独特的共享点

克服 SharePoint 唯一权限限制

Diogo GouveiaProducts and Solutions Leave a Comment

在当今快节奏的商业环境中,有效协作和安全数据管理是成功的关键因素。 微软SharePoint 长期以来,SharePoint 一直是企业通过简化内容共享、文档协作和集中数据存储来提高工作效率的首选平台。然而,随着企业的发展和数据复杂性的增加,管理 SharePoint 库中的独特权限很快就会成为一项复杂的挑战。幸运的是,有一些现成的解决方案可以帮助您更好地管理 SharePoint。

唯一权限是指为 SharePoint 中的特定文件、文件夹或库分配给单个用户或群组的访问设置。可以把 SharePoint 想象成一个存放数字文件的大文件柜,每个文件或文件夹都有不同的锁,只有特定用户才能打开,以保持其私密性。锁是唯一权限,唯一权限限制是您在一个库或列表中可以使用的最大锁数。

SharePoint 能够在从整个站点集合到单个文件的不同级别授予唯一权限,这为管理数据访问提供了极大的灵活性。但是,由于这种灵活性可能会导致复杂的权限结构,随着时间的推移可能会变得难以管理,因此施加限制是必要的。

SharePoint 中唯一权限的问题

早在 2023 年 3 月,微软就发布了以下信息 声明 一文中:

"支持的列表或库中项目的唯一权限限制为 50,000 个。不过,建议的一般限制为 5000。一次更改超过 5000 个唯一权限项需要较长的时间。因此,对于大型列表,在设计时应尽可能减少列表的唯一权限"。

是的,这意味着 SharePoint 中推荐的唯一权限数比列表或库中的最大权限数低 10 倍。一旦超过 5,000 个唯一权限,并且接近 50,000 个限制时,SharePoint 速度变慢和加载时间延长的风险就会增加。从长远来看,这会对团队绩效、用户挫败感和项目截止日期产生巨大影响,在极端情况下,还会导致员工流失率上升。

在 SharePoint 列表或库中遵守 5,000 或甚至 50,000 个权限限制是不可行的,这就带来了挑战。鉴于需要在 SharePoint 中共享和管理的项目数量相当大,拥有更大客户群和更多员工的大型公司往往会在这方面遇到困难。在这种情况下,如何在有效管理权限和保持流畅的系统性能之间找到适当的平衡点,就成了一个重要的考虑因素。根据微软的建议,这可能需要重新组织 SharePoint 库,以更有效地存储文档,避免达到唯一权限限制。

为什么手动 SharePoint 文档管理不是一种选择

手动整理您的 SharePoint 文档库起初似乎是一个可行的选择,但事实证明这很有挑战性。如果您正在为唯一权限限制而苦恼,那么您很可能在 SharePoint 中存储了大量文件,这些文件很可能需要很长时间才能整理得符合唯一权限限制。

一般来说,管理唯一权限、优化文档管理以及实施有效策略来组织 SharePoint 文档库都是非常繁重的任务,如果手动完成,很容易导致任务升级。为了避免在这方面投入时间,自动化第三方解决方案是简化这些流程并确保有效利用人力资源的最合适选择。 如果技术已经存在,而且它能让你不再头疼,为什么不使用它呢?

如何有效整理 SharePoint 文档库

SharePoint Structure Creator 是企业希望专业管理和组织超出 SharePoint 本机功能的唯一权限的关键。该工具基本上重新安排了 SharePoint 文件的存储方式,确保所有库或列表都不会超过微软规定的唯一权限限制。

SharePoint Structure Creator 的作用是根据以下任意规则创建多个库:

  • 每个字母或字母组合(根据记录名称或 ID 的起始字符)
  • 每期(年、季、月、周、日或自定义)
  • 每个记录的文件库
  • 以上所有的组合
  • 通过自定义脚本和 LUA 创建的自定义结构规则。

SharePoint Structure Creator 的核心功能是将文件分散到多个库中。虽然这种方法增加了库的数量,但却减少了每个库所拥有的文档数量。因此,单个库或列表中达到 50,000 个甚至 5,000 个唯一权限的可能性大大降低。这不仅确保了 SharePoint 的最佳性能,还避免了潜在的用户挫败感、员工流失以及 SharePoint 中达到唯一权限限制后可能产生的所有障碍。

下面是 SharePoint Structure Creator 的一分钟演示:

cb-replicator-demo
了解更多有关优化您的 SharePoint 独特权限 使用该解决方案。

整合 Dynamics 365 和 SharePoint 的迫切需要

我们刚刚看到,调整 SharePoint 库以符合唯一权限限制是 SharePoint 管理难题中的关键一环。然而,这并不是唯一重要的因素。

对于在 SharePoint 中存储 Dynamics 365 文档的公司来说,有一个经常被忽视的问题:在 Dynamics 365 中定义的访问权限无法原生转移到 SharePoint 端。这意味着,即使在客户关系管理中没有这些文件所需访问权限的用户,也可以访问 SharePoint 中的所有机密文件。这是安全方面的一个重大漏洞,有可能使未来的审计工作复杂化,更不用说它几乎违反了所有隐私法规,如 GDPR。

与 SharePoint 的唯一权限限制一样,在 Dynamics 365 和 SharePoint 之间手动同步权限似乎是不可能完成的任务。手动复制所需的时间和精力完全不切实际,因此自动化是唯一现实的解决方案。

进入 CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator - 这一改变游戏规则的解决方案弥补了这一巨大的安全漏洞,并确保从 Dynamics 365 到 SharePoint 的权限无缝同步。

不过,不用相信我们的话,看看这段视频就知道了!

动画复制器

支持哪些 Dynamics 和 SharePoint 版本?

SharePoint Structure Creator 和 CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator 支持以下 Microsoft Dynamics 版本:

  • Dynamics 365 客户参与,包括
    • Dynamics 365销售
    • Dynamics 365客户服务
    • Dynamics 365外勤人员
  • Dynamics CRM 2013, 2015, 2016
  • 定制的数据空间解决方案

至于 SharePoint,支持的版本有

  • SharePoint 2013
  • SharePoint 2016
  • SharePoint 2019年
  • SharePoint在线

此外,Office 365 订购用户还可以使用随附的 SharePoint 在线许可证。

在 Microsoft SharePoint 中同步和管理访问权限!

在不断变化的数据管理和协作环境中,强大的解决方案对于有效的权限管理至关重要。SharePoint Structure Creator 的配置可直接通过 CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator 进行,将这些工具结合起来,就能创建理想的套件,优化 Dynamics 365 和 SharePoint 的权限管理。您可以确保您的权限从 Dynamics 365 正确复制,而一旦这些权限进入 SharePoint,就能确保它们按照独特的权限限制进行组织--这是一种真正的创新方法,能让您的公司真正放心!

发掘这些解决方案的潜力,请您 15天免费试用 或联系我们的团队获得问题解答。使用旨在简化操作和加强协作的集成解决方案为您的业务赋能,决不让复杂的权限阻碍您的业务增长!

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关于作者

Diogo Gouveia

作者 Diogo Gouveia

"在英国完成学业后,我加入了Connecting Software的营销团队,创建关于软件集成和其他各种IT主题的内容。如果你有任何意见或建议,请联系我"。

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