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Superare il limite dei permessi unici dell'SharePoint

Diogo GouveiaProducts and Solutions Leave a Comment

Nel panorama aziendale odierno, caratterizzato da ritmi serrati, una collaborazione efficace e una gestione sicura dei dati sono fattori cruciali per il successo. Microsoft SharePoint è da tempo una piattaforma di riferimento per le organizzazioni che cercano di migliorare la produttività attraverso la condivisione semplificata dei contenuti, la collaborazione documentale e l'archiviazione centralizzata dei dati. Tuttavia, con la crescita delle aziende e l'aumento della complessità dei dati, la gestione delle autorizzazioni uniche nelle librerie SharePoint può diventare rapidamente una sfida complicata. Fortunatamente, esistono soluzioni prontamente disponibili che possono aiutare a migliorare la gestione dei documenti SharePoint.

Le autorizzazioni uniche sono impostazioni di accesso assegnate a singoli utenti o gruppi per specifici file, cartelle o librerie all'interno dell'SharePoint. Considerate l'SharePoint come un grande schedario per i vostri file digitali, in cui ogni file o cartella può avere diversi lucchetti per mantenerli privati e che solo determinati utenti possono aprire. I lucchetti sono permessi unici e il limite dei permessi unici è il numero massimo di lucchetti che si possono usare in una libreria o in un elenco.

La capacità dell'SharePoint di concedere autorizzazioni uniche a vari livelli, da intere raccolte di siti a singoli file, offre una grande flessibilità nella gestione dell'accesso ai dati. Tuttavia, è necessario imporre un limite, poiché questa flessibilità può portare a strutture di permessi complesse che possono diventare difficili da gestire nel tempo.

Il problema dei permessi unici in SharePoint

Nel marzo del 2023, Microsoft ha rilasciato il seguente documento dichiarazione in un articolo:

"Il limite supportato di autorizzazioni uniche per gli elementi di un elenco o di una libreria è di 50.000.Tuttavia, il limite generale consigliato è di 5.000. L'esecuzione di modifiche a più di 5.000 elementi con autorizzazione unica alla volta richiede più tempo. Pertanto, per gli elenchi di grandi dimensioni, è opportuno progettare l'elenco in modo che abbia il minor numero possibile di autorizzazioni uniche".

Sì, questo significa che il numero consigliato di autorizzazioni uniche nell'SharePoint è 10 volte inferiore al numero massimo che si può avere in un elenco o in una libreria. Una volta superati i 5.000 permessi unici, e man mano che ci si avvicina al limite dei 50.000, aumenta il rischio di rallentare SharePoint e di incorrere in tempi di caricamento prolungati. A lungo andare, questo può avere un forte impatto sulle prestazioni del team, sulla frustrazione degli utenti, sulle scadenze dei progetti e, in casi estremi, può portare a un aumento del turnover dei dipendenti.

La sfida si presenta nelle situazioni in cui non è possibile rispettare i limiti di 5.000 o addirittura 50.000 autorizzazioni all'interno di un elenco o di una libreria SharePoint. Le aziende più grandi, con una base di clienti più ampia e un numero maggiore di dipendenti, si trovano spesso in difficoltà, dato il volume considerevole di elementi che devono condividere e gestire in SharePoint. In questi casi, trovare il giusto equilibrio tra la regolazione efficace delle autorizzazioni e il mantenimento di prestazioni fluide del sistema diventa una considerazione cruciale. Secondo le raccomandazioni di Microsoft, potrebbe essere necessario riorganizzare le librerie di SharePoint per archiviare i documenti in modo più efficiente, per evitare di raggiungere il limite di permessi unici.

Perché la gestione manuale dei documenti SharePoint non è un'opzione?

L'organizzazione manuale della libreria di documenti dell'SharePoint può sembrare un'opzione valida all'inizio, ma può rivelarsi impegnativa. Se avete problemi con il limite dei permessi unici, è probabile che abbiate una grande quantità di file archiviati nell'SharePoint, che probabilmente richiederanno molto tempo per essere organizzati in modo da rispettare il limite dei permessi unici.

In generale, la gestione delle autorizzazioni uniche, l'ottimizzazione della gestione dei documenti e l'implementazione di strategie efficaci per l'organizzazione delle librerie di documenti SharePoint sono compiti gravosi che hanno una forte tendenza ad aggravarsi se svolti manualmente. Per evitare di investire tempo in queste attività, le soluzioni automatizzate di terze parti sono l'opzione più adatta per snellire questi processi e garantire un utilizzo efficiente delle risorse umane. Se la tecnologia esiste e può risparmiare tutti i vostri grattacapi, perché non usarla?

Come organizzare efficacemente la libreria di documenti SharePoint

SharePoint Structure Creator è la chiave per le aziende che desiderano gestire e organizzare con competenza le autorizzazioni uniche al di là delle capacità native dell'SharePoint. Questo strumento riorganizza essenzialmente il modo in cui vengono archiviati i file SharePoint, assicurandosi che nessuna delle librerie o degli elenchi superi il limite di autorizzazioni uniche imposto da Microsoft.

L'SharePoint Structure Creator crea diverse librerie secondo una delle seguenti regole:

  • Per lettera o serie di lettere (in base al carattere iniziale del nome del record o dell'ID)
  • Per periodo (anno, trimestre, mese, settimana, giorno o personalizzato)
  • Una biblioteca di documenti per record
  • Una combinazione di tutti questi elementi
  • Una regola di strutturazione personalizzata creata tramite scripting personalizzato e LUA.

La distribuzione dei documenti su più biblioteche è la caratteristica principale di SharePoint Structure Creator. Se da un lato questo approccio porta a un numero maggiore di biblioteche, dall'altro riduce il numero di documenti che ciascuna di esse contiene. Di conseguenza, la probabilità di raggiungere 50.000 o addirittura 5.000 autorizzazioni uniche in una singola libreria o elenco è notevolmente ridotta. Questo non solo garantisce prestazioni ottimali dell'SharePoint, ma previene anche la potenziale frustrazione degli utenti, il turnover dei dipendenti e tutti i possibili ostacoli che possono derivare dal raggiungimento del limite di autorizzazioni uniche nell'SharePoint.

Ecco una demo di un minuto che mostra l'SharePoint Structure Creator in azione:

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Per saperne di più sull'ottimizzazione del vostro SharePoint Autorizzazioni uniche con questa soluzione.

L'urgente necessità di integrazione di Dynamics 365 e SharePoint

Abbiamo appena visto che la ristrutturazione delle librerie SharePoint per allinearsi al limite dei permessi unici è un pezzo fondamentale del puzzle della gestione SharePoint. Tuttavia, non è l'unico fattore importante.

Per le aziende che archiviano documenti Dynamics 365 in SharePoint, c'è un aspetto spesso trascurato: le autorizzazioni di accesso definite in Dynamics 365 non possono essere trasferite in modo nativo sul lato SharePoint. Ciò significa che tutti i documenti riservati presenti nell'SharePoint diventano accessibili anche agli utenti che non hanno i privilegi di accesso richiesti per questi file nel CRM. Si tratta di una significativa violazione della sicurezza che può complicare le verifiche future, senza contare che va contro praticamente tutte le normative sulla privacy, come il GDPR.

Come nel caso del limite unico di autorizzazioni dell'SharePoint, la sincronizzazione manuale delle autorizzazioni tra l'Dynamics 365 e l'SharePoint è un'operazione apparentemente impossibile da realizzare. La quantità di tempo e di sforzi necessari per la replica manuale è del tutto impraticabile, quindi l'automazione è l'unica soluzione realistica.

Entrare CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator - la soluzione rivoluzionaria che colma questo sostanziale divario di sicurezza e garantisce la sincronizzazione senza soluzione di continuità delle autorizzazioni dall'Dynamics 365 all'SharePoint.

Ma non c'è bisogno di crederci sulla parola, date un'occhiata a questo rapido video e guardate voi stessi!

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Garantiamo la sicurezza delle vostre informazioni aziendali con il nostro Integrazione Dynamics 365 e SharePoint.

Quali sono le dinamiche e le iterazioni SharePoint supportate?

SharePoint Structure Creator e CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator supportano le seguenti versioni di Microsoft Dynamics:

  • Dynamics 365 Coinvolgimento dei clienti, incluso:
    • Dynamics 365 Vendite
    • Dynamics 365 Servizio Clienti
    • Dynamics 365 Servizio sul campo
  • Dynamics CRM 2013, 2015, 2016
  • Soluzioni Dataverse personalizzate

Per quanto riguarda l'SharePoint, le versioni supportate sono:

  • SharePoint 2013
  • SharePoint 2016
  • SharePoint 2019
  • SharePoint Online

Inoltre, per i titolari di un abbonamento Office 365 è possibile utilizzare la licenza SharePoint Online inclusa.

Sincronizzazione e gestione delle autorizzazioni di accesso in Microsoft SharePoint!

Nel panorama in continua evoluzione della gestione dei dati e della collaborazione, le soluzioni robuste sono essenziali per una gestione efficace delle autorizzazioni. La configurazione dell'SharePoint Structure Creator avviene direttamente attraverso l'CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator e la combinazione di questi strumenti crea la suite ideale per ottimizzare la gestione delle autorizzazioni sia per l'Dynamics 365 che per l'SharePoint. Potete assicurarvi che i vostri permessi siano replicati correttamente dall'Dynamics 365 e, una volta entrati nell'SharePoint, garantire che siano organizzati in linea con il limite unico dei permessi: un approccio davvero innovativo che può dare alla vostra azienda una vera tranquillità!

Scoprite il potenziale di queste soluzioni chiedendo il vostro prova gratuita di 15 giorni o contattate il nostro team per avere una risposta alle vostre domande. Potenziate la vostra azienda con soluzioni integrate progettate per snellire le operazioni e migliorare la collaborazione, e non lasciate che la complessità delle autorizzazioni freni la vostra crescita aziendale!

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Sull'autore

Diogo Gouveia

Da Diogo Gouveia

"Dopo aver completato i miei studi nel Regno Unito, mi sono unita al team di marketing di Connecting Software per creare contenuti sull'integrazione del software e su una serie di altri argomenti informatici. Se avete osservazioni o suggerimenti, contattatemi".

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