Eis o que iremos abordar no artigo:
- O problema das permissões únicas no SharePoint
- Porque é que a gestão documental do Manual SharePoint não é uma opção
- Como organizar eficazmente a sua biblioteca de documentos SharePoint
- A necessidade urgente de integração do Dynamics 365 e SharePoint
- Quais são as iterações Dynamics e SharePoint suportadas?
- Sincronizar e gerir as permissões de acesso no Microsoft SharePoint!
No atual panorama empresarial de ritmo acelerado, a colaboração eficaz e a gestão segura dos dados são factores cruciais para o sucesso. Microsoft SharePoint é há muito tempo uma plataforma de referência para as organizações que procuram aumentar a produtividade através da partilha simplificada de conteúdos, colaboração de documentos e armazenamento centralizado de dados. No entanto, à medida que as empresas crescem e a complexidade dos dados aumenta, o gerenciamento de permissões exclusivas nas bibliotecas do SharePoint pode rapidamente se tornar um desafio complicado. Felizmente, existem soluções prontamente disponíveis que podem ajudar a melhorar o gerenciamento de documentos do SharePoint.
Permissões únicas são configurações de acesso atribuídas a usuários individuais ou grupos para arquivos, pastas ou bibliotecas específicas dentro do SharePoint. Pense no SharePoint como um grande armário de arquivos para seus arquivos digitais, onde cada arquivo ou pasta pode ter diferentes cadeados para mantê-los privados, que apenas usuários específicos podem abrir. Os bloqueios são permissões exclusivas, e o limite de permissões exclusivas é o número máximo de bloqueios que podem ser usados em uma biblioteca ou lista.
A capacidade do SharePoint de conceder permissões exclusivas em vários níveis, desde coleções de sites inteiras até arquivos individuais, oferece grande flexibilidade para gerenciar o acesso aos dados. No entanto, é necessário impor um limite, pois essa flexibilidade pode levar a estruturas de permissão complexas que podem se tornar difíceis de gerenciar com o tempo.
O problema das permissões únicas no SharePoint
Em março de 2023, a Microsoft publicou o seguinte declaração num artigo:
"O limite suportado de permissões únicas para itens numa lista ou biblioteca é de 50.000.No entanto, o limite geral recomendado é de 5.000. Fazer alterações em mais de 5.000 itens com permissão exclusiva de cada vez leva mais tempo. Portanto, para listas grandes, projete a lista para ter o mínimo possível de permissões exclusivas."
Sim, isto significa que o número recomendado de permissões únicas no SharePoint é 10 vezes menor do que o número máximo que se pode ter numa lista ou biblioteca. Quando se ultrapassa 5.000 permissões únicas, e à medida que se aproxima do limite de 50.000, aumenta o risco de abrandar o SharePoint e de se deparar com tempos de carregamento prolongados. A longo prazo, isto pode ter um grande impacto no desempenho da equipa, na frustração dos utilizadores, nos prazos dos projectos e, em casos extremos, pode levar a um aumento da rotação dos empregados.
O desafio surge em situações em que não é viável aderir a esses limites de 5.000 ou mesmo 50.000 permissões dentro de uma lista ou biblioteca do SharePoint. As empresas de maior dimensão, com uma base de clientes maior e um leque mais alargado de funcionários, têm muitas vezes dificuldades, dado o volume considerável de itens que têm de partilhar e gerir no SharePoint. Nesses casos, encontrar o equilíbrio certo entre regular as permissões de forma eficaz e manter o desempenho suave do sistema torna-se uma consideração crucial. De acordo com a recomendação da Microsoft, pode ser necessário reorganizar as bibliotecas do SharePoint para armazenar documentos com mais eficiência e evitar atingir o limite de permissões exclusivas.
Porque é que a gestão documental do Manual SharePoint não é uma opção
Organizar manualmente sua biblioteca de documentos do SharePoint pode parecer uma opção viável no início, mas pode ser um desafio. Se você está lutando com o limite de permissões exclusivas, é provável que você tenha um grande volume de arquivos armazenados no SharePoint, e estes provavelmente exigirão um longo período de tempo para organizar de uma forma que esteja em conformidade com o limite de permissões exclusivas.
Em geral, a gestão de permissões únicas, a otimização da gestão de documentos e a implementação de estratégias eficazes para organizar bibliotecas de documentos SharePoint são tarefas avassaladoras que têm uma forte tendência para aumentar se forem feitas manualmente. Para evitar investir tempo nisso, as soluções automatizadas de terceiros são a opção mais adequada para agilizar esses processos e garantir a utilização eficiente de seus recursos humanos. se a tecnologia existe e pode poupar todas as suas dores de cabeça, porque não utilizá-la?
Como organizar eficazmente a sua biblioteca de documentos SharePoint
SharePoint Structure Creator é a chave para empresas que procuram gerenciar e organizar habilmente permissões exclusivas além dos recursos nativos do SharePoint. Essa ferramenta essencialmente reorganiza a forma como os arquivos do SharePoint são armazenados, garantindo que nenhuma de suas bibliotecas ou listas ultrapasse o limite de permissões exclusivas imposto pela Microsoft.
O que o SharePoint Structure Creator faz é criar várias bibliotecas de acordo com qualquer uma das seguintes regras:
- Por letra ou conjunto de letras (de acordo com o carácter inicial do nome ou ID do registo)
- Por período (ano, trimestre, mês, semana, dia ou personalizado)
- Uma biblioteca de documentos por registro
- Uma combinação de todas as anteriores
- Uma regra de estruturação personalizada criada através de scripts personalizados e LUA.
A distribuição de documentos por várias bibliotecas é a caraterística principal do SharePoint Structure Creator. Embora esta abordagem conduza a um maior número de bibliotecas, reduz o número de documentos que cada uma possui. Como resultado, a probabilidade de atingir 50.000 ou mesmo 5.000 permissões únicas numa única biblioteca ou lista é significativamente reduzida. Isto não só assegura um desempenho ótimo do SharePoint, como também evita a frustração dos utilizadores, a rotação dos empregados e todos os obstáculos que podem resultar do facto de se atingir o limite de permissões únicas no SharePoint.
Aqui está uma demonstração de um minuto que mostra o SharePoint Structure Creator em ação:
A necessidade urgente de integração do Dynamics 365 e SharePoint
Acabámos de ver que a reestruturação das bibliotecas SharePoint para se alinharem com o limite de permissões únicas é uma peça fundamental do puzzle da gestão do SharePoint. No entanto, não é o único fator importante.
Para as empresas que armazenam documentos Dynamics 365 no SharePoint, há um aspeto frequentemente ignorado: as permissões de acesso definidas no Dynamics 365 não podem ser transferidas nativamente para o lado do SharePoint. Isto significa que todos os documentos confidenciais alojados no SharePoint se tornam acessíveis mesmo para utilizadores que não tenham os privilégios de acesso necessários para estes ficheiros no CRM. Isto constitui uma violação significativa da segurança que tem o potencial de complicar futuras auditorias, para não mencionar que vai contra praticamente todos os regulamentos de privacidade, como o GDPR.
Como no caso do limite de permissões exclusivas do SharePoint, sincronizar manualmente as permissões entre o Dynamics 365 e o SharePoint é uma tarefa aparentemente impossível de ser realizada. A quantidade de tempo e esforço necessários para a replicação manual é completamente impraticável, portanto a automação é a única solução realista.
Entrar CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator - a solução revolucionária que preenche essa lacuna de segurança substancial e garante a sincronização perfeita de permissões do Dynamics 365 para o SharePoint.
Mas não precisa de acreditar na nossa palavra, veja este vídeo rápido e comprove por si próprio!
Quais são as iterações Dynamics e SharePoint suportadas?
SharePoint Structure Creator e CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator suportam as seguintes versões do Microsoft Dynamics:
- Dynamics 365 Envolvimento dos clientes, incluindo:
- Dynamics 365 Vendas
- Dynamics 365 Serviço ao cliente
- Dynamics 365 Serviço de Campo
- Dinâmica CRM 2013, 2015, 2016
- Soluções de Dataverse personalizadas
Quanto ao SharePoint, as versões suportadas são:
- SharePoint 2013
- SharePoint 2016
- SharePoint 2019
- SharePoint Online
Além disso, para os titulares da assinatura Office 365, também é possível usar a licença online SharePoint incluída.
Sincronizar e gerir as permissões de acesso no Microsoft SharePoint!
No cenário em constante evolução do gerenciamento de dados e colaboração, soluções robustas são essenciais para o gerenciamento eficaz de permissões. A configuração do SharePoint Structure Creator é feita diretamente através do CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator e, ao combinar essas ferramentas, cria-se o conjunto ideal para otimizar o gerenciamento de permissões tanto para o Dynamics 365 quanto para o SharePoint. É possível garantir que as permissões sejam replicadas corretamente a partir do Dynamics 365 e, uma vez no SharePoint, garantir que elas sejam organizadas de acordo com o limite único de permissões - uma abordagem realmente inovadora que pode dar à sua empresa uma verdadeira tranquilidade!
Descubra o potencial destas soluções pedindo a sua teste gratuito de 15 dias abaixo, ou contactando a nossa equipa para obter respostas às suas questões. Capacite a sua empresa com soluções integradas concebidas para simplificar as operações e melhorar a colaboração, e nunca deixe que as complexidades das permissões impeçam o crescimento da sua empresa!
Sobre o Autor
Por Diogo Gouveia
"Depois de completar os meus estudos no Reino Unido, juntei-me à equipa de Marketing no Connecting Software para criar conteúdos sobre integração de software e uma variedade de outros tópicos de TI. Se tiver quaisquer observações ou sugestões, por favor contacte".