Dynamics 365 Sicherheitsmodell und seine Synchronisierung mit SharePoint: Aktualisierung 2026

Microsoft Dynamics 365 bietet ein robustes Sicherheitsmodell zur Kontrolle des Zugriffs auf Ihre Daten.

Aber sobald man es in SharePoint integriert, bricht diese Kontrolle zusammen. Die native Integration bietet keine das Sicherheitsmodell Dynamics 365 mit SharePoint zu synchronisieren oder zu replizieren, Dadurch können Dokumente für Benutzer zugänglich bleiben, die sie nicht mehr sehen sollten.

Dies stellt ein echtes Sicherheitsrisiko dar, das an sich schon von Bedeutung ist und insbesondere in Umgebungen mit strengen Compliance-Anforderungen Anlass zur Sorge gibt.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen genau, wie dieses Problem entsteht und wie Sie es lösen können, indem Sie Ihre SharePoint-Berechtigungen mit dem Dynamics 365-Sicherheitsmodell abgleichen, das Sie bereits haben.

Dynamics 365 und SharePoint werden häufig zusammen verwendet, und Microsoft selbst bietet die Möglichkeit einer nativen Integration der beiden Systeme. Damit übernimmt SharePoint die Dokumentenspeicherung (zu geringeren Kosten) und ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit, wobei sogar Nicht-CRM-Nutzer auf Dynamics 365-Dokumente zugreifen können.

Diese Integration ist einfach zu implementieren (hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung), und es funktioniert aus funktionaler Sicht sehr gut, da es Unternehmen ermöglicht, die Dokumente in ihren CRM-Datensätzen nach SharePoint zu verschieben und dabei einen Link zu den Dokumenten im CRM beizubehalten. So kann beispielsweise ein Benutzer, der in Dynamics 365 an einem Kontodatensatz arbeitet, zugehörige Dokumente direkt aus dem Datensatz heraus öffnen, auch wenn diese nicht in Dataverse gespeichert sind. Wenn der Benutzer auf eine Datei klickt, wird sie in SharePoint geöffnet, ohne dass zusätzliche Schritte erforderlich sind.

Doch obwohl beide Systeme Teil des Microsoft-Ökosystems sind, sind ihre Sicherheitsmodelle nicht synchronisiert. Dynamics 365-Zugriffsregeln auf Datensatzebene werden nicht auf SharePoint-Dokumente angewendet.

Tatsächlich sind die SharePoint-Berechtigungen nicht von Anfang an auf die Dynamics 365-Sicherheitsrollen und das Sicherheitsmodell abgestimmt. Ohne zusätzliche Konfiguration, Benutzer können über SharePoint einen breiteren Zugang zu Dokumenten haben als vorgesehen, was nicht immer sofort ersichtlich ist. Für Organisationen, die der GDPR, HIPAA, PCI DSS oder NIST, Dies ist ein Risiko für die Einhaltung der Vorschriften: Wie können Sie nachweisen, dass nur befugtes Personal Zugang zu sensiblen Dokumenten hatte?

Hinzu kommt, dass der Versuch, dies manuell zu korrigieren, aufgrund von Änderungen in Dynamics 365, wie z. B. Rollenaktualisierungen, Änderungen der Eigentumsverhältnisse oder der Teamzugehörigkeit, schnell schwierig und fehleranfällig wird.

Um diese Diskrepanz zu beheben, muss das Dynamics 365-Sicherheitsmodell in SharePoint repliziert werden, damit der Dokumentenzugriff den CRM-Berechtigungen folgt.

Dazu müssen die Zugriffsrechte zwischen den beiden Systemen kopiert werden, wobei sicherzustellen ist, dass die SharePoint-Berechtigungen die aktuelle Sicherheitskonfiguration in Dynamics 365 widerspiegeln, was Benutzer, Rollen und die Dokumente betrifft, auf die jeder Zugriff hat.

In der Praxis beinhaltet die Synchronisierung der Sicherheit von Dynamics CRM mit SharePoint:

• Zuordnung von Dynamics 365-Benutzern, Teams und Geschäftseinheiten zu SharePoint-Identitäten
• Übersetzung von Sicherheitsrollen und Privilegien in SharePoint-Berechtigungsstufen
• Zuweisung von Berechtigungen auf Ordner- oder Dokumentebene
• Dynamische Aktualisierung des Zugangs bei Änderungen in Dynamics 365

Das bedeutet, dass ein Benutzer, der über das SharePoint zugreift, genau auf das zugreifen kann, was das aktuelle Dynamics 365-Sicherheitsmodell zulässt, wodurch ein unbefugter Zugriff auf sensible Dokumente verhindert wird.

Die Replikation des Dynamics 365-Sicherheitsmodells in SharePoint muss automatisiert und durch Auslöser auf der Grundlage von Änderungen in Dynamics 365 gesteuert werden, um die Konsistenz zwischen den Systemen jederzeit zu gewährleisten.

Um dies zu erreichen, CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, eine Microsoft Preferred Solution, ermöglicht die kontinuierliche Synchronisierung von Dynamics 365-Sicherheitsrollen und SharePoint-Berechtigungen auf der Grundlage von Änderungen in Dynamics 365 und bietet einen "Install-and-forget"-Ansatz für die Berechtigungsverwaltung.

Diese Suite wurde speziell für Unternehmen entwickelt, die sich auf die Synergien der Dynamics 365-SharePoint-Integration verlassen, um ihre täglichen Aufgaben erfolgreich zu erledigen. Mit vier unserer innovativen Produkte können Benutzer von Dynamics 365, die SharePoint als Dokumentenspeicher nutzen, Folgendes tun:

• Ihre SharePoint-Bibliotheken und -Listen automatisch zu organisieren und so die oft gefürchteten Grenze für eindeutige Berechtigungen.
• Überprüfen Sie die Integrität von in SharePoint gespeicherten Dokumenten direkt von der Benutzeroberfläche aus mit Hilfe der Blockchain-Technologie. Eine unverzichtbare Funktion zur Aufrechterhaltung der Sicherheit und Genauigkeit von Dynamics 365-Dokumenten, die in SharePoint gespeichert sind.
• Optimieren Sie den Speicherplatz des Dynamics 365 durch die Übertragung von Dateien auf alternative Dateispeicherlösungen. Dies ist entscheidend für Unternehmen, die ihren Dynamics 365-Speicher effizient verwalten wollen.
• Durch Ziehen und Ablegen können mehrere Dateien hochgeladen werden, und die Benutzer können Metadaten eingeben, ohne von Dynamics zu SharePoint und zurück wechseln zu müssen.

Und natürlich löst CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator das Problem, dass sich die Dynamics 365-Privilegien nicht auf der SharePoint-Seite widerspiegeln (siehe oben).

Unternehmen aller Branchen vertrauen auf diese Lösung, um sensible Daten zu schützen und die Zusammenarbeit zu optimieren. Erfahren Sie, wie ein führender Verband die Offenlegung von Daten in Verhinderung der Offenlegung sensibler Daten in SharePoint, wie ein globales Unternehmen die sichere Dokumentenverwaltung in Sichere Dokumente, globaler Erfolg: Die Systemair-Geschichte, und wie verborgene Genehmigungsprobleme durch Partnerschaft gelöst wurden in ORBIS und Connecting Software arbeiten zusammen, um ein verstecktes Dynamics 365-Problem zu lösen. Sie können auch erkunden, wie gemeinnützige Organisationen die Sicherheit in Verbesserung der Dokumentensicherheit bei der Waalitj-Stiftung.

Irgendwann steigen Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens auf, und mit dieser Entwicklung ändert sich auch ihr Zugriff auf Unternehmensinformationen. Diese Veränderungen müssen in Ihren Systemen genau wiedergegeben werden. Das ist bei Dynamics 365 oder SharePoint nicht anders.

CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator sorgt dafür, dass Sie sich darüber keine Gedanken machen müssen, da die teambezogenen Dokumente automatisch für den beförderten Mitarbeiter zugänglich gemacht werden, ohne dass zusätzliche Arbeit für Ihren IT-Administrator erforderlich ist. Wenn Ihr Unternehmen wächst und neue Abteilungen in anderen Ländern eröffnet, können Sie mit Dynamics 365 individuelle Geschäftseinheiten oder Teams für die entsprechenden Märkte erstellen. Und dank der Multi-Tenancy-Funktionen können Sie mit einer einzigen Installation unserer Lösung den Prozess der Replikation von Berechtigungen für mehrere Dynamics CRM-Instanzen sowie für mehrere SharePoint-Standorte für eine einzige Dynamics CRM-Organisation konfigurieren.

Die fehlende Angleichung der Berechtigungen ist nicht nur ein Sicherheitsrisiko, sondern stellt auch ein Problem für die Einhaltung der Datenschutzvorschriften dar:

• SharePoint-Berechtigungen funktionieren unabhängig vom Dynamics 365-Sicherheitsmodell, was die Durchsetzung einer einheitlichen Zugriffskontrolle erschwert.
• Benutzer können daher auf Dokumente zugreifen, die personenbezogene Daten außerhalb ihres berechtigten Bereichs enthalten, selbst wenn die CRM-Berechtigungen korrekt konfiguriert sind.
• Infolgedessen sind Unternehmen möglicherweise nicht in der Lage nachzuweisen, dass der Zugang zu sensiblen Daten ordnungsgemäß eingeschränkt und überprüfbar ist.

Dies ist der Ort, an dem CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator hilft Ihrem Unternehmen, die Anforderungen von Datenschutzbestimmungen wie GDPR, PCI DSS und HIPAA zu erfüllen. Diese Standards gelten branchen- und regionenübergreifend, unabhängig davon, wo Ihr Unternehmen tätig ist.

Indem Sie sicherstellen, dass die in Dynamics 365 definierten Zugriffsrechte konsistent in SharePoint repliziert werden, kann Ihr Unternehmen die Kontrolle über den Dokumentenzugriff behalten und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstützen.