en los que esa alineación sea un requisito, CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator está diseñado para replicar los cambios de acceso pertinentes del documento Dynamics 365 en las ubicaciones de los documentos SharePoint relacionados.

Otra cuestión relacionada con la estructura es cuántas carpetas tienen sus propios permisos.

Una posibilidad es crear una carpeta independiente para cada registro Dynamics 365 y asignar permisos exclusivos a dicha carpeta. Técnicamente, eso puede funcionar. Sin embargo, a gran escala, requiere una planificación previa.

SharePoint Online admite hasta 50 000 ámbitos de permisos únicos por lista o biblioteca, y Microsoft recomienda mantener esa cifra por debajo de 5,000 para obtener el mejor rendimiento.

Si prevés que habrá muchos miles de registros de Dynamics, no des por sentado que una carpeta protegida de forma exclusiva por registro se podrá ampliar indefinidamente dentro de una misma biblioteca.

Siempre que sea posible:

• utilizar los permisos heredados;
• utiliza grupos para crear conjuntos estables de usuarios;
• separar el contenido en bibliotecas o sitios web cuando ello tenga sentido desde el punto de vista arquitectónico;
• Calcular el número de ubicaciones protegidas de forma única antes de la puesta en marcha.

Si necesitas una jerarquía SharePoint más estructurada que la que ofrece la estructura estándar de ubicación de documentos Dynamics 365 de Microsoft, un enfoque de aprovisionamiento como, por ejemplo, SharePoint Structure Creator puede crear las carpetas y bibliotecas necesarias de forma sistemática.

La estructura de carpetas y los permisos son decisiones de diseño relacionadas, pero resuelven problemas distintos. Crear una jerarquía mejor no basta por sí sola para armonizar los permisos de SharePoint con los de Dynamics 365.

Antes de poner la integración a disposición de los usuarios, comprueba que:

• el sitio SharePoint y la biblioteca de documentos asociados se ajustan a los requisitos de confidencialidad y colaboración de los documentos Dynamics 365;
• la estructura de carpetas cuenta con la aprobación de las partes interesadas y se ha validado para el número previsto de cuentas, contactos y documentos;
• Se han realizado pruebas con usuarios representativos;
• Se ha probado el acceso directo a SharePoint, así como el acceso a Dynamics 365;
• Se han tenido en cuenta los requisitos de conservación, divulgación externa y otros requisitos de gobernanza del SharePoint;
• ha decidido si el acceso al documento SharePoint debe realizarse tras el acceso al registro Dynamics 365;
• si es necesario ajustar los permisos, se han probado tanto la concesión como la retirada del acceso;
• Alguien se encarga de la supervisión y la resolución de problemas tras la puesta en marcha.