Colmatar a Lacuna de Segurança numa Integração SharePoint Dynamics 365

Garantir a segurança dos dados e documentos de relacionamento com os clientes é vital nos dias de hoje. No entanto, os interessados devem ter acesso permanente a esses mesmos dados e documentos, o que pode tornar mais difícil garantir a segurança dos dados.

Este post discute como alcançar este equilíbrio ao utilizar Microsoft Dynamics e ao armazenar documentos Dynamics no Microsoft SharePoint. Neste caso, a chave é assegurar sincronização de configurações de segurança entre SharePoint e Dynamics 365.

Microsoft Dynamics 365 é uma das ferramentas de software mais populares para ajudar a gerir os dados de relacionamento com os clientes. Abrange todas as principais áreas de CRM, tais como marketing, vendas e serviço ao cliente.

Permite-lhe analisar o desenvolvimento histórico das relações com os clientes. Simultaneamente, permite aos representantes de vendas promover estas relações com poucos custos administrativos, o que melhora a sua produtividade e mobilidade.

Além disso, o Dynamics 365 fornece um modelo de segurança completo com privilégios definidos a vários níveis.

Os privilégios de cada utilizador definem a capacidade de ler, escrever, criar, eliminar e partilhar registos de cada tipo de entidade. É possível agrupar os privilégios em funções que descrevem as tarefas que são executadas por um utilizador ou equipa. Depois, os utilizadores individuais podem simplesmente ser adicionados a funções ou grupos.

Tudo isto garante a segurança das informações dos seus clientes e permite um controlo de acesso a um nível preciso e granular.

SharePointPor outro lado, continua a ser a solução de eleição para a gestão de documentos e colaboração de equipas. Como o SharePoint apoia vários utilizadores que colaboram no mesmo documento, ele facilita tanto a elaboração do documento como os processos de aprovaçãotornando assim as actividades comerciais mais eficientes. 

Quando Microsoft Dynamics 365 é integrado com SharePointO sistema de gestão de documentos da Microsoft oferece uma excelente colaboração entre documentos. Tem ainda outras vantagens importantes, como a menor utilização do armazenamento (o armazenamento SharePoint é mais barato), o acesso aos documentos por parte de utilizadores não-CRM e o controlo de versões.

A Microsoft oferece uma integração padrão pronta para uso do SharePoint com o Dynamics 365, que permite que as organizações movam os documentos do CRM para o SharePoint, mantendo um link no CRM. Além disso, permite que os usuários gerenciem documentos do SharePoint e acessem os vários recursos de gerenciamento de documentos do SharePoint diretamente da interface do usuário do Dynamics 365.

Permitir esta integração SharePoint dinâmica 365 não é complexo, especialmente se seguir esta tutorial passo-a-passo. No entanto, os decisores preocupados com a segurança estão conscientes dos potenciais riscos de segurança. De que serve ter a segurança perfeita do Dynamics 365 quando os seus documentos Dynamics 365 que são movidos para o SharePoint não são protegidos da mesma forma?

Tudo começa com os modelos de segurança do SharePoint e Dynamics 365, que diferem significativamente. A integração out-of-the-box não garante que os documentos do SharePoint tenham o mesmo nível de acesso que na Dynamics. Por outras palavras, os documentos do SharePoint são acessíveis aos utilizadores que não têm os privilégios requeridos do Dynamics 365.

Imagine que uma empresa tem os seus documentos contratuais no seu sistema CRM e estabeleceu privilégios para que esses documentos estejam disponíveis apenas para gestores de topo.

Assim que estes documentos CRM estiverem sincronizados com o SharePoint para colaboração documental, e a produtividade, como se viu acima, os documentos, que estavam restritos apenas a gestores de topo, estarão disponíveis para qualquer pessoa no SharePoint.

Então, existe alguma forma de colher os benefícios da utilização da integração do CRM SharePoint e, ao mesmo tempo, fazer valer os direitos de acesso correctos?

Sim, há.

A Microsoft oferece uma integração padrão pronta para uso do SharePoint com o Dynamics 365, que permite que as organizações movam os documentos do CRM para o SharePoint, mantendo um link no CRM. Além disso, permite que os usuários gerenciem documentos do SharePoint e acessem os vários recursos de gerenciamento de documentos do SharePoint diretamente da interface do usuário do Dynamics 365.

Permitir esta integração SharePoint dinâmica 365 não é complexo, especialmente se seguir esta tutorial passo-a-passo. No entanto, os decisores preocupados com a segurança estão conscientes dos potenciais riscos de segurança. De que serve ter a segurança perfeita do Dynamics 365 quando os seus documentos Dynamics 365 que são movidos para o SharePoint não são protegidos da mesma forma?

CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator é uma aplicação pequena mas poderosa que faz duas coisas:

1 - Copia os privilégios próprios do Dynamics 365 e aplica-os aos itens correspondentes do SharePoint.

2 - Monitoriza as alterações de privilégios dos documentos do Dynamic 365 em segundo plano e sincroniza automaticamente essas alterações com os documentos quando estes estão no SharePoint.

Tudo isto é feito automaticamente, pelo que os privilégios adequados dos artigos Dynamics 365 e SharePoint são instantaneamente os mesmos, protegendo os seus documentos e os seus dados a todo o momento.

É também importante salientar que todo o processo é automático e transparente para os utilizadores. Uma vez instalada, a app sincroniza as permissões e privilégios de segurança do SharePoint sem a ação do utilizador. Assim, garante a proteção das informações comerciais e dos dados pessoais - o que também é muito importante para o cumprimento do RGPD e de outros regulamentos e políticas de privacidade.

CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator  está no mercado desde 2014, e durante este período ganhou a confiança de muitas organizações privadas e públicas.

Juntamente com o nosso parceiro ORBIS, uma empresa internacional de software e consultoria de negócios, inicialmente estabelecida em 1986 na Alemanha, Connecting Software forneceu o CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator solução a muitos clientes diferentes. Como sempre, o foco está em assegurar que as permissões de segurança dos utilizadores são replicadas em ambos os sistemas . Desta forma, os utilizadores não têm acesso a informação sensível que não lhes é permitido ver.

Outro exemplo é da Compass Group PLC, UK, a maior empresa de serviços alimentares por contrato do mundo. É assim que Anthony Crook, Head of Client Business Solutions Compass Group PLC, coloca a questão: "Foi inaceitável permitir o acesso irrestrito à documentação sensível no SharePoint ou geri-la manualmente”. Ele acrescenta que "O principal ponto de dor que nos levou à solução do Connecting Software foi a necessidade de sincronização. A maior parte das nossas informações sobre vendas e contratos são armazenadas em CRM. A gestão do acesso aos dados é fundamental para garantir que os utilizadores só tenham acesso aos dados que lhes são permitidos. Como as pessoas entram e saem, é importante que ninguém tenha acesso a mais informação do que aquela de que necessitam para fazer o seu trabalho".

A lista de empresas é demasiado longa para as nomear a todas! Mencionaremos apenas algumas para lhe dar uma ideia da amplitude da sua propagação através da geografia e indústrias:

• Wingerdbloei (Bélgica), um centro de aconselhamento sem fins lucrativos;
• Spirit AeroSystems (EUA), um dos maiores fabricantes e fornecedores mundiais de aeroestruturas de nível 1;
• Stora Enso Oyj (Finlândia), a empresa de responsabilidade limitada mais antiga do mundo;
• Departamento Governamental do ACC (Nova Zelândia);
• Securitas (Suécia).

Uma grande adição ao CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator é SharePoint Structure Creator. Esta ferramenta gere automaticamente a organização das pastas no SharePoint sid e, simultaneamente, evita quaisquer problemas com a SharePoint limites da biblioteca de documentos.

Se considerarmos as duas ferramentas em conjunto, é ainda melhor irmos para o pleno Dynamics 365 + SharePoint Document Management Suite. Para além das duas ferramentas mencionadas, tem uma para lidar com anexos e a inovadora Blockchain Seals, para que tenha a certeza de que ninguém manipulou qualquer um desses ficheiros.

Se a sua empresa utiliza (ou considera utilizar) o Microsoft Dynamics 365 em combinação com o SharePoint, tenha em mente que é crucial assegurar a sincronização de privilégios e permissões entre o Dynamics 365 e o SharePoint.

Para ver como o CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator pode funcionar para a sua organização,  pedir um teste gratuito.