SharePoint Dynamics 365の統合でセキュリティギャップを埋める

現代において、顧客に関するデータや文書の安全性を確保することは非常に重要です。しかし、関係者は24時間いつでもそのデータや文書にアクセスできなければならず、データの安全性を確保することはより困難になっています。

この記事では、Microsoft Dynamicsを使用し、Microsoft SharePointにDynamicsドキュメントを保存する場合、このバランスをどのようにとるかについて説明します。この場合、重要なのは SharePointとDynamics 365間のセキュリティ設定の同期化.

マイクロソフトDynamics 365 は、顧客関係データの管理を支援する最も一般的なソフトウェアツールの1つです。マーケティング、セールス、カスタマーサービスなど、CRMの主要な領域をすべてカバーしています。

顧客との関係の歴史的な発展を分析することが可能になります。同時に、営業担当者が少ない管理コストでこれらの関係をさらに深めることを可能にし、生産性と機動性を向上させます。

さらに、Dynamics 365は、複数のレベルで定義された特権を持つ完全なセキュリティモデルを提供します。

各ユーザーの特権は、各エンティティタイプのレコードの読み取り、書き込み、作成、削除、および共有の能力を定義します。特権をグループ化して、ユーザーまたはチームが実行するタスクを記述するロールにすることができます。そして、個々のユーザーをロールやグループに追加するだけです。

これらにより、顧客情報のセキュリティを確保し、正確できめ細かいレベルでのアクセス制御を可能にします。

SharePoint一方、SharePointは、ドキュメント管理とチームコラボレーションを実現するソリューションとして、現在も選ばれています。SharePointは、複数のユーザーが同じ文書に対して共同作業を行うことをサポートしているため、以下のような特徴があります。 ドキュメントの作成と承認プロセスの両方を容易にします。その結果、企業活動の効率化を図ることができました。 

いつ マイクロソフト Dynamics 365はSharePointと統合されています。というのも、優れたドキュメントコラボレーションを提供するからです。また、ストレージ使用量の削減（SharePointストレージは安価）、CRM以外のユーザーによる文書へのアクセス、バージョン管理など、その他の重要なメリットも備えていますね。

マイクロソフトは、SharePointとDynamics 365の統合を標準のアウトオブボックスで提供しており、組織はCRMのドキュメントを、CRM内のリンクを維持しながらSharePointに移動させることができます。さらに、ユーザーはSharePointのドキュメントを管理し、Dynamics 365のユーザーインターフェースから直接SharePointの多くのドキュメント管理機能にアクセスすることができます。

このSharePoint dynamics 365の統合を有効にすることは、特に次のようにすれば複雑ではありません。 ステップ・バイ・ステップ・チュートリアル.しかし、セキュリティに敏感な意思決定者は、潜在的な安全性リスクに気付いています。Dynamics 365のセキュリティが完璧であっても、SharePointに移動した文書が同じように保護されないのでは意味がないでしょう？

それは、SharePointとDynamics 365のセキュリティモデルが大きく異なっていることから始まります。SharePointの文書がDynamicsの文書と同じアクセスレベルを持つことは、すぐに統合されるわけではありません。つまり、Dynamics 365に必要な権限を持たないユーザーでも、SharePointの文書にアクセスできてしまうのです。

ある企業が契約書類をCRMシステムで管理し、その書類を上級管理職だけが閲覧できるように権限を設定しているとします。

このCRM文書がSharePointと同期して文書連携を行い、生産性が向上すると同時に、上記のように上級管理者のみに限定されていた文書がSharePointの誰でも利用できるようになります。

では、正しいアクセス権を行使しながら、CRM SharePointとの連携によるメリットを享受する方法はあるのでしょうか。

はい、あります。

マイクロソフトは、SharePointとDynamics 365の統合を標準のアウトオブボックスで提供しており、組織はCRMのドキュメントを、CRM内のリンクを維持しながらSharePointに移動させることができます。さらに、ユーザーはSharePointのドキュメントを管理し、Dynamics 365のユーザーインターフェースから直接SharePointの多くのドキュメント管理機能にアクセスすることができます。

このSharePoint dynamics 365の統合を有効にすることは、特に次のようにすれば複雑ではありません。 ステップ・バイ・ステップ・チュートリアル.しかし、セキュリティに敏感な意思決定者は、潜在的な安全性リスクに気付いています。Dynamics 365のセキュリティが完璧であっても、SharePointに移動した文書が同じように保護されないのでは意味がないでしょう？

CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator は、2つのことを行う小さいながらも強力なアプリケーションです。

1 - Dynamics 365から適切な権限をコピーし、対応するSharePointの項目に適用しています。

2 - Dynamic 365ドキュメントの権限変更をバックグラウンドで監視し、SharePointに入った時点でその変更を自動的にドキュメントに同期させます。

これはすべて自動で行われるため、Dynamics 365とSharePointのアイテムの適正権限が瞬時に同じになり、ドキュメントとそのデータを常に安全に保護することができます。

また、すべてのプロセスが自動的に行われ、ユーザーに対して透過的であることを強調することが重要です。一度インストールすると、アプリはユーザーの操作なしにSharePointのセキュリティ権限と特権を同期させます。したがって、商業情報と個人データの保護が保証されます。これは、GDPRやその他のプライバシー規制およびポリシーに準拠するためにも非常に重要なことです。

CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator  は2014年から販売を開始し、この間、多くの民間企業や公的機関から信頼を得てきました。

Connecting Softwareは、1986年にドイツで設立された国際的なソフトウェアおよびビジネスコンサルティング会社であるORBISと共同で、CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicatorを提供しました。 かいけつ をさまざまなお客さまにお届けします。これまでと同様、焦点は ユーザーのセキュリティ権限が両システム間で複製されていることを確認する .こうすることで、ユーザーは見ることを許可されていない機密情報にアクセスすることができなくなります。

もう一つの例は、世界最大のコントラクトフードサービス企業であるCompass Group PLC（英国）の例です。Compass Group PLCのクライアントビジネスソリューションの責任者であるAnthony Crook氏は、このように語っています。「それは SharePoint内の機密文書への無制限のアクセスを許可したり、手動で管理したりすることは容認できません。".また、「Connecting Softwareのソリューションを導入するきっかけとなった主な問題点は、同期の必要性でした。私たちは、営業や契約の情報を主にCRMで管理しています。データアクセスの管理は、ユーザーが許可されたデータにのみアクセスできるようにするための鍵です。人の出入りに応じて、業務に必要な以上の情報にアクセスさせないことが重要です」。

企業のリストは長すぎて、すべてを挙げることはできません!ここでは、地理的・業種的にどれだけ広く普及しているかを知っていただくために、数社だけ紹介します。

• ウインガンドブロイ (ベルギー)の非営利のカウンセリングセンターです。
• スピリットエアロシステムズ (米国)の子会社で、世界最大級の航空機用構造物のティアワンメーカー・サプライヤーであります。
• Stora Enso Oyj (フィンランド)で最も古い有限責任会社です。
• ACC政府機関（ニュージーランド）。
• セキュリタス（スウェーデン）。

CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicatorの大きな特徴は SharePoint Structure Creator.このツールは、SharePoint sidのフォルダ構成を自動的に管理すると同時に、以下のような問題を回避することができます。 SharePoint ドキュメントライブラリ制限.

この2つのツールを合わせて考えると、さらに良いのは、完全な Dynamics 365 + SharePoint Document Management Suite.この2つのツールに加えて、添付ファイルを処理するためのツールと革新的なBlockchain Sealsを入手することで、誰もこれらのファイルを操作していないことを確実に知ることができるのです。

Microsoft Dynamics 365とSharePointを併用している（あるいは併用を検討している）場合、Dynamics 365とSharePointの間で権限・特権を確実に同期させることが重要であることに留意してください。

CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicatorがお客様の組織でどのように機能するかは、こちらをご覧ください。  無料体験を申し込む.