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Überwindung der SharePoint-Beschränkung für eindeutige Berechtigungen

Diogo GouveiaProducts and Solutions Leave a Comment

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt sind eine effektive Zusammenarbeit und eine sichere Datenverwaltung entscheidende Erfolgsfaktoren. Microsoft SharePoint ist seit langem die bevorzugte Plattform für Unternehmen, die ihre Produktivität durch eine optimierte gemeinsame Nutzung von Inhalten, die Zusammenarbeit an Dokumenten und eine zentrale Datenspeicherung steigern möchten. Da Unternehmen jedoch wachsen und die Datenkomplexität zunimmt, kann die Verwaltung der einzelnen Berechtigungen in SharePoint-Bibliotheken schnell zu einer komplizierten Herausforderung werden. Glücklicherweise gibt es leicht verfügbare Lösungen, die Ihr SharePoint-Dokumentenmanagement verbessern können.

Eindeutige Berechtigungen sind Zugriffseinstellungen, die einzelnen Benutzern oder Gruppen für bestimmte Dateien, Ordner oder Bibliotheken in SharePoint zugewiesen werden. Stellen Sie sich SharePoint als einen großen Aktenschrank für Ihre digitalen Dateien vor, in dem jede Datei oder jeder Ordner mit verschiedenen Schlössern versehen werden kann, um sie privat zu halten, die nur von bestimmten Benutzern geöffnet werden können. Die Schlösser sind eindeutige Berechtigungen, und das Limit für eindeutige Berechtigungen ist die maximale Anzahl von Schlössern, die Sie in einer Bibliothek oder Liste verwenden können.

Die Fähigkeit von SharePoint, eindeutige Berechtigungen auf verschiedenen Ebenen zu erteilen, von ganzen Websitesammlungen bis hin zu einzelnen Dateien, bietet große Flexibilität bei der Verwaltung des Datenzugriffs. Eine Begrenzung ist jedoch notwendig, da diese Flexibilität zu komplexen Berechtigungsstrukturen führen kann, die mit der Zeit schwer zu verwalten sind.

Das Problem mit eindeutigen Berechtigungen in SharePoint

Bereits im März 2023 veröffentlichte Microsoft Folgendes Anweisung in einem Artikel:

"Die unterstützte Grenze für eindeutige Berechtigungen für Elemente in einer Liste oder Bibliothek beträgt 50.000.Die empfohlene allgemeine Grenze liegt jedoch bei 5.000. Es dauert länger, Änderungen an mehr als 5.000 eindeutig zugelassenen Objekten gleichzeitig vorzunehmen. Entwerfen Sie daher für große Listen eine Liste mit möglichst wenigen eindeutigen Berechtigungen."

Ja, das bedeutet, dass die empfohlene Anzahl eindeutiger Berechtigungen in SharePoint zehnmal niedriger ist als die maximale Anzahl, die Sie in einer Liste oder Bibliothek haben können. Sobald Sie 5.000 eindeutige Berechtigungen überschreiten und sich der Grenze von 50.000 nähern, steigt das Risiko, dass SharePoint langsamer wird und längere Ladezeiten auftreten. Langfristig kann dies große Auswirkungen auf die Teamleistung, die Frustration der Benutzer und die Einhaltung von Projektfristen haben und im Extremfall sogar zu einer erhöhten Mitarbeiterfluktuation führen.

Die Herausforderung besteht darin, dass es nicht möglich ist, diese Grenzen von 5.000 oder sogar 50.000 Berechtigungen innerhalb einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek einzuhalten. Größere Unternehmen mit einem größeren Kundenstamm und einer größeren Anzahl von Mitarbeitern haben angesichts der beträchtlichen Menge von Objekten, die sie in SharePoint gemeinsam nutzen und verwalten müssen, oft Schwierigkeiten damit. In solchen Fällen ist es von entscheidender Bedeutung, das richtige Gleichgewicht zwischen der effektiven Regulierung von Berechtigungen und der Aufrechterhaltung einer reibungslosen Systemleistung zu finden. Gemäß der Empfehlung von Microsoft könnte es erforderlich sein, die SharePoint-Bibliotheken neu zu organisieren, um Dokumente effizienter zu speichern, damit die Grenze für eindeutige Berechtigungen nicht erreicht wird.

Warum das manuelle SharePoint Dokumentenmanagement keine Option ist

Die manuelle Organisation Ihrer SharePoint-Dokumentenbibliothek mag auf den ersten Blick als praktikable Option erscheinen, kann sich aber als schwierig erweisen. Wenn Sie mit der Beschränkung der eindeutigen Berechtigungen zu kämpfen haben, ist es wahrscheinlich, dass Sie eine große Anzahl von Dateien in SharePoint gespeichert haben, und es wird wahrscheinlich viel Zeit in Anspruch nehmen, diese so zu organisieren, dass die Beschränkung der eindeutigen Berechtigungen eingehalten wird.

Die Verwaltung eindeutiger Berechtigungen, die Optimierung der Dokumentenverwaltung und die Implementierung effektiver Strategien für die Organisation von SharePoint-Dokumentenbibliotheken sind im Allgemeinen überwältigende Aufgaben, die bei manueller Ausführung stark zur Eskalation neigen. Um diesen Zeitaufwand zu vermeiden, sind automatisierte Lösungen von Drittanbietern die beste Option, um diese Prozesse zu rationalisieren und die effiziente Nutzung Ihrer personellen Ressourcen sicherzustellen. Wenn es die Technologie gibt und sie Ihnen alle Kopfschmerzen ersparen kann, warum sollten Sie sie nicht nutzen?

Wie Sie Ihre SharePoint-Dokumentenbibliothek effektiv organisieren können

SharePoint Structure Creator ist der Schlüssel für Unternehmen, die eindeutige Berechtigungen, die über die nativen Möglichkeiten von SharePoint hinausgehen, fachmännisch verwalten und organisieren möchten. Dieses Tool ordnet die Art und Weise, in der Ihre SharePoint-Dateien gespeichert werden, neu und stellt sicher, dass keine Ihrer Bibliotheken oder Listen die von Microsoft auferlegte Grenze für eindeutige Berechtigungen überschreitet.

SharePoint Structure Creator erstellt mehrere Bibliotheken nach einer der folgenden Regeln:

  • Pro Buchstabe oder Buchstabensatz (entsprechend dem Anfangszeichen des Datensatznamens oder der ID)
  • Pro Periode (Jahr, Quartal, Monat, Woche, Tag oder Brauch)
  • Eine Dokumentbibliothek pro Datensatz
  • Eine Kombination aus allen oben genannten Punkten
  • Eine benutzerdefinierte Strukturierungsregel, die durch benutzerdefiniertes Scripting und LUA erstellt wurde.

Die Verteilung von Dokumenten auf mehrere Bibliotheken ist das Hauptmerkmal von SharePoint Structure Creator. Dieser Ansatz führt zwar zu einer größeren Anzahl von Bibliotheken, aber auch zu einer geringeren Anzahl von Dokumenten, die in jeder Bibliothek vorhanden sind. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit, dass in einer einzigen Bibliothek oder Liste 50.000 oder sogar 5.000 eindeutige Berechtigungen erreicht werden, erheblich gesenkt. Dies gewährleistet nicht nur eine optimale Leistung von SharePoint, sondern verhindert auch potenzielle Frustration der Benutzer, Mitarbeiterfluktuation und alle möglichen Hürden, die sich aus dem Erreichen der Grenze für eindeutige Berechtigungen in SharePoint ergeben können.

Hier sehen Sie eine einminütige Demo, die SharePoint Structure Creator in Aktion zeigt:

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Erfahren Sie mehr über die Optimierung Ihrer SharePoint Einzigartige Berechtigungen mit dieser Lösung.

Die dringende Notwendigkeit der Integration von Dynamics 365 und SharePoint

Wir haben soeben gesehen, dass die Umstrukturierung der SharePoint-Bibliotheken zur Anpassung an den Grenzwert für eindeutige Berechtigungen ein wichtiger Teil des SharePoint-Verwaltungspuzzles ist. Sie ist jedoch nicht der einzige wichtige Faktor.

Für Unternehmen, die Dynamics 365-Dokumente in SharePoint speichern, gibt es einen oft übersehenen Aspekt: Die in Dynamics 365 definierten Zugriffsberechtigungen können nicht nativ auf die SharePoint-Seite übertragen werden. Das bedeutet, dass alle vertraulichen Dokumente, die in SharePoint untergebracht sind, auch für Benutzer zugänglich werden, die nicht über die erforderlichen Zugriffsrechte für diese Dateien im CRM verfügen. Dies stellt eine erhebliche Sicherheitslücke dar, die künftige Audits erschweren kann, ganz zu schweigen davon, dass sie gegen praktisch alle Datenschutzvorschriften wie die GDPR verstößt.

Wie bei der einmaligen Berechtigungsgrenze von SharePoint ist die manuelle Synchronisierung von Berechtigungen zwischen Dynamics 365 und SharePoint eine scheinbar unlösbare Aufgabe. Der Zeit- und Arbeitsaufwand für die manuelle Replikation ist völlig unpraktisch, so dass die Automatisierung die einzige realistische Lösung ist.

Eingabe CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator - die bahnbrechende Lösung, die diese erhebliche Sicherheitslücke schließt und die nahtlose Synchronisierung von Berechtigungen von Dynamics 365 zu SharePoint gewährleistet.

Aber Sie brauchen uns nicht beim Wort zu nehmen, schauen Sie sich dieses kurze Video an und überzeugen Sie sich selbst!

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Gewährleisten Sie die Sicherheit Ihrer Geschäftsinformationen mit unserem Dynamics 365 & SharePoint Integration.

Welche Dynamics und SharePoint Iterationen werden unterstützt?

SharePoint Structure Creator und CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator unterstützen die folgenden Microsoft Dynamics-Versionen:

  • Dynamics 365 Kundenbindung, einschließlich:
    • Dynamics 365 Sales
    • Dynamics 365 Customer Service
    • Dynamics 365 Field Service
  • Dynamics CRM 2013, 2015, 2016
  • Kundenspezifische Dataverse-Lösungen

Für die SharePoint werden folgende Versionen unterstützt:

  • SharePoint 2013
  • SharePoint 2016
  • SharePoint 2019
  • SharePoint Online

Zusätzlich können Inhaber eines Office 365-Abonnements auch die enthaltene SharePoint-Online-Lizenz nutzen.

Synchronisieren und Verwalten von Zugriffsberechtigungen in Microsoft SharePoint!

In der sich ständig weiterentwickelnden Landschaft der Datenverwaltung und Zusammenarbeit sind robuste Lösungen für ein effektives Berechtigungsmanagement unerlässlich. Die Konfiguration von SharePoint Structure Creator erfolgt direkt über CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, und durch die Kombination dieser Tools schaffen Sie die ideale Suite zur Optimierung der Berechtigungsverwaltung für Dynamics 365 und SharePoint. Sie können sicherstellen, dass Ihre Berechtigungen aus Dynamics 365 korrekt repliziert werden, und wenn sie einmal in SharePoint sind, garantieren, dass sie in Übereinstimmung mit dem einzigartigen Berechtigungslimit organisiert sind - ein wirklich innovativer Ansatz, der Ihrem Unternehmen ein echtes Stück Sicherheit geben kann!

Entdecken Sie das Potenzial dieser Lösungen und fragen Sie nach Ihrem kostenlose 15-tägige Testversion unten oder wenden Sie sich an unser Team, um Ihre Fragen zu beantworten. Stärken Sie Ihr Unternehmen mit integrierten Lösungen zur Rationalisierung von Abläufen und zur Verbesserung der Zusammenarbeit, und lassen Sie sich nicht durch die Komplexität von Genehmigungen vom Wachstum Ihres Unternehmens abhalten!

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Über den Autor

Diogo Gouveia

Durch Diogo Gouveia

"Nach Abschluss meines Studiums im Vereinigten Königreich habe ich mich dem Marketing-Team von Connecting Software angeschlossen, um Inhalte über Software-Integration und eine Vielzahl anderer IT-Themen zu erstellen. Wenn Sie irgendwelche Beobachtungen oder Vorschläge haben, melden Sie sich bitte."

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