以下は、この記事で取り上げる内容である：
今日の目まぐるしく変化するビジネス環境において、効果的なコラボレーションと安全なデータ管理は成功のための重要な要素です。 マイクロソフトSharePoint は、合理化されたコンテンツ共有、ドキュメント・コラボレーション、一元化されたデータ・ストレージを通じて生産性を向上させようとする組織にとって、長年にわたって最適なプラットフォームとなっています。しかし、ビジネスが成長し、データが複雑化するにつれて、SharePointライブラリのユニークな権限を管理することは、すぐに複雑な課題になる可能性があります。幸いなことに、SharePointの文書管理を改善するのに役立つ、すぐに利用可能なソリューションがあります。
ユニークパーミッションは、SharePoint内の特定のファイル、フォルダ、またはライブラリに対して、個々のユーザーまたはグループに割り当てられたアクセス設定です。SharePointをデジタルファイル用の大きなファイリングキャビネットと考え、各ファイルやフォルダには、特定のユーザーだけが開くことができる、プライベートを保つための異なるロックを設定することができます。ロックはユニークなパーミッションで、ユニークなパーミッションの制限は、ライブラリやリストで使用できるロックの最大数です。
SharePointは、サイトコレクション全体から個々のファイルまで、様々なレベルで独自のパーミッションを付与することができるため、データアクセスを管理する上で非常に柔軟性があります。しかし、この柔軟性が複雑なパーミッション構造につながり、時間の経過とともに管理が困難になる可能性があるため、制限を課すことは必要です。
SharePointにおけるユニーク・パーミッションの問題点
2023年3月、マイクロソフトは次のように発表した。 声明 という記事を書いた：
"リストまたはライブラリ内のアイテムのユニークなパーミッションのサポートされた制限は50,000です。しかし、推奨される一般的な制限は5,000です。一度に5,000以上の一意的に許可されたアイテムに変更を加えるには時間がかかります。したがって、大規模なリストでは、一意のパーミッションができるだけ少なくなるようにリストを設計してください。"
そう、これはSharePointで推奨されるユニークなパーミッションの数が、リストやライブラリで持てる最大数の10分の1であることを意味します。一意のパーミッション数が5,000を超え、50,000の上限に近づくと、SharePointの動作が遅くなり、ロード時間が長くなるリスクが高まります。長期的に見れば、これはチームのパフォーマンス、ユーザーのフラストレーション、プロジェクトの納期に大きな影響を与え、極端なケースでは、従業員の離職率の増加につながる可能性があります。
課題は、SharePointのリストやライブラリ内で、5,000や50,000のパーミッションの制限を守ることが実行不可能な状況で発生します。SharePointで共有し、管理する必要があるアイテムの量がかなり多いため、顧客基盤が大きく、従業員の数が多い大企業では、この問題に苦労することが多いでしょう。そのような場合、パーミッションの効果的な調整とスムーズなシステムパフォーマンスの維持の間の適切なバランスを見つけることが、非常に重要な検討事項になります。マイクロソフトの勧告によると、このような場合、ユニークなパーミッションの制限に達するのを避けるために、SharePointライブラリを再編成して、ドキュメントをより効率的に保存する必要があるかもしれません。
マニュアルSharePoint文書管理が選択肢にない理由
SharePoint文書ライブラリを手動で整理することは、最初は実行可能なオプションのように思えるかもしれませんが、困難であることがわかります。ユニークなパーミッションの制限に苦労している場合、SharePointに大量のファイルが保存されている可能性があり、ユニークなパーミッションの制限に準拠する方法で整理するには、長い時間が必要になる可能性が高いです。
一般的に、ユニークな権限の管理、文書管理の最適化、SharePoint文書ライブラリの整理のための効果的な戦略の導入は、手作業で行うとエスカレートする傾向が強い圧倒的なタスクです。このような作業に時間を費やすことを避けるために、自動化されたサードパーティソリューションは、これらのプロセスを合理化し、人的資源の効率的な利用を確保するための最適なオプションです。 もしその技術が存在し、それで頭痛の種を解消できるのであれば、なぜそれを使わないのか？
SharePointドキュメント・ライブラリの効果的な整理方法
SharePoint Structure Creator は、SharePointのネイティブ機能以上のユニークなパーミッションを専門的に管理し、整理したいビジネスにとって、鍵となるものです。このツールは、基本的にSharePointファイルの保存方法を再配列し、ライブラリやリストがマイクロソフトによって課されたユニークなパーミッションの制限を超えないようにします。
SharePoint Structure Creatorが行うのは、以下のいずれかのルールに従って複数のライブラリを作成することである：
- 文字または文字セットごと（レコード名またはIDの開始文字による）
- 期間ごと（年、四半期、月、週、日、カスタム）
- レコードごとのドキュメントライブラリ
- 上記すべての組み合わせ
- カスタムスクリプトとLUAによって作成されたカスタム構造化ルール。
ドキュメントを複数のライブラリに分散することは、SharePoint Structure Creatorの中核機能である。このアプローチは、ライブラリの数を増やすことにつながりますが、各ライブラリが保持するドキュメントの数を減らします。その結果、1つのライブラリやリストで50,000、あるいは5,000のユニークなパーミッションに達する可能性は、大幅に減少します。これは、最適なSharePointのパフォーマンスを保証するだけでなく、潜在的なユーザーの不満、従業員の離職、およびSharePointのユニークなパーミッションの制限に達することから派生する可能性のあるすべての障害を防止します。
ここでは、SharePoint Structure Creatorの動作を1分間のデモで紹介する：
Dynamics 365とSharePointの統合の必要性
ユニークなパーミッション制限に合わせるためにSharePointライブラリを再構築することが、SharePoint管理パズルの重要なピースであることを見てきた。しかし、それだけが重要な要素ではありません。
Dynamics 365のドキュメントをSharePointに保管している企業にとって、しばしば見落とされがちな点があります：Dynamics 365で定義されたアクセス許可は、SharePoint側にネイティブに引き継ぐことができません。これは、SharePointに収容されたすべての機密文書が、CRMでこれらのファイルに必要なアクセス権限を持たないユーザーでもアクセスできるようになることを意味します。これは重大なセキュリティ違反であり、将来の監査を複雑にする可能性があります。
SharePointのユニークなパーミッション制限の場合と同様に、Dynamics 365とSharePointの間でパーミッションを手動で同期することは、一見達成不可能なタスクです。手動のレプリケーションに必要な時間と労力は完全に非現実的であるため、自動化が唯一の現実的な解決策である。
入る CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator - は、この大幅なセキュリティギャップを埋め、Dynamics 365からSharePointへのシームレスなアクセス許可の同期を保証する画期的なソリューションです。
しかし、私たちの言葉を鵜呑みにする必要はない。この簡単なビデオを見て、自分の目で確かめてほしい！
どのダイナミクスとSharePointイテレーションがサポートされますか？
SharePoint Structure CreatorおよびCB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicatorは、以下のMicrosoft Dynamicsバージョンをサポートしています：
- Dynamics 365 カスタマー・エンゲージメント：
- Dynamics 365販売
- Dynamics 365カスタマーサービス
- Dynamics 365 フィールドサービス
- Dynamics CRM 2013、2015、2016
- カスタムデータバースソリューション
SharePointの対応バージョンは以下の通り：
- SharePoint 2013年
- SharePoint 2016年
- SharePoint 2019年
- SharePointオンライン
さらに、Office 365サブスクリプションホルダーは、付属のSharePointオンラインライセンスを使用することも可能です。
Microsoft SharePointのアクセス権限の同期と管理！
進化し続けるデータ管理とコラボレーションにおいて、効果的な権限管理には堅牢なソリューションが不可欠です。SharePoint Structure Creatorの設定はCB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicatorを通して直接行われ、これらのツールを組み合わせることで、Dynamics 365とSharePointの両方のパーミッション管理を最適化する理想的なスイートを作成することができます。パーミッションがDynamics 365から正しくレプリケートされ、SharePointでユニークなパーミッション制限に沿って整理されていることを保証することができます！
このようなソリューションの可能性を発見してください。 15日間無料体験 または、弊社チームまでお問い合わせください。業務を合理化し、コラボレーションを強化するために設計された統合ソリューションでビジネスを強化し、複雑な許可にビジネスの成長を妨げられることはありません！
著者について
記入例 ディオゴ・グーヴェイア
"英国での留学を終えた後、Connecting Softwareのマーケティングチームに参加し、ソフトウェアインテグレーションやその他様々なITトピックに関するコンテンツを作成しました。お気づきの点やご提案があれば、ぜひお声掛けください。"