De beveiligingskloof overbruggen in een SharePoint Dynamics 365 integratie

Het waarborgen van de veiligheid van klantrelatiegegevens en -documenten is vandaag de dag van vitaal belang. Niettemin moeten belanghebbenden 24 uur per dag toegang hebben tot diezelfde gegevens en documenten, wat de beveiliging van gegevens kan bemoeilijken.

Dit bericht bespreekt hoe u dit evenwicht kunt bereiken wanneer u Microsoft Dynamics gebruikt en Dynamics-documenten opslaat in Microsoft SharePoint. In dit geval is de sleutel ervoor te zorgen dat synchronisatie van beveiligingsinstellingen tussen SharePoint en Dynamics 365.

Microsoft Dynamics 365 is een van de populairste softwaretools om gegevens over klantrelaties te helpen beheren. Het bestrijkt alle hoofdgebieden van CRM, zoals marketing, verkoop en klantenservice.

Hiermee kunt u de historische ontwikkeling van klantrelaties analyseren. Tegelijkertijd stelt het verkopers in staat deze relaties met weinig administratieve rompslomp te bevorderen, wat hun productiviteit en mobiliteit ten goede komt.

Bovendien biedt Dynamics 365 een compleet beveiligingsmodel met op meerdere niveaus gedefinieerde rechten.

De privileges van elke gebruiker bepalen de mogelijkheid om records van elk entiteittype te lezen, te schrijven, te maken, te verwijderen en te delen. U kunt privileges groeperen in rollen die de taken beschrijven die door een gebruiker of team worden uitgevoerd. Vervolgens kunnen individuele gebruikers gewoon worden toegevoegd aan rollen of groepen.

Dit alles garandeert de veiligheid van uw klanteninformatie en maakt toegangscontrole op een nauwkeurig, granulair niveau mogelijk.

SharePointblijft daarentegen de oplossing bij uitstek voor documentbeheer en teamsamenwerking. Aangezien SharePoint meerdere gebruikers ondersteunt die samenwerken aan hetzelfde document, is het vergemakkelijkt zowel de opstelling van het document als de goedkeuringsprocessenwaardoor bedrijfsactiviteiten efficiënter worden. 

Wanneer Microsoft Dynamics 365 is geïntegreerd met SharePointHet biedt uitstekende samenwerking tussen documenten. Je hebt ook andere belangrijke voordelen, zoals een lager opslaggebruik (SharePoint opslag is goedkoper), toegang tot documenten voor niet-CRM gebruikers, en versiebeheer.

Microsoft biedt een standaard out-of-the-box integratie van SharePoint met Dynamics 365, waardoor organisaties de CRM-documenten kunnen verplaatsen naar SharePoint met behoud van een koppeling in het CRM. Bovendien kunnen gebruikers SharePoint documenten beheren en direct vanuit de gebruikersinterface van Dynamics 365 toegang krijgen tot de vele document management functies van SharePoint.

Het inschakelen van deze SharePoint dynamics 365 integratie is niet ingewikkeld, vooral als u dit volgt stapsgewijze handleiding. Toch zijn veiligheidsbewuste besluitvormers zich bewust van de potentiële veiligheidsrisico's. Wat heb je aan een perfecte Dynamics 365-beveiliging als je Dynamics 365-documenten die worden verplaatst naar SharePoint niet op dezelfde manier worden beschermd?

Het begint ermee dat de beveiligingsmodellen van SharePoint en Dynamics 365 sterk verschillen. De out-of-the-box integratie zorgt er niet voor dat de documenten in SharePoint hetzelfde toegangsniveau hebben als in Dynamics. Met andere woorden, de documenten in SharePoint zijn toegankelijk voor gebruikers die niet over de vereiste Dynamics 365-rechten beschikken.

Stel dat een bedrijf zijn contractdocumenten in zijn CRM-systeem heeft staan en privileges heeft ingesteld zodat die documenten alleen beschikbaar zijn voor senior managers.

Zodra deze CRM-documenten zijn gesynchroniseerd met SharePoint voor samenwerking en productiviteit op het gebied van documenten, zoals hierboven te zien is, worden de documenten, die alleen beschikbaar waren voor senior managers, beschikbaar voor iedereen in SharePoint.

Is er dus een manier om de voordelen van de CRM SharePoint integratie te benutten en toch de juiste toegangsrechten af te dwingen?

Ja.

Microsoft biedt een standaard out-of-the-box integratie van SharePoint met Dynamics 365, waardoor organisaties de CRM-documenten kunnen verplaatsen naar SharePoint met behoud van een koppeling in het CRM. Bovendien kunnen gebruikers SharePoint documenten beheren en direct vanuit de gebruikersinterface van Dynamics 365 toegang krijgen tot de vele document management functies van SharePoint.

Het inschakelen van deze SharePoint dynamics 365 integratie is niet ingewikkeld, vooral als u dit volgt stapsgewijze handleiding. Toch zijn veiligheidsbewuste besluitvormers zich bewust van de potentiële veiligheidsrisico's. Wat heb je aan een perfecte Dynamics 365-beveiliging als je Dynamics 365-documenten die worden verplaatst naar SharePoint niet op dezelfde manier worden beschermd?

CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator is een klein maar krachtig programma dat twee dingen doet:

1 - Het kopieert de juiste rechten van Dynamics 365 en past ze toe op de overeenkomstige SharePoint items.

2 - Het controleert privilegewijzigingen voor Dynamic 365 documenten op de achtergrond en synchroniseert deze wijzigingen automatisch met de documenten zodra ze in SharePoint staan.

Dit gebeurt allemaal automatisch, zodat de juiste privileges van Dynamics 365 en SharePoint items onmiddellijk hetzelfde zijn, waardoor uw documenten en hun gegevens te allen tijde beveiligd zijn.

Het is ook belangrijk om te benadrukken dat het hele proces automatisch en transparant is voor gebruikers. Eenmaal geïnstalleerd synchroniseert de app SharePoint beveiligingsmachtigingen en -rechten zonder actie van de gebruiker. Het zorgt dus voor de bescherming van commerciële informatie en persoonsgegevens - wat ook erg belangrijk is voor de naleving van de GDPR en andere privacyregels en -beleid.

CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator  is sinds 2014 op de markt en heeft in die periode het vertrouwen gewonnen van vele private en publieke organisaties.

Samen met onze partner ORBIS, een internationaal software en business consulting bedrijf, oorspronkelijk opgericht in 1986 in Duitsland, leverde Connecting Software de CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator oplossing aan veel verschillende klanten. Zoals altijd ligt de nadruk op ervoor zorgen dat de beveiligingsmachtigingen van de gebruikers in beide systemen worden gerepliceerd . Zo hebben gebruikers geen toegang tot gevoelige informatie die zij niet mogen zien.

Een ander voorbeeld komt van Compass Group PLC, UK, het grootste contractuele foodservice bedrijf ter wereld. Anthony Crook, Head of Client Business Solutions Compass Group PLC, verwoordde het zo: "Het was onaanvaardbaar om onbeperkte toegang te verlenen tot gevoelige documentatie in SharePoint of om deze handmatig te beheren". Hij voegt eraan toe dat "Het belangrijkste pijnpunt dat ons naar de oplossing van Connecting Software leidde, was de behoefte aan synchronisatie. We bewaren vooral verkoop- en contractinformatie in CRM. Het beheren van gegevenstoegang is essentieel om ervoor te zorgen dat gebruikers alleen toegang hebben tot de gegevens waarvoor ze toestemming hebben. Aangezien mensen komen en gaan, is het belangrijk dat niemand toegang heeft tot meer informatie dan hij nodig heeft om zijn werk te doen".

De lijst van bedrijven is te lang om ze allemaal te noemen! We noemen er slechts enkele om u een idee te geven van hoe wijdverspreid het is over geografie en industrieën:

• Wingerdbloei (België), een adviescentrum zonder winstoogmerk;
• Spirit AeroSystems (VS), een van 's werelds grootste tier-1 fabrikanten en leveranciers van vliegtuigconstructies;
• Stora Enso Oyj (Finland), de oudste vennootschap met beperkte aansprakelijkheid ter wereld;
• ACC Governmental Department (Nieuw-Zeeland);
• Securitas (Zweden).

Een geweldige aanvulling op CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator is SharePoint Structure Creator. Deze tool beheert automatisch de organisatie van mappen op de SharePoint sid en voorkomt tegelijkertijd eventuele problemen met de SharePoint beperking van de documentenbibliotheek.

Als u beide instrumenten samen overweegt, is het misschien nog beter om voor de volledige Dynamics 365 + SharePoint Document Management Suite. Naast de twee genoemde tools krijg je er een om bijlagen te behandelen en het innovatieve Blockchain Seals, zodat je zeker weet dat niemand een van die bestanden heeft gemanipuleerd.

Als uw bedrijf Microsoft Dynamics 365 gebruikt (of overweegt te gebruiken) in combinatie met SharePoint, houd er dan rekening mee dat het cruciaal is dat u zorgt voor de synchronisatie van privileges en rechten tussen Dynamics 365 en SharePoint.

Om te zien hoe CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator kan werken voor uw organisatie,  vraag een gratis proef aan.