deelpunt-uniek

De limiet van SharePoint unieke rechten overwinnen

Diogo GouveiaProducts and Solutions Leave a Comment

In het snelle hedendaagse zakelijke landschap zijn effectieve samenwerking en veilig gegevensbeheer cruciale factoren voor succes. Microsoft SharePoint is al lange tijd het platform bij uitstek voor organisaties die hun productiviteit willen verhogen door het gestroomlijnd delen van inhoud, het samenwerken aan documenten en het centraal opslaan van gegevens. Maar naarmate bedrijven groeien en de complexiteit van gegevens toeneemt, kan het beheren van unieke rechten in SharePoint bibliotheken al snel een ingewikkelde uitdaging worden. Gelukkig zijn er kant-en-klare oplossingen die kunnen helpen om je SharePoint documentbeheer te verbeteren.

Unieke rechten zijn toegangsinstellingen die zijn toegewezen aan individuele gebruikers of groepen voor specifieke bestanden, mappen of bibliotheken binnen SharePoint. Zie SharePoint als een grote archiefkast voor je digitale bestanden, waar elk bestand of map verschillende sloten kan hebben om ze privé te houden, die alleen specifieke gebruikers kunnen openen. De sloten zijn unieke permissies, en de unieke permissielimiet is het maximum aantal sloten dat je kunt gebruiken in een bibliotheek of lijst.

SharePoint's mogelijkheid om unieke rechten toe te kennen op verschillende niveaus, van hele siteverzamelingen tot individuele bestanden, biedt een grote flexibiliteit voor het beheren van gegevenstoegang. Het opleggen van een limiet is echter noodzakelijk, omdat deze flexibiliteit kan leiden tot complexe toestemmingsstructuren die na verloop van tijd moeilijk te beheren kunnen worden.

Het probleem met unieke rechten in SharePoint

In maart 2023 gaf Microsoft het volgende vrij verklaring in een artikel:

"De ondersteunde limiet van unieke rechten voor items in een lijst of bibliotheek is 50.000. De aanbevolen algemene limiet is echter 5.000.De aanbevolen algemene limiet is echter 5.000. Wijzigingen aanbrengen aan meer dan 5.000 unieke toegestane items tegelijk duurt langer. Ontwerp daarom voor grote lijsten de lijst met zo weinig mogelijk unieke rechten."

Ja, dit betekent dat het aanbevolen aantal unieke rechten in SharePoint 10 keer lager is dan het maximale aantal dat je kunt hebben in een lijst of bibliotheek. Zodra je de 5.000 unieke rechten overschrijdt, en naarmate je de 50.000 limiet nadert, neemt het risico toe dat SharePoint vertraagt en dat je te maken krijgt met lange laadtijden. Op de lange termijn kan dit grote gevolgen hebben voor de teamprestaties, de frustratie van gebruikers, de deadlines van projecten en in extreme gevallen kan het leiden tot een toename van het personeelsverloop.

De uitdaging komt in situaties waarin het niet haalbaar is om deze limieten van 5.000 of zelfs 50.000 rechten aan te houden binnen een SharePoint lijst of bibliotheek. Grotere bedrijven met een groter klantenbestand en een groter aantal medewerkers zullen hier vaak mee worstelen, gezien de aanzienlijke hoeveelheid items die ze moeten delen en beheren in SharePoint. In zulke gevallen is het vinden van de juiste balans tussen het effectief regelen van machtigingen en het behouden van soepele systeemprestaties een cruciale overweging. Volgens de aanbeveling van Microsoft kan het nodig zijn om de bibliotheken van SharePoint te reorganiseren om documenten efficiënter op te slaan, zodat de limiet van unieke rechten niet wordt bereikt.

Waarom handmatig SharePoint documentbeheer geen optie is

Het handmatig organiseren van je SharePoint documentenbibliotheek lijkt in eerste instantie een haalbare optie, maar het kan een uitdaging blijken te zijn. Als je worstelt met de unieke permissielimiet, is de kans groot dat je een grote hoeveelheid bestanden hebt opgeslagen in SharePoint, en deze zullen waarschijnlijk een lange tijd nodig hebben om te organiseren op een manier die voldoet aan de unieke permissielimiet.

Over het algemeen zijn het beheren van unieke rechten, het optimaliseren van documentbeheer en het implementeren van effectieve strategieën voor het organiseren van SharePoint documentbibliotheken overweldigende taken die sterk de neiging hebben om te escaleren als ze handmatig worden uitgevoerd. Om te voorkomen dat je hier tijd in investeert, zijn geautomatiseerde oplossingen van derden de meest geschikte optie om deze processen te stroomlijnen en te zorgen voor een efficiënt gebruik van je personeel. Als de technologie bestaat en het al je kopzorgen kan besparen, waarom zou je die dan niet gebruiken?

Uw SharePoint-documentbibliotheek effectief organiseren

SharePoint Structure Creator is de sleutel voor bedrijven die op zoek zijn naar het deskundig beheren en organiseren van unieke permissies die verder gaan dan de eigen mogelijkheden van SharePoint. Deze tool herschikt in wezen de manier waarop je SharePoint-bestanden worden opgeslagen, en zorgt ervoor dat geen van je bibliotheken of lijsten de door Microsoft opgelegde limiet voor unieke rechten overschrijdt.

Wat SharePoint Structure Creator doet, is verschillende bibliotheken maken volgens een van de volgende regels:

  • Per letter of letterreeks (volgens het beginkarakter van de recordnaam of ID)
  • Per periode (jaar, kwartaal, maand, week, dag of aangepast)
  • Een documentbibliotheek per record
  • Een combinatie van al het bovenstaande
  • Een aangepaste structureringsregel gemaakt met aangepaste scripts en LUA.

Het verdelen van documenten over meerdere bibliotheken is de belangrijkste functie van SharePoint Structure Creator. Hoewel deze aanpak leidt tot een groter aantal bibliotheken, vermindert het het aantal documenten dat in elke bibliotheek aanwezig is. Hierdoor is de kans op het bereiken van 50.000 of zelfs 5.000 unieke rechten in één bibliotheek of lijst aanzienlijk kleiner. Dit zorgt niet alleen voor optimale prestaties van SharePoint, maar voorkomt ook mogelijke gebruikersfrustratie, personeelsverloop en alle mogelijke hindernissen die voort kunnen komen uit het bereiken van de unieke permissielimiet in SharePoint.

Hier is een demo van één minuut die de SharePoint Structure Creator in actie laat zien:

cb-replicator-demo
Meer informatie over het optimaliseren van uw SharePoint Unieke rechten met deze oplossing.

De dringende behoefte aan integratie van Dynamics 365 & SharePoint

We hebben zojuist gezien dat het herstructureren van SharePoint bibliotheken om deze op één lijn te brengen met de unieke permissielimiet een belangrijk onderdeel is van de SharePoint beheerpuzzel. Het is echter niet de enige belangrijke factor.

Voor bedrijven die Dynamics 365-documenten opslaan in SharePoint, is er een vaak over het hoofd gezien aspect: de toegangsrechten die zijn gedefinieerd in Dynamics 365 kunnen niet worden overgedragen naar de SharePoint-kant. Dit betekent dat alle vertrouwelijke documenten die zijn ondergebracht in SharePoint toegankelijk worden, zelfs voor gebruikers die niet beschikken over de vereiste toegangsrechten voor deze bestanden in de CRM. Dit is een aanzienlijke inbreuk op de beveiliging die toekomstige audits kan bemoeilijken, om nog maar te zwijgen van het feit dat het in strijd is met vrijwel elke privacyregelgeving, zoals GDPR.

Zoals het geval is met de unieke permissielimiet van SharePoint, is het handmatig synchroniseren van permissies tussen Dynamics 365 en SharePoint een schijnbaar onmogelijke taak. De hoeveelheid tijd en moeite die nodig is voor handmatige replicatie is volledig onpraktisch, dus automatisering is de enige realistische oplossing.

Ga naar CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator - de game-changer oplossing die deze substantiële beveiligingskloof overbrugt en de naadloze synchronisatie van rechten van Dynamics 365 naar SharePoint garandeert.

Maar je hoeft ons niet op ons woord te geloven, bekijk deze korte video en overtuig jezelf!

replicator-geanimeerde
Verzeker de veiligheid van uw bedrijfsinformatie met onze Dynamics 365 & SharePoint Integratie.

Welke Dynamics en SharePoint Iteraties worden ondersteund?

SharePoint Structure Creator en CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator ondersteunen de volgende Microsoft Dynamics-versies:

  • Dynamics 365 Klantbetrokkenheid, inclusief:
    • Dynamics 365 Verkoop
    • Dynamics 365 Klantenservice
    • Dynamics 365 Buitendienst
  • Dynamics CRM 2013, 2015, 2016
  • Aangepaste Dataverse-oplossingen

Voor de SharePoint worden de volgende versies ondersteund:

  • SharePoint 2013
  • SharePoint 2016
  • SharePoint 2019
  • SharePoint Online

Daarnaast is het voor houders van een Office 365 abonnement ook mogelijk om de meegeleverde SharePoint Online licentie te gebruiken.

Toegangsrechten synchroniseren en beheren in Microsoft SharePoint!

In het steeds veranderende landschap van gegevensbeheer en samenwerking zijn robuuste oplossingen essentieel voor effectief rechtenbeheer. De configuratie van SharePoint Structure Creator is direct gemaakt via CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, en door het combineren van deze tools creëer je de ideale suite om het beheer van machtigingen te optimaliseren voor zowel Dynamics 365 als SharePoint. U kunt ervoor zorgen dat uw machtigingen correct worden gerepliceerd van Dynamics 365, en als ze eenmaal in SharePoint, garanderen dat ze zijn georganiseerd in lijn met de unieke machtigingen limiet - een echt innovatieve aanpak die kan geven uw bedrijf een echte gemoedsrust!

Ontdek het potentieel van deze oplossingen door te vragen naar uw gratis 15 dagen proberen Hieronder of door contact op te nemen met ons team om je vragen te beantwoorden. Geef uw bedrijf meer mogelijkheden met geïntegreerde oplossingen die zijn ontworpen om uw activiteiten te stroomlijnen en de samenwerking te verbeteren, en laat de complexiteit van de machtigingen uw bedrijfsgroei nooit in de weg staan!

👉Start nu uw GRATIS proefversie voor 15 dagen


Over de auteur

Diogo Gouveia

Door Diogo Gouveia

"Na het afronden van mijn studie in het Verenigd Koninkrijk ben ik bij het Marketing team van Connecting Software gaan werken om content te creëren over software integratie en diverse andere IT onderwerpen. Als je opmerkingen of suggesties hebt, neem dan contact op."

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

For security, use of Google's reCAPTCHA service is required which is subject to the Google Privacy Policy and Terms of Use.