¿Sabe que SharePoint tiene un límite de alcance de seguridad de 50.000 elementos con permisos SharePoint únicos? Sí, este límite existe, y se aplica por lista o biblioteca desde SharePoint 2010. ¿Qué implicaciones tiene esto para usted y su implementación de SharePoint?
Averigüémoslo y discutamos posibles soluciones.
Puedes almacenar hasta 30 millones de elementos o archivos en una lista o biblioteca SharePoint. Pero hay un límite en el número de permisos SharePoint únicos que puede establecer de 50.000 elementos por lista o biblioteca. Esta limitación existe en SharePoint 2010 y todas las versiones siguientes. El límite puede reducirse pero no aumentarse. Sin embargo, hay acciones que puede tomar al respecto. Siga leyendo
Pero primero... ¿por qué hay un límite y por qué el límite es un problema? Al consultar la documentación del SharePoint, hay dos aspectos importantes a tener en cuenta en relación con los permisos únicos.
En primer lugar, si intenta superar el límite de 50.000 permisos únicos, SharePoint mostrará un mensaje de error, que puede variar en función de la versión y la operación. Podría aparecer "No se puede romper la herencia para este elemento porque hay demasiados elementos con permisos únicos en esta lista" o “La operación para romper la herencia de roles falló porque hay demasiados elementos en la carpeta”.”
En segundo lugar, incluso antes de alcanzar este límite, es posible que experimentes una disminución del rendimiento a medida que aumenta el número de permisos únicos en una lista o biblioteca. La propia Microsoft confirma que puede empezar a surgir con alrededor de 5.000 permisos únicos y recomienda que te mantengas por debajo de este límite.
¿Me afectará esto?
Esto afecta a cualquier entorno SharePoint que utilice masivamente permisos de elementos únicos. Una situación común en la que esto ocurre, y la que cubriremos en el resto de nuestro artículo, es cuando usted utiliza SharePoint para almacenar sus documentos Dynamics. Muchos administradores de sistemas optan por combinar SharePoint Online con Dynamics 365, porque:
- La gestión de documentos es más intuitiva y cuenta con funcionalidades adicionales, como la comprobación de documentos y el historial de versiones.
- El almacenamiento de datos es más barato en el SharePoint. Incluso si el almacenamiento SharePoint estándar de 10 GB no es suficiente, el almacenamiento extra tiene un precio muy razonable de $0,20/mes por GB extra.
El problema es que, a pesar de que la sincronización de los documentos entre Dynamics y SharePoint es automática, no hay una sincronización automática de los permisos.
Si tiene una estructura pequeña y no muchos datos sensibles, puede considerar hacer esta sincronización de permisos manualmente utilizando las opciones de gestión de permisos de SharePoint. Tendría que configurar los permisos de las carpetas SharePoint individualmente. Por ello, esta opción sólo es válida si la estructura es pequeña. Aún así, el esfuerzo de mantenimiento no debe pasarse por alto.
También es importante tener en cuenta que los niveles de permisos de SharePoint no tienen correspondencia directa con los niveles de permisos de Dynamics, por lo que incluso una sincronización manual a pequeña escala no es tan sencilla como cabría esperar. Tenga esto en cuenta cuando decida gestionar usted mismo los permisos de SharePoint.
Si su estructura no puede calificarse de pequeña, la mejor opción es utilizar una solución como Replicador de permisos CB Dynamics 365 a SharePoint. El problema es que aunque utilices una herramienta de este tipo, si tienes un gran número de usuarios (o incluso un número no tan grande de usuarios pero sí de documentos), estarás utilizando masivamente los permisos de elementos únicos, y llegarás al límite de los 50.000... sólo es cuestión de cuándo.
¿Qué dice Microsoft?
Este límite es presentado oficialmente por Microsoft. Se denomina límite de "ámbito de seguridad" para las listas y bibliotecas. Puede encontrarlo en la documentación de SharePoint 2010, SharePoint 2013, SharePoint 2016 y 2019...y... SharePoint para Microsoft 365.
Se menciona explícitamente que "A medida que crece el número de permisos únicos en una lista, el rendimiento de la consulta se degradará. Aunque el límite por defecto es de 50.000 permisos únicos, es posible que desee considerar la reducción de este límite a 5.000 permisos únicos." O “El límite admitido de permisos únicos para los elementos de una lista o biblioteca es de 50.000. Sin embargo, el límite general recomendado es de 5.000 permisos únicos. Sin embargo, el límite general recomendado es de 5.000”. Microsoft también indica que "Si intentas declarar permisos únicos una vez alcanzado este límite, se te bloqueará el acceso."
¿Qué puedo hacer?
Analicemos posibles soluciones y alternativas. La opción más aparente sería reducir el número de documentos. Sin embargo, esto no es factible para la mayoría de las organizaciones, ya que los documentos no pueden simplemente desaparecer de la noche a la mañana.
La segunda opción sería almacenar los documentos en otro lugar. El problema de esta opción es que, o bien supone una pérdida de funcionalidad (además de una pérdida de productividad, ya que tendrás que hacer que tus usuarios cambien su forma de hacer las cosas), o bien unos costes adicionales elevados. O ambas cosas 😊
La tercera opción es organizar tus documentos de otra manera. El límite se establece para cada lista o biblioteca, por lo que tener varias bibliotecas puede ayudarte a evitar llegar a ese límite. El problema con esto (¿por qué siempre hay un problema?) es que es difícil hacerlo manualmente. Además, necesitas que tus usuarios cooperen contigo. De lo contrario, podrías acabar con una estructura de bibliotecas que nadie entiende, y nadie puede seguir el ritmo...
La buena noticia es que si sus documentos proceden de Dynamics, esto puede hacerse automáticamente utilizando SharePoint Structure Creator. SharePoint Structure Creator coloca los documentos en diferentes bibliotecas de documentos, que se crean automáticamente según las reglas que configures. Las opciones disponibles son:
- Una biblioteca de documentos por período (año, trimestre, mes, semana, día o personalizado)
- Una biblioteca de documentos por letra o conjunto de letras (en función del carácter o caracteres iniciales del nombre del registro o del carácter o caracteres iniciales del ID del registro)
- Una biblioteca de documentos por registro
- Otras combinaciones que mejor se adapten a su organización, configuradas mediante sencillos scripts LUA.
La creación de la biblioteca se hace con un usuario privilegiado que se establece durante la configuración. Esto significa que el usuario final no necesita tener ningún permiso especial en SharePoint.
Una vez realizada esta sencilla (¡pero potente!) configuración, todo es automático.
Desde la perspectiva del usuario final, la única diferencia es la organización de la biblioteca (e incluso eso, sólo desde dentro de SharePoint). Si están dentro de Dynamics, no notarán ninguna diferencia. Al usuario le parecerá un documento Dynamics perfectamente normal... ¡y eso es bueno!
Es importante señalar que esta solución está disponible tanto para entornos autoalojados como a través de Microsoft Azure Deployment, y que existe una amplia gama de sistemas compatibles:
- Dynamics CRM 2013, 2015, 2016 y Dynamics 365 Customer Engagement (incluidos Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service).
- SharePoint 2013, 2016, 2019, SharePoint Online y SharePoint para Microsoft 365.
El complemento se comunica tanto con SharePoint como con Dynamics usando el La plataforma Connect Bridge. Esto significa que todo va a través de la API REST. Esta solución también es compatible con soluciones Dataverse personalizadas que pueda tener en su entorno.
En primer lugar, debe decidir si va a realizar la instalación junto con CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator o no. Le recomiendo que reserve una demostración personalizada, ya que así nuestro equipo técnico podrá ayudarle a evaluar si la necesita o no. Si prefiere evaluar la herramienta por su cuenta, puede obtener una prueba gratuita para Permissions Replicator, ya sea autoalojado o desplegado en Azure, y hay disponible más información sobre las opciones de despliegue aquí.
SharePoint Structure Creator tiene su propio ensayo disponible, tanto a Prueba de SaaS y un prueba de autoalojamiento. También puede consultar la página información de precios y siga los sencillos pasos que se indican en la página documentación en línea.
Entonces puede estar seguro de que este es un problema del que no tendrá que volver a preocuparse. Connecting Software garantiza la compatibilidad con el futuro de esta solución, por lo que incluso cuando actualice su infraestructura, seguirá estando cubierto.
SharePoint Structure Creator es una solución elegante para el límite de permisos únicos, pero también puede utilizarse sólo con fines organizativos.
Si aunque los documentos vengan de Dynamics, tus usuarios tienden a ir a los documentos del lado SharePoint, sí que ayuda mucho tener una estructura de biblioteca decente... y que no tengas que mantener tú 😊.
PREGUNTAS FRECUENTES
1. ¿Cómo puedo solucionar los problemas relacionados con el límite de 50.000 permisos únicos?
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Compruebe el analizador de salud SharePoint: El analizador de salud SharePoint puede emitir alertas si te acercas al umbral de permisos únicos.
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Utilizar scripts PowerShell: Utilice scripts PowerShell para generar informes sobre elementos con permisos únicos.
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Revisión SharePoint Logs: Revise los registros de Unified Logging Service (ULS) para identificar cualquier problema relacionado con el rendimiento o los permisos.
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Contenido dividido: Si está cerca del límite, considere la posibilidad de reorganizar los contenidos en bibliotecas o sitios separados para distribuir los permisos de forma más eficaz.
2. ¿Cómo puedo determinar si me estoy acercando al límite de 50.000 permisos únicos en mi entorno SharePoint?
Puede determinarlo utilizando PowerShell para consultar su entorno SharePoint. He aquí un script de ejemplo para contar los permisos únicos:
# Conectar con el sitio SharePoint
$siteURL = "https://your-sharepoint-site-url"
# Credenciales requeridas: SharePoint credenciales de administrador
Connect-PnPOnline -Url $siteURL -UseWebLogin
# Obtener el recuento de permisos únicos
$uniquePermissions = (Get-PnPList | ForEach-Object { $_.GetItems() }).Where({ $_.HasUniqueRoleAssignments }).Count
Write-Output "Número de elementos con permisos únicos: $uniquePermissions"Este script te ayudará a identificar si te estás acercando al límite de 50.000.
3. ¿Cuáles son las implicaciones para el rendimiento de tener un gran número de permisos únicos?
Tener un gran número de permisos únicos puede afectar negativamente al rendimiento del SharePoint. Específicamente:
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Carga de páginas más lenta: Los sitios con muchos permisos únicos pueden experimentar tiempos de carga de página más lentos.
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Mayor complejidad: Puede hacer que la gestión de permisos sea más compleja, lo que puede dar lugar a errores y mayores ralentizaciones.
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Buscar resultados: Puede afectar al rendimiento de la indexación de búsqueda de SharePoint, dando lugar a resultados de búsqueda más lentos o menos eficientes.
Sobre el autor
Por Ana Neto, asesor técnico en Connecting Software.
"Soy ingeniero informático desde 1997, con una afición más reciente por escribir y hablar en público. ¿Tiene alguna pregunta o comentario sobre este artículo? Me encantaría conocer tu opinión, ¡deja un comentario a continuación!"
¿Hay más información en línea?
He aquí algunos artículos de blog relevantes sobre este tema:
Este artículo se publicó por primera vez el 12-09-2019 y fue last actualizado el 25-11-2024
Comments 3
El límite de MS para permisos personalizados es de 5.000, no 50.000 como en el sitio de documentación de MS:
https://docs.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/sharepoint-online-service-description/sharepoint-online-limits
Alcances de seguridad únicos por lista o biblioteca - 5.000. Para listas grandes, diseñe para tener el menor número posible de permisos únicos.
Author
Gracias por su comentario relevante. 5.000 es, de hecho, el límite para SharePoint Online. El límite mencionado en nuestro artículo es para la versión en línea.
La documentación dice que 5000 la realidad es, que todavía son 50.000 posibles.