Configuração da integração do SharePoint no Dynamics 365

Ana Neto Técnico Deixe um Comentário

Se você está procurando por uma integração CRM / SharePoint, e seu CRM é Dynamics 365 Customer Engagement, você ficará feliz em saber que a Microsoft tem um integração nativa do SharePoint no Dynamics 365 disponível. Esta integração tornou-se popular nas empresas que trabalham com o ecossistema Microsoft porque há muitos benefícios e fazê-la funcionar é bastante simples.

O primeiro benefício para a maioria das empresas é a produtividade - aumentar a utilização das funcionalidades de gestão documental e colaboração de equipas do SharePoint traz excelentes resultados. Além disso, o espaço de armazenamento disponível no SharePoint é muito maior do que o do Dynamics 365. Você não precisará se preocupar com o esgotamento do seu D365 ou com os custos crescentes de mais espaço de armazenamento!

Integração do Dynamics 365 com o SharePoint -
um tutorial em vídeo passo a passo

Você está pronto para integrar D365 com SharePoint? Vamos começar!

Neste Tutorial em vídeo de 6 minutos Ao integrar o SharePoint com o Dynamics 365, mostrar-lhe-emos exactamente como o pode fazer. É importante notar que se você tem aplicações orientadas por modelos no Dynamics 365 e tem o SharePoint Online, você precisa ter certeza de que o site está no mesmo inquilino do Office 365 que o seu Dynamics 365.

Comece abrindo Dynamics e indo para Settings (um ícone de roda dentada no canto superior direito), depois Configurações avançadas. Se não conseguir encontrar esta secção, por favor confirme que o utilizador com o qual está ligado tem direitos de Administrador.

Então você tem que passar pelo Configurar a integração do SharePoint com base no servidor que funciona tanto para o SharePoint como para o SharePoint Online e No local. A integração CRM/SharePoint pode até ligar-se a vários sites SharePoint, mas todos eles têm de estar ou no local ou online.

Ao terminar o assistente, volte para a tela Administração de documentos e selecione quais entidades devem ser habilitadas para as pastas SharePoint. Além disso, o usuário deve definir a estrutura de pastas, para a qual deve dispor de 3 opções básicas. Pode ser "Não baseado em entidade", "Baseado em entidade - Conta" ou "Baseado em entidade - Contacto". Para mais informações sobre a estrutura de pastas, veja a Para não esquecer... secção abaixo.

Uma vez que a integração esteja ativa, você pode acessar cada documento tanto do lado do Dynamics 365 quanto do SharePoint. A localização no SharePoint depende do que você escolheu durante a configuração.

Para não esquecer quando ativar a integração do Dynamics 365 com o SharePoint

Como configurar uma integração do Dynamics 365 com o SharePoint

Neste momento, você tem a integração ao vivo e parece que completou o seu trabalho. No entanto, ainda há dois aspectos que você precisa olhar, as permissões e a estrutura de pastas.

Estas são limitações significativas de integração do Dynamics 365 SharePoint, mas existem correcções rápidas e seguras:

1 - Permissões

O problema:  Com a integração padrão, todos poderão ver todos os documentos no lado SharePoint. A integração ignora os privilégios que você estabeleceu no lado da Dinâmica e, por essa razão, pode ser perigosa.

A solução: Usando CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator você pode replicar automaticamente todos os privilégios da Dynamics para SharePoint. Como funciona em segundo plano, as permissões são sempre corretas, mesmo que os privilégios mudem, se você remover ou adicionar membros da equipe de grupos, ou se fizer qualquer outra alteração relevante.

Proteja os seus documentos Dinâmicos no SharePoint - a solução

2 - Estrutura da pasta

O problema: A estrutura de pastas de integração Dynamics 365 SharePoint

você recebe é uma pasta por conta ou contato e depois os documentos passam por baixo dela.

A solução: Se isto não lhe convém, há também um suplemento que pode usar. O add-on só funcionará se você tiver o CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator Aplicativo mencionado acima. O suplemento é chamado SharePoint Structure Creator. Além de permitir que você construa a estrutura de pastas como quiser, tem outra vantagem significativa: permite que você evite atingir o limite de permissões único estabelecido pela Microsoft.

Algumas fontes online mencionam outras limitações de integração do Dynamics CRM SharePoint, dizendo que você não pode armazenar arquivos maiores de 50 MB no SharePoint.

Este já não é o caso para as versões actuais do Dynamics 365. Atualmente, o tamanho máximo para arquivos anexados aos itens da lista é agora de 250 MB (fonte).

Takeaway

Você pode dar um tremendo impulso à produtividade do seu negócio ao permitir a integração do Dynamics SharePoint. Os usuários não precisarão mais procurar os arquivos de que precisam. Em vez disso, tudo estará interligado, e toda a sua equipa terá acesso sem esforço.

A integração é fácil de habilitar e usando as ferramentas do Connecting Software você pode corrigir os problemas de permissão e estrutura da integração out-of-the-box da Microsoft Dynamics e do SharePoint.

Fale com nossos peritos se quiseres ver como tudo isto pode funcionar em conjunto. Eles ficarão mais do que felizes em responder a quaisquer perguntas que você possa ter ou lhe mostrar sobre atendimento rápido como tudo isso pode afetar você e sua organização.

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    Sobre o autor

    Por Ana Neto,  technical conselheiro no Connecting Software.

    "Eu trabalho no Connecting Software como consultor técnico. Sou engenheiro de software desde 1997, e adoro soluções de integração que facilitam a sua vida.

    Você tem alguma pergunta ou comentário? Eu adoraria ter o seu feedback!"

    ana@connecting-software.com

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