Configurando la integración del SharePoint en el Dynamics 365

Ana Neto Técnico Deje un comentario

Si está buscando una integración CRM / SharePoint, y su CRM es Dynamics 365 Customer Engagement, se alegrará de saber que Microsoft tiene un integración nativa de SharePoint en Dynamics 365 disponible. Esta integración se ha hecho popular entre las empresas que trabajan con el ecosistema de Microsoft porque hay muchos beneficios y hacer que funcione es bastante sencillo.

La primera ventaja para la mayoría de las empresas es la productividad: el aumento del uso de las funciones de gestión de documentos y colaboración en equipo del SharePoint da excelentes resultados. Además, el espacio de almacenamiento disponible en SharePoint es mucho mayor que el de Dynamics 365. No tendrá que preocuparse de que su instancia de D365 se quede sin almacenamiento ni de los costes crecientes de más espacio de almacenamiento.

Integración del Dynamics 365 con el SharePoint - un video tutorial paso a paso

¿Está preparado para integrar D365 con SharePoint? ¡Empecemos!

En este 6 minutos de video tutorial al integrar el SharePoint con el Dynamics 365, le mostraremos exactamente cómo puede hacerlo. Es importante tener en cuenta que si tienes aplicaciones basadas en modelos en Dynamics 365 y tienes SharePoint en línea, necesitas asegurarte de que el sitio está en el mismo inquilino de Office 365 que tu Dynamics 365.

Comienza abriendo Dinámica y yendo a Ajustes (un icono de rueda dentada en la parte superior derecha), luego Configuración avanzada. Si no encuentra esta sección, confirme que el usuario con el que ha iniciado la sesión tiene derechos de administrador.

Entonces tienes que pasar por el Configurar la integración de SharePoint basada en el servidor que funciona tanto para SharePoint En línea y En las instalaciones. La integración CRM/SharePoint puede incluso conectarse a múltiples sitios SharePoint, pero todos ellos tienen que estar o bien en las instalaciones o bien en línea.

Cuando termine el asistente, vuelva a la pantalla de Gestión Documental y seleccione las entidades que deben estar habilitadas para las carpetas del SharePoint. Además, deberá definir la estructura de las carpetas, para lo cual dispone de 3 opciones básicas. Puede ser "No basada en entidad", "Basada en entidad - Cuenta", o "Basada en entidad - Contacto". Para más información sobre la estructura de carpetas, consulte la página No hay que olvidar... sección de abajo.

Una vez que la integración está en vivo, puedes acceder a cada documento tanto desde el lado Dynamics 365 como desde el lado SharePoint. La ubicación en el SharePoint depende de lo que hayas elegido durante la configuración.

No hay que olvidar que al activar la integración del Dynamics 365 con el SharePoint

Cómo configurar una integración de Dynamics 365 con SharePoint

En este punto, tienes la integración en vivo y parece que has completado tu trabajo. Sin embargo, todavía hay dos aspectos que debes mirar, los permisos y la estructura de la carpeta.

Estas son limitaciones significativas de la integración de Dynamics 365 SharePoint, pero hay soluciones rápidas y seguras:

1 - Permisos

El problema:  Con la integración estándar, todo el mundo podrá ver todos los documentos en el lado SharePoint. La integración ignora los privilegios que has establecido en el lado de la dinámica, y, por esa razón, puede ser peligroso.

La solución: Usando CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator puedes replicar automáticamente todos los privilegios de Dynamics a SharePoint. Como se ejecuta en segundo plano, los permisos son siempre correctos, incluso si los privilegios cambian, si eliminas o añades miembros del equipo de los grupos, o haces cualquier otro cambio relevante.

Proteja sus documentos de Dynamics en SharePoint - la solución

2 - Estructura de las carpetas

El problema: La estructura de la carpeta de integración Dynamics 365 SharePoint

que obtienes es una carpeta por cuenta o contacto y luego los documentos van debajo de ella.

La solución: Si esto no te conviene, también hay un complemento que puedes utilizar. El complemento sólo funcionará si tienes el CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator aplicación mencionada anteriormente. La aplicación se llama SharePoint Structure Creator. Además de permitirte construir la estructura de carpetas como quieras, tiene otra ventaja significativa: te permite evitar alcanzar el límite de permisos únicos establecido por Microsoft.

Algunas fuentes en línea mencionan otras limitaciones de la integración de Dynamics CRM SharePoint, diciendo que no se pueden almacenar archivos más grandes de 50 MB en SharePoint.

Este ya no es el caso de las versiones actuales del Dynamics 365. Actualmente, el tamaño máximo de los archivos adjuntos a los elementos de la lista es ahora de 250 MB (fuente).

Takeaway

Puede dar un tremendo impulso a la productividad de su empresa al permitir la integración de Dynamics SharePoint. Los usuarios ya no necesitarán ir por ahí buscando los archivos que necesitan. En su lugar, todo estará enlazado, y todo su equipo tendrá acceso sin esfuerzo.

La integración es fácil de habilitar y usando las herramientas de Connecting Software se puede arreglar el problema de los permisos y la estructura de la integración de Microsoft de Dynamics y SharePoint.

Habla con nuestros expertos si quieres ver cómo todo esto puede funcionar en conjunto. Estarán más que felices de responder cualquier pregunta que tengas o mostrarte en llamada rápida cómo todo esto puede afectarle a usted y a su organización.

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    Sobre el autor

    Por Ana Netotechnical asesor en Connecting Software.

    "Trabajo en el Connecting Software como asesor técnico. Soy ingeniero de software desde 1997, y me encantan las soluciones de integración que facilitan la vida.

    ¿Tiene alguna pregunta o comentario? ¡Me encantaría tener sus comentarios!"

    ana@connecting-software.com

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