Mise en place de l'intégration SharePoint dans Dynamics 365

Une intégration native entre SharePoint et Dynamics 365 Customer Engagement, basée sur le serveur, est incluse. Une fois configurée, elle permet aux utilisateurs d'accéder à des documents à partir d'un enregistrement Dynamics 365, tout en stockant les fichiers proprement dits dans SharePoint plutôt que dans Dataverse.

Pour un environnement en ligne Dynamics 365 et SharePoint classique, la configuration comporte cinq étapes principales :

1. Activer l'intégration SharePoint côté serveur
2. Connectez votre site SharePoint
3. Activer la gestion des documents pour les tables Dynamics 365 requises
4. Sélectionnez la structure de dossiers SharePoint
5. Testez l'intégration à partir des modèles Dynamics 365 et SharePoint

La configuration en elle-même est relativement simple. C’est la question de la sécurité qui nécessite davantage de réflexion.

Les modèles Dynamics 365 et SharePoint disposent de différents modèles d'autorisation. L'intégration native ne garantit pas automatiquement que les autorisations d'accès aux documents SharePoint suivent celles d'accès aux enregistrements Dynamics 365. Si l'accès aux documents doit suivre celui des enregistrements Dynamics 365 correspondants, vous devez configurer cette fonctionnalité séparément.

Article publié pour la première fois en août 2020 et mis à jour pour la dernière fois en septembre 2026.

L'intégration native relie les applications Dynamics 365 d'engagement client, telles que « Ventes » et « Service client », à la gestion documentaire SharePoint.

Les utilisateurs peuvent ouvrir la section « Documents » d'un compte, d'un contact, d'une opportunité, d'un dossier ou de toute autre table activée, et travailler sur les documents associés à cet enregistrement. Les fichiers sont stockés dans la table SharePoint, où vous pouvez utiliser les fonctionnalités de cette table, telles que l'historique des versions, la collaboration et les métadonnées des documents.

Cela permet d'établir une répartition claire des responsabilités :

• Dynamics 365 : le dossier commercial et son lien avec l'emplacement du document
• SharePoint : le document lui-même et les fonctionnalités de gestion documentaire de SharePoint

Les pièces jointes constituent toutefois une exception importante. Les notes et les pièces jointes aux e-mails déjà stockées dans Dataverse ne sont pas automatiquement transférées vers SharePoint simplement parce que vous activez l'intégration. Leur migration nécessite un processus ou une solution distincte.

Il est conseillé de prendre quelques décisions avant de lancer l'assistant d'installation.

Pour SharePoint Online, votre environnement Dynamics 365 et votre site SharePoint doivent se trouver dans le même locataire Microsoft 365. Microsoft vérifie cette condition lors de la configuration du site SharePoint.

Vous devrez également disposer des autorisations administratives appropriées dans Dynamics 365 et SharePoint. Microsoft indique actuellement que les autorisations d’administrateur système ou équivalentes sont nécessaires pour configurer la gestion des documents, et que les autorisations d’administrateur global sont requises pour activer l’intégration avec SharePoint.

Le site SharePoint que vous souhaitez utiliser doit déjà exister.

Ne mettez pas en place la gestion des documents partout simplement parce que vous en avez la possibilité.

Parmi les candidats types, on peut citer :

• Comptes
• Contacts
• Opportunités
• Cas
• Citations
• Projets ou tableaux personnalisés

En commençant par les tables qui nécessitent réellement des documents, la structure SharePoint qui en résulte est plus facile à comprendre et à gérer.

Posez-vous une question avant de concevoir la structure SharePoint :

Si une personne perd l'accès à une fiche Dynamics 365, doit-elle également perdre l'accès aux documents qui s'y rapportent ?

Si la réponse est oui, les autorisations ne peuvent pas être abordées après coup. Nous y reviendrons une fois la configuration terminée.

À l'heure actuelle, la méthode la plus simple consiste à passer par le centre d'administration de Power Platform.

Aller à :

Gérer → Environnements
(sélectionnez votre environnement)
Paramètres → Intégration → Paramètres de gestion des documents

Sélectionner Activer l'intégration SharePoint côté serveur.

L'assistant s'ouvrira et vous guidera tout au long de la procédure d'activation de la connexion. La documentation actuelle de Microsoft utilise cette procédure via le Centre d'administration de Power Platform.

L'intégration côté serveur est l'approche actuellement adoptée par Microsoft pour la gestion des documents SharePoint dans le cadre des applications pilotées par modèle Dynamics 365 et Dataverse.

L'assistant vous demande où se trouvent vos sites SharePoint.

Pour un déploiement standard de Microsoft 365, sélectionnez En ligne.

Saisissez l'URL du site SharePoint que vous souhaitez que Dynamics 365 utilise, par exemple :

https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite

Dynamics 365 valide l'URL. Pour SharePoint Online, il vérifie également que le site appartient au même locataire Microsoft 365.

Si la validation échoue, vérifiez d'abord les éléments de base :

• L'URL est-elle correcte ?
• Ce site existe-t-il ?
• L'administrateur peut-il y accéder ?
• Le site SharePoint se trouve-t-il dans le bon tenant ?

L'intégration peut prendre en charge plusieurs sites SharePoint, mais il est généralement plus facile de gérer le système si l'on opte pour une conception initiale simple.

Une fois l'intégration côté serveur activée, revenez à Paramètres de gestion des documents.

Sélectionnez les tables Dynamics 365 pour lesquelles vous souhaitez activer la gestion des documents SharePoint.

Par exemple :

• Compte
• Contactez
• Opportunité
• Cas
• Plomb

Microsoft vous permet d'activer la gestion des documents pour des tables spécifiques ; il n'est donc pas nécessaire de tout activer dès le départ.

Vous pourrez y revenir plus tard et ajouter d'autres tables si vos besoins évoluent.

Ensuite, validez votre URL SharePoint et choisissez la manière dont Dynamics 365 doit organiser l'emplacement des documents.

La configuration par défaut vous permet de choisir entre organiser les emplacements des documents autour d'une table parente sélectionnée, comme Compte ou Contactez, ou en adoptant une structure plus horizontale. 

Une structure fondée sur Compte pourrait aboutir à quelque chose de conceptuellement similaire à :

Comptes / Contoso / Contacts / John Smith

A ContactezUne structure de ce type organiserait plutôt les documents principalement autour du contact.

Si vous ne sélectionnez pas de structure de table parente, les dossiers d'enregistrements peuvent alors être placés les uns à côté des autres, selon une organisation plus horizontale.

Dynamics ajoute des identifiants aux noms de dossiers afin de garantir l'unicité des emplacements des documents. Ceux-ci peuvent ne pas paraître particulièrement élégants lorsqu'on parcourt directement SharePoint, mais ils permettent d'éviter tout conflit entre deux enregistrements Dynamics portant le même nom.

Avant de choisir la structure, réfléchissez à la manière dont les utilisateurs trouveront les documents en dehors de Dynamics 365. Une conception qui semble acceptable avec 50 comptes peut s'avérer peu pratique lorsqu'il y en a 50 000.

Suivez les étapes de l'assistant et laissez Dynamics 365 créer les emplacements de documents SharePoint requis.

Ne vous arrêtez pas lorsque l'assistant indique que l'opération a réussi.

Ouvrez un enregistrement Dynamics 365 pour l'une des tables que vous avez activées, puis accédez à Documents.

Téléchargez un document d'essai.

Vérifiez que :

• la section « Documents » est disponible ;
• le fichier a été téléchargé avec succès ;
• le document est stocké dans SharePoint ;
• Le dossier SharePoint attendu a été créé.

Rendez-vous ensuite directement à la section SharePoint et recherchez ce même document. Le guide de configuration du blog « CRM Software Blog » utilise cette procédure comme méthode de vérification de base.

Dans un environnement de production, il convient toutefois d'ajouter un test supplémentaire : effectuez-le avec des utilisateurs représentatifs, et pas uniquement avec des administrateurs.

Utilisez, par exemple :

• un détenteur de records ;
• un utilisateur disposant d'un accès via une équipe ;
• un utilisateur en lecture seule ;
• un utilisateur qui ne devrait pas avoir accès à cet enregistrement.

Tester l'accès via la liaison Dynamics 365 et via une liaison directe SharePoint.

Ce deuxième test est important car il met en évidence la principale limite de l'intégration native.

Les modules Dynamics 365 et SharePoint n'utilisent pas un modèle d'autorisation unique.

Dynamics 365 et Dataverse peuvent déterminer l'accès aux enregistrements en fonction de critères tels que :

• rôles de sécurité ;
• divisions ;
• enregistrer la propriété ;
• les équipes chargées de la gestion et de l'accès ;
• partage de données ;
• sécurité hiérarchique.

SharePoint gère de manière distincte l'accès à ses sites, bibliothèques, dossiers et documents.

L'intégration native ne synchronise pas automatiquement ces deux modèles de sécurité. C'est d'ailleurs le problème soulevé par les administrateurs Dynamics au sein de la communauté Microsoft : un utilisateur peut potentiellement accéder à un document via SharePoint même si ses autorisations Dynamics 365 ne lui permettent plus d'accéder à l'enregistrement associé.

Par exemple, supposons qu'un compte change de titulaire et qu'un commercial n'y ait plus accès dans Dynamics 365.

Si ce commercial dispose toujours d'une autorisation SharePoint pour l'emplacement du document correspondant, la modification de la propriété Dynamics 365 ne supprime pas en soi l'accès SharePoint.

Le problème inverse peut également se produire. Un utilisateur peut disposer d'une autorisation pour l'enregistrement Dynamics 365, mais rencontrer une erreur d'accès lors de l'ouverture de ses documents, car l'enregistrement SharePoint ne lui accorde pas l'accès nécessaire.

Cela ne signifie pas que l'intégration mise en place par Microsoft présente un dysfonctionnement. Cela signifie simplement que les deux plateformes continuent de disposer de systèmes d'autorisation distincts.

Pour répondre à un besoin de sécurité simple et stable, le recours à une automatisation sur mesure peut constituer une approche raisonnable.

Par exemple, vous pouvez créer une règle qui accorde au propriétaire d'une opportunité l'accès au dossier SharePoint correspondant, ainsi qu'à un groupe commercial prédéfini.

La difficulté apparaît lorsque vous essayez de reproduire accès Dynamics 365 effectif, plutôt qu’une simple règle.

Votre automatisation devra peut-être prendre en compte les éléments suivants :

• changements de propriété ;
• appartenance à une équipe ;
• les enregistrements dont l'accès a été partagé ou retiré ;
• modifications des rôles de sécurité ;
• changements au sein des unités opérationnelles ;
• la suppression des autorisations ainsi que l'octroi de celles-ci.

Une implémentation personnalisée nécessite également une gestion des échecs, une surveillance et un rapprochement. Si un processus automatisé aboutit lors de l'octroi d'un accès mais échoue par la suite lorsque cet accès doit être révoqué, l'utilisateur peut conserver l'accès au document plus longtemps que prévu.

C'est pourquoi les flux Power Automate personnalisés peuvent bien fonctionner pour des modèles d'autorisation délibérément simples, mais deviennent nettement plus difficiles à maintenir lorsque l'accès SharePoint doit refléter en permanence la sécurité Dynamics 365.

Dans les environnements où cet alignement est obligatoire, CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator est conçu pour reproduire les modifications d'accès pertinentes du document Dynamics 365 sur les emplacements des documents SharePoint associés.

Un autre aspect à prendre en compte au niveau de l'architecture est le nombre de dossiers bénéficiant de leurs propres droits d'accès.

Une approche consiste à créer un dossier distinct pour chaque enregistrement Dynamics 365 et à attribuer des droits d'accès uniques à ce dossier. Techniquement, cela peut fonctionner. À grande échelle, cependant, cela nécessite une bonne planification.

SharePoint Online prend en charge jusqu'à 50 000 périmètres d'autorisation uniques par liste ou bibliothèque, et Microsoft recommande de ne pas dépasser ce nombre 5,000 pour des performances optimales.

Si vous prévoyez plusieurs milliers d'enregistrements Dynamics, évitez de partir du principe qu'un dossier sécurisé de manière unique par enregistrement pourra s'adapter indéfiniment au sein d'une même bibliothèque.

Dans la mesure du possible :

• utiliser les autorisations héritées ;
• utiliser les groupes pour regrouper des ensembles d'utilisateurs fixes ;
• répartir le contenu entre différentes bibliothèques ou différents sites lorsque cela s'avère pertinent d'un point de vue architectural ;
• estimer le nombre d'emplacements sécurisés de manière unique avant la mise en service.

Si vous avez besoin d'une hiérarchie SharePoint plus structurée que celle offerte par la structure standard Dynamics 365 de Microsoft pour l'emplacement des documents, une approche de provisionnement telle que SharePoint Structure Creator permet de créer les dossiers et les bibliothèques requis de manière cohérente.

La structure des dossiers et les droits d'accès relèvent tous deux de choix de conception, mais ils répondent à des problématiques différentes. La mise en place d'une meilleure hiérarchie ne suffit pas à elle seule à harmoniser les droits d'accès de SharePoint avec ceux de Dynamics 365.

Avant de mettre l'intégration à la disposition des utilisateurs, assurez-vous que :

• le site SharePoint et la bibliothèque de documents qui y sont associés sont adaptés au niveau de confidentialité et aux besoins de collaboration liés aux documents Dynamics 365 ;
• la structure des dossiers a été approuvée par les parties prenantes et validée pour le nombre prévu de comptes, de contacts et de documents ;
• des utilisateurs représentatifs ont été testés ;
• L'accès direct à SharePoint a été testé, tout comme l'accès à Dynamics 365 ;
• les exigences en matière de conservation, de partage externe et d’autres exigences de gouvernance SharePoint ont été prises en compte ;
• vous avez déterminé si l'accès au document SharePoint doit suivre l'accès à l'enregistrement Dynamics 365 ;
• si un alignement des autorisations est nécessaire, tant l'octroi que la suppression de l'accès ont été testés ;
• une personne est chargée de la surveillance et du dépannage après la mise en service.