Вот что мы рассмотрим в этой статье:
- Проблема с уникальными разрешениями в 1ТП41Т
- Почему руководство по документообороту SharePoint - это не вариант
- Как эффективно организовать библиотеку документов SharePoint
- Острая необходимость интеграции Dynamics 365 и SharePoint
- Какие итерации Dynamics и SharePoint поддерживаются?
- Синхронизация и управление правами доступа в Microsoft SharePoint!
В современном динамичном бизнесе эффективная совместная работа и безопасное управление данными являются важнейшими факторами успеха. Microsoft SharePoint уже давно является базовой платформой для организаций, стремящихся повысить производительность труда за счет оптимизации обмена контентом, совместной работы с документами и централизованного хранения данных. Однако по мере роста бизнеса и увеличения сложности данных управление уникальными разрешениями в библиотеках SharePoint может быстро превратиться в сложную задачу. К счастью, существуют готовые решения, которые могут помочь улучшить управление документами в SharePoint.
Уникальные разрешения - это настройки доступа, назначаемые отдельным пользователям или группам для определенных файлов, папок или библиотек в SharePoint. Представьте себе SharePoint как большой картотечный шкаф для ваших цифровых файлов, где каждый файл или папка могут иметь различные замки для обеспечения их конфиденциальности, которые могут открывать только определенные пользователи. Замки - это уникальные разрешения, а ограничение уникальных разрешений - это максимальное количество замков, которые можно использовать в библиотеке или списке.
Возможность SharePoint предоставлять уникальные разрешения на различных уровнях, от целых коллекций сайтов до отдельных файлов, обеспечивает большую гибкость в управлении доступом к данным. Однако введение ограничений необходимо, поскольку такая гибкость может привести к созданию сложных структур разрешений, которыми со временем станет трудно управлять.
Проблема с уникальными разрешениями в 1ТП41Т
Еще в марте 2023 года компания Microsoft выпустила следующее сообщение заявление в статье:
"Поддерживаемый лимит уникальных разрешений для элементов в списке или библиотеке составляет 50 000.Однако рекомендуемое общее ограничение составляет 5 000. Внесение изменений в более чем 5000 уникальных элементов за один раз занимает больше времени. Поэтому для больших списков следует проектировать список так, чтобы в нем было как можно меньше уникальных разрешений."
Да, это означает, что рекомендуемое количество уникальных разрешений в SharePoint в 10 раз меньше, чем максимальное количество разрешений, которое можно иметь в списке или библиотеке. При превышении 5 000 уникальных разрешений и приближении к пределу 50 000 возрастает риск замедления работы SharePoint и длительного времени загрузки. В долгосрочной перспективе это может сильно повлиять на производительность команды, разочарование пользователей, сроки выполнения проекта, а в крайних случаях - привести к росту текучести кадров.
Проблема возникает в ситуациях, когда соблюдение этих ограничений в 5 000 или даже 50 000 разрешений в списке или библиотеке SharePoint не представляется возможным. Крупные компании, имеющие большую клиентскую базу и более широкий круг сотрудников, часто сталкиваются с этой проблемой, учитывая значительный объем объектов, которыми им приходится обмениваться и управлять в SharePoint. В таких случаях поиск баланса между эффективным регулированием прав доступа и поддержанием бесперебойной работы системы становится крайне важным. Согласно рекомендациям Microsoft, это может привести к необходимости реорганизации библиотек 1ТП41Т для более эффективного хранения документов во избежание достижения лимита уникальных разрешений.
Почему руководство по документообороту SharePoint - это не вариант
Организация библиотеки документов в 1ТП41Т вручную может показаться на первый взгляд вполне приемлемым вариантом, однако это может оказаться непростой задачей. Если вы столкнулись с проблемой ограничения уникальных прав доступа, то, скорее всего, в 1ТП41Т хранится большой объем файлов, и их упорядочивание в соответствии с ограничением уникальных прав доступа потребует длительного времени.
В целом управление уникальными правами доступа, оптимизация документооборота и реализация эффективных стратегий организации библиотек документов 1ТП41Т - это трудоемкие задачи, которые при ручном выполнении имеют тенденцию к перерастанию. Чтобы не тратить на это время, автоматизированные решения сторонних разработчиков являются наиболее подходящим вариантом для оптимизации этих процессов и эффективного использования человеческих ресурсов. Если технология существует и может избавить вас от головной боли, почему бы ее не использовать?
Как эффективно организовать библиотеку документов SharePoint
SharePoint Structure Creator является ключевым инструментом для предприятий, желающих грамотно управлять и организовывать уникальные разрешения, выходящие за рамки возможностей SharePoint. Этот инструмент, по сути, изменяет способ хранения файлов в 1ТП41Т, гарантируя, что ни одна из библиотек или списков не превысит лимит уникальных разрешений, установленный Microsoft.
Что делает SharePoint Structure Creator, так это создает несколько библиотек в соответствии с любым из следующих правил:
- На одну букву или набор букв (в соответствии с начальным символом имени записи или идентификатора)
- За период (год, квартал, месяц, неделя, день или пользовательский)
- Библиотека документов по каждой записи
- Сочетание всего вышеперечисленного
- Пользовательское правило структурирования, созданное с помощью пользовательских сценариев и LUA.
Распределение документов по нескольким библиотекам является основной особенностью 1ТП21Т. Хотя такой подход приводит к увеличению числа библиотек, он уменьшает количество документов, хранящихся в каждой из них. В результате вероятность достижения 50 000 или даже 5 000 уникальных разрешений в одной библиотеке или списке существенно снижается. Это не только обеспечивает оптимальную работу 1ТП41Т, но и предотвращает возможное разочарование пользователей, текучесть кадров и все возможные препятствия, связанные с достижением лимита уникальных разрешений в 1ТП41Т.
Ниже приводится одноминутный демонстрационный ролик, демонстрирующий работу 1ТП21Т в действии:
Острая необходимость интеграции Dynamics 365 и SharePoint
Мы только что убедились, что реструктуризация библиотек 1ТП41Т в соответствии с ограничением уникальных разрешений является ключевой частью головоломки управления 1ТП41Т. Однако это не единственный важный фактор.
Для компаний, хранящих документы 1ТП38Т в 1ТП41Т, существует часто упускаемый из виду аспект: права доступа, определенные в 1ТП38Т, не могут быть перенесены на сторону 1ТП41Т. Это означает, что все конфиденциальные документы, размещенные в 1ТП41Т, становятся доступными даже для пользователей, не обладающих необходимыми правами доступа к этим файлам в CRM. Это существенная брешь в системе безопасности, которая может осложнить проведение аудита в будущем, не говоря уже о том, что она противоречит практически всем нормативным документам по защите персональных данных, таким как GDPR.
Как и в случае с уникальным лимитом разрешений SharePoint, ручная синхронизация разрешений между Dynamics 365 и SharePoint представляется невыполнимой задачей. Затраты времени и сил на ручную репликацию совершенно нецелесообразны, поэтому единственным реальным решением является автоматизация.
Введите CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator - решение, которое устраняет этот существенный пробел в безопасности и гарантирует бесперебойную синхронизацию разрешений с Dynamics 365 на SharePoint.
Но не стоит верить нам на слово, посмотрите этот небольшой видеоролик и убедитесь сами!
Какие итерации Dynamics и SharePoint поддерживаются?
SharePoint Structure Creator и CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator поддерживают следующие версии Microsoft Dynamics:
- Dynamics 365 Работа с клиентами, включая:
- Dynamics 365 Sales
- Dynamics 365 Customer Service
- Dynamics 365 Field Service
- Dynamics CRM 2013, 2015, 2016
- Индивидуальные решения Dataverse
Что касается SharePoint, то поддерживаются следующие версии:
- SharePoint 2013
- 1ТП24Т 2016
- 1ТП24Т 2019
- SharePoint Онлайн
Кроме того, для владельцев подписки Office 365 возможно использование входящей в комплект лицензии SharePoint Online.
Синхронизация и управление правами доступа в Microsoft SharePoint!
В условиях постоянно меняющегося ландшафта управления данными и совместной работы для эффективного управления разрешениями необходимы надежные решения. Конфигурирование SharePoint Structure Creator осуществляется непосредственно через CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator, а объединение этих инструментов позволяет создать идеальный набор для оптимизации управления разрешениями как для Dynamics 365, так и для SharePoint. Вы можете обеспечить правильное копирование разрешений из Dynamics 365, а после того, как они окажутся в SharePoint, гарантировать их организацию в соответствии с уникальным лимитом разрешений - это действительно инновационный подход, который может дать вашей компании истинное спокойствие!
Раскройте потенциал этих решений, обратившись к вам с просьбой бесплатная 15-дневная пробная версия ниже, или обратиться к нашим специалистам, чтобы получить ответы на свои вопросы. Интегрированные решения, направленные на оптимизацию операций и улучшение взаимодействия, позволят вам не допустить, чтобы сложности с разрешениями сдерживали рост вашего бизнеса!
Об авторе
По адресу Диогу Гувейя
"После завершения учебы в Великобритании я присоединился к команде маркетинга в Connecting Software, чтобы создавать контент по интеграции программного обеспечения и ряду других ИТ-тем. Если у вас есть какие-либо замечания или предложения, пожалуйста, обращайтесь".