Configuração da integração do SharePoint no Dynamics 365

O Dynamics 365 Customer Engagement inclui uma integração nativa com o SharePoint, baseada no servidor. Quando esta integração estiver configurada, os utilizadores podem aceder a documentos a partir de um registo do Dynamics 365, mantendo os ficheiros propriamente ditos armazenados no SharePoint, em vez de no Dataverse.

Num ambiente Online típico com Dynamics 365 e SharePoint, a configuração envolve cinco passos principais:

1. Ativar a integração SharePoint baseada no servidor
2. Ligue o seu site SharePoint
3. Ativar a gestão de documentos para as tabelas Dynamics 365 necessárias
4. Escolha a estrutura de pastas SharePoint
5. Teste a integração tanto a partir do Dynamics 365 como do SharePoint

A configuração em si é relativamente simples. A parte que requer mais atenção é a segurança.

O Dynamics 365 e o SharePoint têm modelos de autorização distintos. A integração nativa não faz com que as permissões dos documentos SharePoint sigam automaticamente o acesso aos registos Dynamics 365. Se for necessário que o acesso aos documentos siga o registo Dynamics 365 correspondente, terá de tratar dessa questão separadamente.

Artigo publicado pela primeira vez em agosto de 2020 e atualizado pela última vez em setembro de 2026.

A integração nativa liga as aplicações de interação com o cliente do Dynamics 365, tais como Vendas e Apoio ao Cliente, à gestão de documentos do SharePoint.

Os utilizadores podem aceder à área «Documentos» de uma Conta, Contacto, Oportunidade, Caso ou outra tabela ativada e trabalhar com os documentos associados a esse registo. Os próprios ficheiros são armazenados na tabela SharePoint, onde é possível utilizar funcionalidades da SharePoint, tais como o histórico de versões, a colaboração e os metadados dos documentos.

Isto cria uma divisão simples de responsabilidades:

• Dynamics 365: o registo empresarial e a sua relação com a localização do documento
• SharePoint: o próprio documento e as funcionalidades de gestão de documentos do SharePoint

Uma exceção importante são os anexos. As notas e os anexos de e-mail já armazenados no Dataverse não são transferidos automaticamente para o SharePoint só porque se ativa a integração. A migração desses elementos requer um processo ou uma solução separada.

Vale a pena tomar algumas decisões antes de abrir o assistente de configuração.

Para o SharePoint Online, o seu ambiente Dynamics 365 e o site SharePoint têm de estar no mesmo inquilino do Microsoft 365. A Microsoft verifica isso quando configura o site SharePoint.

Também irá necessitar das permissões administrativas adequadas no Dynamics 365 e no SharePoint. Atualmente, a Microsoft indica que são necessárias permissões de Administrador do Sistema ou equivalentes para configurar a gestão de documentos e permissões de Administrador Global para ativar a integração com o SharePoint.

O site SharePoint que pretende utilizar já deve existir.

Não implemente a gestão de documentos em todos os locais só porque é possível fazê-lo.

Entre os candidatos típicos contam-se:

• Contas
• Contatos
• Oportunidades
• Casos
• Citações
• Projetos ou tabelas personalizadas

Começar pelas tabelas que realmente necessitam de documentos torna a estrutura SharePoint resultante mais fácil de compreender e gerir.

Faça uma pergunta antes de conceber a estrutura do SharePoint:

Se alguém perder o acesso a um registo Dynamics 365, deverá também perder o acesso aos documentos associados a esse registo?

Se a resposta for sim, as permissões não podem ser deixadas para o fim. Voltaremos a este assunto após a configuração.

Atualmente, o caminho mais claro é através do Centro de Administração da Power Platform.

Ir para:

Gerir → Ambientes
(selecione o seu ambiente)
Definições → Integração → Definições de gestão de documentos

Selecionar Ativar a integração SharePoint baseada no servidor.

O assistente irá abrir-se e guiá-lo-á ao longo do processo de ativação da ligação. A documentação atual da Microsoft utiliza este procedimento do Centro de Administração da Power Platform.

A integração baseada em servidor é a abordagem atual da Microsoft à gestão de documentos SharePoint para aplicações orientadas por modelos Dynamics 365 e Dataverse.

O assistente pergunta onde se encontram os seus sites SharePoint.

Para uma implementação padrão do Microsoft 365, selecione Online.

Introduza o URL do site SharePoint que pretende que o Dynamics 365 utilize, por exemplo:

https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite

O Dynamics 365 valida o URL. No caso do SharePoint Online, verifica também se o site pertence ao mesmo inquilino do Microsoft 365.

Se a validação falhar, verifique primeiro os aspetos básicos:

• A URL está correta?
• Esse site existe?
• O administrador pode aceder a isso?
• O site SharePoint encontra-se no inquilino correto?

A integração pode suportar vários locais SharePoint, mas manter o projeto inicial simples facilita, normalmente, a administração.

Depois de ativar a integração baseada no servidor, volte a Definições de gestão de documentos.

Selecione as tabelas Dynamics 365 para as quais pretende utilizar a gestão de documentos SharePoint.

Por exemplo:

• Conta
• Contato
• Oportunidade
• Caso
• Chumbo

A Microsoft permite ativar a gestão de documentos para tabelas específicas, pelo que não é necessário ativar tudo desde o primeiro dia.

Pode voltar mais tarde e adicionar outras tabelas, caso os requisitos venham a mudar.

Em seguida, valide o seu URL SharePoint e escolha a forma como o Dynamics 365 deve organizar as localizações dos documentos.

A configuração padrão permite-lhe escolher entre estruturar as localizações dos documentos em torno de uma tabela-pai selecionada, como Conta ou Contato, ou recorrendo a uma estrutura mais horizontal. 

Uma estrutura baseada em Conta pode resultar em algo conceptualmente semelhante a:

Contas / Contoso / Contactos / John Smith

A ContatoUma estrutura baseada nisso organizaria os documentos principalmente em torno do Contacto.

Se não selecionar uma estrutura de tabela-pai, as pastas de registos podem, em vez disso, ser dispostas lado a lado, numa estrutura mais plana.

O Dynamics adiciona identificadores aos nomes das pastas para tornar as localizações dos documentos únicas. Podem não parecer particularmente elegantes quando se navega diretamente no SharePoint, mas evitam que dois registos do Dynamics com nomes idênticos entrem em conflito.

Pense em como os utilizadores irão encontrar documentos fora do Dynamics 365 antes de escolher a estrutura. Um design que pareça aceitável com 50 contas pode tornar-se pouco prático quando houver 50 000.

Conclua o assistente e deixe que o Dynamics 365 crie as localizações de documentos SharePoint necessárias.

Não pare quando o assistente indicar que a operação foi bem-sucedida.

Abra um registo Dynamics 365 para uma das tabelas que ativou e aceda a Documentos.

Carregue um documento de teste.

Confirme se:

• a área «Documentos» está disponível;
• o ficheiro é carregado com sucesso;
• o documento está armazenado em SharePoint;
• A pasta SharePoint prevista foi criada.

Em seguida, aceda diretamente ao SharePoint e procure o mesmo documento. O guia de configuração do Blog do Software CRM utiliza este procedimento como método básico de verificação.

No entanto, num ambiente de produção, é necessário adicionar mais um teste: realizar testes com utilizadores representativos, e não apenas com administradores.

Utilize, por exemplo:

• um detentor de um recorde;
• um utilizador com acesso através de uma equipa;
• um utilizador com acesso apenas de leitura;
• um utilizador que não deveria ter acesso ao registo.

Teste o acesso tanto através da ligação Dynamics 365 como da ligação direta SharePoint.

Esse segundo teste é importante porque revela a maior limitação da integração nativa.

O Dynamics 365 e o SharePoint não utilizam um modelo de autorização único.

O Dynamics 365 e o Dataverse podem determinar o acesso aos registos com base em fatores como:

• funções de segurança;
• unidades de negócio;
• registo de propriedade;
• equipas responsáveis e de acesso;
• partilha de registos;
• segurança hierárquica.

O SharePoint controla separadamente o acesso aos seus sites, bibliotecas, pastas e documentos.

A integração nativa não sincroniza automaticamente estes dois modelos de segurança. Esta é também a questão levantada pelos administradores do Dynamics na comunidade da Microsoft: um utilizador pode, potencialmente, aceder a um documento através do SharePoint, mesmo que as suas permissões no Dynamics 365 já não permitam o acesso ao registo associado.

Por exemplo, suponha que uma conta mude de titular e que um comercial perca o acesso à mesma no Dynamics 365.

Se esse vendedor ainda tiver a autorização SharePoint para a localização do documento em questão, a alteração da titularidade Dynamics 365, por si só, não retira o acesso SharePoint.

O problema inverso também é possível. Um utilizador pode ter permissão para aceder ao registo Dynamics 365, mas receber uma mensagem de erro de acesso ao abrir os seus documentos, porque o SharePoint não concede o acesso necessário.

Isto não significa que a integração da Microsoft não esteja a funcionar corretamente. Significa que as duas plataformas continuam a ser sistemas de autorização distintos.

Para um requisito de segurança simples e estável, a automação personalizada pode ser uma abordagem razoável.

Por exemplo, pode criar uma regra que conceda ao titular de uma Oportunidade acesso à pasta SharePoint correspondente e que também conceda acesso a um grupo de vendas predefinido.

A dificuldade surge quando se tenta reproduzir acesso efetivo Dynamics 365, em vez de uma regra simples.

A sua automação poderá ter de ter em conta:

• mudanças na propriedade;
• pertença à equipa;
• registos que estão a ser partilhados e aqueles que deixaram de ser partilhados;
• alterações nas funções de segurança;
• alterações nas unidades de negócio;
• revogação de autorizações, bem como concessão de autorizações.

Uma implementação personalizada também requer gestão de falhas, monitorização e reconciliação. Se um processo de automatização for bem-sucedido ao conceder acesso, mas falhar posteriormente quando esse acesso devesse ser revogado, o utilizador poderá manter o acesso ao documento por mais tempo do que o pretendido.

É por isso que os fluxos personalizados do Power Automate podem funcionar bem em modelos de permissões deliberadamente simples, mas tornam-se consideravelmente mais difíceis de manter quando se espera que o acesso SharePoint reflita continuamente a segurança Dynamics 365.

Para ambientes em que esse alinhamento é um requisito, CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator foi concebido para replicar as alterações de acesso relevantes do Dynamics 365 nas localizações dos documentos SharePoint associados.

Outra questão relacionada com a estrutura é o número de pastas que têm as suas próprias permissões.

Uma abordagem consiste em criar uma pasta separada para cada registo Dynamics 365 e atribuir permissões únicas a essa pasta. Tecnicamente, isso pode funcionar. Em grande escala, no entanto, requer um planeamento adequado.

O SharePoint Online suporta até 50 000 âmbitos de permissão únicos por lista ou biblioteca, e a Microsoft recomenda manter esse número abaixo de 5,000 para obter o melhor desempenho.

Se prevê que venha a ter muitos milhares de registos do Dynamics, evite partir do princípio de que uma pasta protegida de forma exclusiva por registo terá capacidade para crescer indefinidamente dentro de uma única biblioteca.

Sempre que possível:

• utilizar permissões herdadas;
• utilizar grupos para conjuntos estáveis de utilizadores;
• separar o conteúdo em bibliotecas ou sites, sempre que tal fizer sentido do ponto de vista arquitetónico;
• estimar o número de locais protegidos de forma exclusiva antes da entrada em funcionamento.

Se precisar de uma hierarquia SharePoint mais estruturada do que a oferecida pela estrutura padrão de localização de documentos Dynamics 365 da Microsoft, uma abordagem de aprovisionamento como, por exemplo, SharePoint Structure Creator pode criar as pastas e bibliotecas necessárias de forma consistente.

A estrutura de pastas e as permissões são decisões de conceção relacionadas, mas resolvem problemas diferentes. Criar uma hierarquia melhor não significa, por si só, que as permissões SharePoint fiquem alinhadas com as Dynamics 365.

Antes de disponibilizar a integração aos utilizadores, certifique-se de que:

• o site SharePoint e a biblioteca de documentos associados são adequados aos requisitos de confidencialidade e colaboração dos documentos Dynamics 365;
• a estrutura de pastas foi aprovada pelas partes interessadas e foi validada para o número previsto de contas, contactos e documentos;
• foram testados utilizadores representativos;
• Foi testado o acesso direto ao SharePoint, bem como o acesso ao Dynamics 365;
• foram tidos em conta os requisitos de retenção, partilha externa e outros requisitos de governação previstos na norma SharePoint;
• já decidiu se o acesso ao documento SharePoint deve seguir-se ao acesso ao registo Dynamics 365;
• caso seja necessário o alinhamento das permissões, foram testadas tanto a concessão como a revogação do acesso;
• Alguém é responsável pela monitorização e resolução de problemas após a entrada em funcionamento.