Surmonter la limite des permissions uniques du SharePoint

L'organisation manuelle de votre bibliothèque de documents SharePoint peut sembler une option viable à première vue, mais elle peut s'avérer difficile. Si vous avez des difficultés avec la limite des autorisations uniques, il est probable que vous ayez un grand volume de fichiers stockés dans SharePoint et que leur organisation dans le respect de la limite des autorisations uniques nécessitera beaucoup de temps.

En général, la gestion des autorisations uniques, l'optimisation de la gestion des documents et la mise en œuvre de stratégies efficaces pour l'organisation des bibliothèques de documents SharePoint sont des tâches écrasantes qui ont une forte tendance à s'aggraver si elles sont effectuées manuellement. Pour éviter d'y consacrer du temps, les solutions tierces automatisées sont l'option la plus appropriée pour rationaliser ces processus et garantir l'utilisation efficace de vos ressources humaines. si la technologie existe et qu'elle peut vous épargner tous les maux de tête, pourquoi ne pas l'utiliser ?

SharePoint Structure Creator est la clé pour les entreprises qui cherchent à gérer et à organiser de manière experte les autorisations uniques au-delà des capacités natives de SharePoint. Cet outil réorganise essentiellement la manière dont vos fichiers SharePoint sont stockés, en veillant à ce qu'aucune de vos bibliothèques ou listes ne dépasse la limite des autorisations uniques imposée par Microsoft.

SharePoint Structure Creator crée plusieurs bibliothèques selon l'une des règles suivantes :

• Par lettre ou ensemble de lettres (selon le caractère de départ du nom de l'enregistrement ou de l'ID)
• Par période (année, trimestre, mois, semaine, jour ou sur mesure)
• Une bibliothèque de documents par fiche
• Une combinaison de tous les éléments ci-dessus
• Une règle de structuration personnalisée créée à l'aide de scripts personnalisés et de LUA.

La répartition des documents entre plusieurs bibliothèques est la caractéristique principale de SharePoint Structure Creator. Si cette approche permet d'augmenter le nombre de bibliothèques, elle réduit le nombre de documents que chacune d'entre elles détient. Par conséquent, la probabilité d'atteindre 50 000 ou même 5 000 autorisations uniques dans une seule bibliothèque ou liste est considérablement réduite. Cela permet non seulement de garantir les performances optimales de SharePoint, mais aussi d'éviter la frustration potentielle des utilisateurs, la rotation des employés et tous les obstacles qui peuvent découler de l'atteinte de la limite des autorisations uniques dans SharePoint.

Voici une démonstration d'une minute qui présente le SharePoint Structure Creator en action :

Nous venons de voir que la restructuration des bibliothèques SharePoint pour s'aligner sur la limite des autorisations uniques est une pièce maîtresse du puzzle de la gestion SharePoint. Cependant, ce n'est pas le seul facteur important.

Pour les entreprises qui stockent des documents Dynamics 365 dans SharePoint, il existe un aspect souvent négligé : les autorisations d'accès définies dans Dynamics 365 ne peuvent pas être transférées nativement du côté de SharePoint. Cela signifie que tous les documents confidentiels hébergés dans SharePoint deviennent accessibles même aux utilisateurs qui n'ont pas les privilèges d'accès requis pour ces fichiers dans le CRM. Il s'agit là d'une faille de sécurité importante qui risque de compliquer les audits futurs, sans compter qu'elle va à l'encontre de pratiquement toutes les réglementations en matière de protection de la vie privée, telles que le GDPR.

Comme c'est le cas avec la limite de permissions unique de SharePoint, la synchronisation manuelle des permissions entre Dynamics 365 et SharePoint est une tâche apparemment impossible à accomplir. Le temps et les efforts nécessaires à la réplication manuelle sont totalement impraticables, et l'automatisation est donc la seule solution réaliste.

Entrer CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator - la solution qui change la donne et qui comble cette importante lacune en matière de sécurité tout en garantissant une synchronisation transparente des autorisations entre Dynamics 365 et SharePoint.

Mais pas besoin de nous croire sur parole, regardez cette petite vidéo et constatez par vous-même !