Устранение разрыва в безопасности при интеграции SharePoint Dynamics 365

Обеспечение безопасности данных и документов о взаимоотношениях с клиентами является жизненно важным в наше время. Тем не менее, заинтересованные стороны должны иметь круглосуточный доступ к этим данным и документам, что может усложнить обеспечение безопасности данных.

В этой заметке обсуждается, как достичь такого баланса при использовании Microsoft Dynamics и хранении документов Dynamics в Microsoft SharePoint. В этом случае ключевым моментом является обеспечение синхронизация параметров безопасности между SharePoint и Dynamics 365.

Microsoft Dynamics 365 является одним из самых популярных программных инструментов, помогающих управлять данными о взаимоотношениях с клиентами. Он охватывает все основные области CRM, такие как маркетинг, продажи и обслуживание клиентов.

Он позволяет анализировать историческое развитие отношений с клиентами. Одновременно он позволяет торговым представителям развивать эти отношения с минимальными административными затратами, что повышает их производительность и мобильность.

Более того, Dynamics 365 обеспечивает полную модель безопасности с привилегиями, определенными на нескольких уровнях.

Привилегии каждого пользователя определяют возможность чтения, записи, создания, удаления и совместного использования записей каждого типа сущностей. Привилегии можно сгруппировать в роли, которые описывают задачи, выполняемые пользователем или группой. Затем отдельных пользователей можно просто добавить в роли или группы.

Все это обеспечивает безопасность информации о ваших клиентах и позволяет контролировать доступ на точном, гранулированном уровне.

SharePointс другой стороны, остается предпочтительным решением для управления документами и коллективной работы. Поскольку SharePoint поддерживает работу нескольких пользователей над одним и тем же документом, он облегчает как разработку документа, так и процесс его утвержденияи, следовательно, повышает эффективность предпринимательской деятельности. 

Когда Microsoft Dynamics 365 интегрирован с SharePointОн обеспечивает отличную совместную работу с документами. У вас также есть другие важные преимущества, такие как меньшее использование хранилища (хранилище SharePoint дешевле), доступ к документам для пользователей, не входящих в CRM, и контроль версий.

Microsoft предлагает стандартную интеграцию SharePoint с Dynamics 365, которая позволяет организациям переносить документы CRM в SharePoint, сохраняя ссылку в CRM. Более того, это позволяет пользователям управлять документами SharePoint и получать доступ ко многим функциям управления документами SharePoint непосредственно из пользовательского интерфейса Dynamics 365.

Включение этой интеграции SharePoint dynamics 365 не является сложным, особенно если вы следуете следующим инструкциям пошаговое руководство. Тем не менее, лица, принимающие решения с учетом требований безопасности, знают о потенциальных рисках безопасности. Что толку от идеальной защиты Dynamics 365, если документы Dynamics 365, перенесенные на SharePoint, не защищены таким же образом?

Все начинается с того, что модели безопасности SharePoint и Dynamics 365 существенно различаются. Интеграция "из коробки" не гарантирует, что документы в SharePoint имеют тот же уровень доступа, что и в Dynamics. Другими словами, документы в SharePoint доступны пользователям, не имеющим необходимых привилегий в Dynamics 365.

Представьте, что компания хранит документы по контрактам в своей CRM-системе и установила привилегии таким образом, чтобы эти документы были доступны только старшим менеджерам.

Как только эти документы CRM синхронизируются с SharePoint для совместной работы с документами и повышения производительности, как видно из вышеприведенного, документы, которые были ограничены только для старших менеджеров, станут доступными для всех в SharePoint.

Итак, есть ли способ воспользоваться преимуществами интеграции с CRM SharePoint, обеспечив при этом правильные права доступа?

Да, есть.

Microsoft предлагает стандартную интеграцию SharePoint с Dynamics 365, которая позволяет организациям переносить документы CRM в SharePoint, сохраняя ссылку в CRM. Более того, это позволяет пользователям управлять документами SharePoint и получать доступ ко многим функциям управления документами SharePoint непосредственно из пользовательского интерфейса Dynamics 365.

Включение этой интеграции SharePoint dynamics 365 не является сложным, особенно если вы следуете следующим инструкциям пошаговое руководство. Тем не менее, лица, принимающие решения с учетом требований безопасности, знают о потенциальных рисках безопасности. Что толку от идеальной защиты Dynamics 365, если документы Dynamics 365, перенесенные на SharePoint, не защищены таким же образом?

CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator это небольшое, но мощное приложение, которое выполняет две задачи:

1 - Копирует соответствующие привилегии из Dynamics 365 и применяет их к соответствующим элементам SharePoint.

2 - Он отслеживает изменения привилегий для документов Dynamic 365 в фоновом режиме и автоматически синхронизирует эти изменения с документами, как только они попадают в SharePoint.

Все это делается автоматически, поэтому соответствующие привилегии элементов Dynamics 365 и SharePoint мгновенно становятся одинаковыми, обеспечивая постоянную защиту ваших документов и их данных.

Важно также подчеркнуть, что весь процесс происходит автоматически и прозрачно для пользователей. После установки приложение синхронизирует разрешения и привилегии безопасности SharePoint без действий пользователя. Таким образом, оно обеспечивает защиту коммерческой информации и персональных данных, что также очень важно для соблюдения GDPR и других норм и политик конфиденциальности.

CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator  находится на рынке с 2014 года и за это время завоевала доверие многих частных и государственных организаций.

Совместно с нашим партнером ORBIS, международной компанией по разработке программного обеспечения и бизнес-консалтингу, основанной в 1986 году в Германии, Connecting Software обеспечила CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator решение для самых разных клиентов. Как всегда, основное внимание уделяется обеспечение репликации разрешений безопасности пользователей в обеих системах. . Таким образом, пользователи не имеют доступа к конфиденциальной информации, которую им не разрешено видеть.

Другой пример - компания Compass Group PLC, Великобритания, крупнейшая в мире компания, занимающаяся контрактным обслуживанием пищевых продуктов. Вот как об этом рассказал Энтони Крук, руководитель отдела клиентских бизнес-решений Compass Group PLC: "Это было недопустимо разрешать неограниченный доступ к конфиденциальной документации в SharePoint или управлять ею вручную". Он добавляет: "Основной болевой точкой, которая привела нас к решению Connecting Software, была необходимость синхронизации. Мы храним информацию о продажах и контрактах в основном в CRM. Управление доступом к данным является ключевым фактором для обеспечения того, чтобы пользователи имели доступ только к тем данным, которые им разрешены. Поскольку люди приходят и уходят, важно, чтобы никто не имел доступа к большему количеству информации, чем требуется для выполнения их работы".

Список компаний слишком велик, чтобы перечислить их все! Мы лишь упомянем несколько, чтобы дать вам представление о том, насколько широко он распространен в разных географических и отраслевых регионах:

• Wingerdbloei (Бельгия), некоммерческий консультационный центр;
• Spirit AeroSystems (США), одного из крупнейших в мире производителей и поставщиков аэроконструкций первого уровня;
• Стора Энсо Ой (Финляндия), старейшее общество с ограниченной ответственностью в мире;
• Правительственный департамент АКК (Новая Зеландия);
• Securitas (Швеция).

Отличным дополнением к CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator является SharePoint Structure Creator. Этот инструмент автоматически управляет организацией папок на сиде SharePoint и одновременно предотвращает любые проблемы с Пределы библиотеки документов SharePoint.

Если вы рассматриваете оба инструмента вместе, то лучше выбрать полный вариант Dynamics 365 + SharePoint Document Management Suite. Помимо двух упомянутых инструментов, вы получите один для работы с вложениями и инновационный Blockchain Seals, так что вы будете уверены, что никто не манипулировал ни одним из этих файлов.

Если ваша компания использует (или рассматривает возможность использования) Microsoft Dynamics 365 в сочетании с SharePoint, имейте в виду, что крайне важно обеспечить синхронизацию привилегий и разрешений между Dynamics 365 и SharePoint.

Чтобы узнать, как CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator может работать для вашей организации,  попросить бесплатную пробную версию.