Überbrückung der Sicherheitslücke bei einer SharePoint-Dynamics 365-Integration

Die Sicherheit von Daten und Dokumenten im Zusammenhang mit Kundenbeziehungen ist in der heutigen Zeit von entscheidender Bedeutung. Dennoch müssen die Beteiligten rund um die Uhr Zugang zu denselben Daten und Dokumenten haben, was die Gewährleistung der Datensicherheit erschweren kann.

In diesem Beitrag wird erörtert, wie dieses Gleichgewicht bei der Verwendung von Microsoft Dynamics und der Speicherung von Dynamics-Dokumenten in Microsoft SharePoint erreicht werden kann. In diesem Fall liegt der Schlüssel darin, sicherzustellen Synchronisierung der Sicherheitseinstellungen zwischen SharePoint und Dynamics 365.

Microsoft Dynamics 365 ist eines der beliebtesten Software-Tools für die Verwaltung von Kundenbeziehungsdaten. Es deckt alle wichtigen Bereiche des CRM ab, wie Marketing, Vertrieb und Kundenservice.

Es ermöglicht Ihnen, die historische Entwicklung von Kundenbeziehungen zu analysieren. Gleichzeitig ermöglicht es den Vertriebsmitarbeitern, diese Beziehungen mit geringem Verwaltungsaufwand zu pflegen, was ihre Produktivität und Mobilität verbessert.

Darüber hinaus bietet das Dynamics 365 ein vollständiges Sicherheitsmodell mit auf mehreren Ebenen definierten Privilegien.

Die Berechtigungen eines jeden Benutzers definieren die Fähigkeit, Datensätze jedes Entitätstyps zu lesen, zu schreiben, zu erstellen, zu löschen und freizugeben. Sie können Berechtigungen in Rollen zusammenfassen, die die Aufgaben beschreiben, die von einem Benutzer oder einem Team ausgeführt werden. Dann können einzelne Benutzer einfach zu Rollen oder Gruppen hinzugefügt werden.

All dies gewährleistet die Sicherheit Ihrer Kundeninformationen und ermöglicht eine präzise, granulare Zugangskontrolle.

SharePointbleibt dagegen die Lösung der Wahl für Dokumentenmanagement und Teamarbeit. Da das SharePoint mehrere Benutzer unterstützt, die gemeinsam an einem Dokument arbeiten, ist es erleichtert sowohl die Ausarbeitung des Dokuments als auch das GenehmigungsverfahrenDadurch werden die Geschäftstätigkeiten effizienter. 

Wenn Microsoft Dynamics 365 ist mit SharePoint integriertbietet es eine hervorragende Zusammenarbeit bei Dokumenten. Sie haben auch andere wichtige Vorteile, wie z. B. einen geringeren Speicherbedarf (SharePoint-Speicher ist billiger), Zugang zu Dokumenten für Nicht-CRM-Benutzer und Versionskontrolle.

Microsoft bietet eine standardmäßige, sofort einsatzbereite SharePoint-Integration mit Dynamics 365, die es Unternehmen ermöglicht, die CRM-Dokumente in SharePoint zu verschieben und dabei eine Verknüpfung mit dem CRM aufrechtzuerhalten. Darüber hinaus können Benutzer SharePoint-Dokumente verwalten und direkt von der Benutzeroberfläche von Dynamics 365 aus auf die zahlreichen Dokumentenverwaltungsfunktionen von SharePoint zugreifen.

Die Aktivierung dieser SharePoint-Dynamics-365-Integration ist nicht kompliziert, vor allem, wenn Sie Folgendes beachten Schritt-für-Schritt-Anleitung. Doch sicherheitsbewusste Entscheidungsträger sind sich der potenziellen Sicherheitsrisiken bewusst. Was nützt eine perfekte Dynamics 365-Sicherheit, wenn Ihre Dynamics 365-Dokumente, die auf SharePoint verschoben werden, nicht auf die gleiche Weise geschützt sind?

Es beginnt damit, dass sich die Sicherheitsmodelle von SharePoint und Dynamics 365 erheblich unterscheiden. Die Standardintegration stellt nicht sicher, dass die Dokumente in SharePoint die gleiche Zugriffsebene haben wie in Dynamics. Mit anderen Worten: Die Dokumente in SharePoint sind auch für Benutzer zugänglich, die nicht über die erforderlichen Dynamics 365-Rechte verfügen.

Stellen Sie sich vor, ein Unternehmen hat seine Vertragsdokumente in seinem CRM-System und hat die Berechtigungen so eingerichtet, dass diese Dokumente nur für leitende Angestellte zugänglich sind.

Sobald diese CRM-Dokumente mit SharePoint für die Dokumentenzusammenarbeit und die Produktivität synchronisiert sind, werden die Dokumente, die bisher nur für leitende Angestellte zugänglich waren, für jeden in SharePoint verfügbar sein.

Gibt es also eine Möglichkeit, die Vorteile der CRM SharePoint-Integration zu nutzen und gleichzeitig die richtigen Zugriffsrechte durchzusetzen?

Ja, die gibt es.

Microsoft bietet eine standardmäßige, sofort einsatzbereite SharePoint-Integration mit Dynamics 365, die es Unternehmen ermöglicht, die CRM-Dokumente in SharePoint zu verschieben und dabei eine Verknüpfung mit dem CRM aufrechtzuerhalten. Darüber hinaus können Benutzer SharePoint-Dokumente verwalten und direkt von der Benutzeroberfläche von Dynamics 365 aus auf die zahlreichen Dokumentenverwaltungsfunktionen von SharePoint zugreifen.

Die Aktivierung dieser SharePoint-Dynamics-365-Integration ist nicht kompliziert, vor allem, wenn Sie Folgendes beachten Schritt-für-Schritt-Anleitung. Doch sicherheitsbewusste Entscheidungsträger sind sich der potenziellen Sicherheitsrisiken bewusst. Was nützt eine perfekte Dynamics 365-Sicherheit, wenn Ihre Dynamics 365-Dokumente, die auf SharePoint verschoben werden, nicht auf die gleiche Weise geschützt sind?

CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator ist eine kleine, aber leistungsstarke Anwendung, die zwei Dinge tut:

1 - Es kopiert die entsprechenden Berechtigungen aus Dynamics 365 und wendet sie auf die entsprechenden SharePoint-Positionen an.

2 - Es überwacht Berechtigungsänderungen für Dynamic 365-Dokumente im Hintergrund und synchronisiert diese Änderungen automatisch mit den Dokumenten, sobald sie in SharePoint sind.

Dies geschieht automatisch, so dass die Berechtigungen von Dynamics 365- und SharePoint-Sendungen sofort identisch sind und Ihre Dokumente und Daten jederzeit geschützt sind.

Es ist auch wichtig zu betonen, dass der gesamte Prozess automatisch und für den Benutzer transparent ist. Nach der Installation synchronisiert die App die SharePoint-Sicherheitsberechtigungen und Privilegien ohne Zutun des Benutzers. Auf diese Weise wird der Schutz kommerzieller Informationen und personenbezogener Daten gewährleistet - was auch für die Einhaltung der GDPR und anderer Datenschutzvorschriften und -richtlinien sehr wichtig ist.

CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator  ist seit 2014 auf dem Markt und hat in dieser Zeit das Vertrauen vieler privater und öffentlicher Organisationen gewonnen.

Zusammen mit unserem Partner ORBIS, einem internationalen Software- und Unternehmensberatungsunternehmen, das 1986 in Deutschland gegründet wurde, hat Connecting Software die CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator Lösung an viele verschiedene Kunden. Wie immer liegt der Schwerpunkt auf die Gewährleistung, dass die Sicherheitsberechtigungen der Benutzer über beide Systeme hinweg repliziert werden . Auf diese Weise haben die Nutzer keinen Zugang zu sensiblen Informationen, die sie nicht sehen dürfen.

Ein weiteres Beispiel stammt von Compass Group PLC, Großbritannien, dem weltweit größten Unternehmen im Bereich der Gemeinschaftsverpflegung. Anthony Crook, Leiter des Bereichs Client Business Solutions bei Compass Group PLC, drückt es so aus: "Es war Es ist inakzeptabel, den uneingeschränkten Zugriff auf sensible Dokumentation in SharePoint zu erlauben oder sie manuell zu verwalten". Er fügt hinzu: "Der Hauptkritikpunkt, der uns zu der Lösung von Connecting Software geführt hat, war die Notwendigkeit der Synchronisation. Wir haben hauptsächlich Verkaufs- und Vertragsinformationen in CRM. Die Verwaltung des Datenzugriffs ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass die Benutzer nur auf die Daten zugreifen können, für die sie eine Berechtigung haben. Da Mitarbeiter kommen und gehen, ist es wichtig, dass niemand Zugang zu mehr Informationen hat, als er für seine Arbeit benötigt.

Die Liste der Unternehmen ist zu lang, um sie alle zu nennen! Wir erwähnen nur einige wenige, um Ihnen einen Eindruck davon zu vermitteln, wie breit das Angebot über verschiedene Regionen und Branchen verteilt ist:

• Wingerdbloei (Belgien), einer gemeinnützigen Beratungsstelle;
• Spirit AeroSystems (USA), einem der weltweit größten Tier-One-Hersteller und -Lieferanten von Flugzeugstrukturen;
• Stora Enso Oyj (Finnland), der ältesten Gesellschaft mit beschränkter Haftung der Welt;
• ACC Governmental Department (Neuseeland);
• Securitas (Schweden).

Eine großartige Ergänzung zu CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator ist SharePoint Structure Creator. Dieses Tool verwaltet automatisch die Organisation der Ordner auf dem SharePoint sid und vermeidet gleichzeitig jegliche Probleme mit dem Grenzen der Dokumentenbibliothek SharePoint.

Wenn Sie beide Tools zusammen in Betracht ziehen, ist es vielleicht sogar besser, sich für die vollständige Dynamics 365 + SharePoint Document Management Suite. Neben den beiden genannten Tools erhalten Sie ein Tool zur Bearbeitung von Anhängen und das innovative Blockchain Seals, so dass Sie sicher sein können, dass niemand eine dieser Dateien manipuliert hat.

Wenn Ihr Unternehmen Microsoft Dynamics 365 in Kombination mit SharePoint einsetzt (oder dies in Erwägung zieht), sollten Sie unbedingt die Synchronisierung von Privilegien und Berechtigungen zwischen Dynamics 365 und SharePoint sicherstellen.

Um zu sehen, wie CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator für Ihr Unternehmen funktionieren kann,  um einen kostenlosen Prozess bitten.