Soluciones y alternativas para los límites de permisos SharePoint

¿Sabe que SharePoint tiene un límite de alcance de seguridad de 50.000 elementos con permisos únicos de SharePoint? Sí, este límite existe, y se aplica por lista o biblioteca desde SharePoint 2010. ¿Qué implicaciones tiene esto para usted y su implementación de SharePoint? Averigüémoslo y discutamos las posibles soluciones y soluciones.

Puedes almacenar hasta 30 millones de elementos o archivos en una lista o biblioteca SharePoint. Pero hay un límite en el número de permisos SharePoint únicos que puede establecer de 50.000 elementos por lista o biblioteca. Esta limitación existe en SharePoint 2010 y en todas las versiones siguientes. El límite puede reducirse pero no aumentarse. Sin embargo, hay acciones que puede tomar al respecto. Siga leyendo

Pero primero... ¿por qué hay un límite y por qué el límite es un problema? Hay dos aspectos a tener en cuenta, aunque esto no está tan claro cuando se mira por primera vez la documentación de SharePoint. El primer aspecto es que si intentas superar el límite de 50.000, SharePoint te dará un error "No puedes romper la herencia para este elemento porque hay demasiados elementos con permisos únicos en esta lista".

El segundo aspecto de este problema es la disminución del rendimiento. A medida que aumente el número de permisos únicos en una lista o biblioteca, notará que el rendimiento de SharePoint disminuye... aunque aún no esté cerca del límite. Esto puede ocurrir a partir de unos 5.000 permisos únicos, aunque dependerá de su implementación específica de SharePoint.

Esto afecta a cualquier entorno SharePoint que utilice masivamente permisos de elementos únicos. Una situación común en la que esto ocurre, y la que cubriremos en el resto de nuestro artículo, es cuando usted utiliza SharePoint para almacenar sus documentos Dynamics. Muchos administradores de sistemas optan por combinar SharePoint Online con Dynamics 365, porque:

• La gestión de documentos es más intuitiva y cuenta con funcionalidades adicionales, como la comprobación de documentos y el historial de versiones.
• El almacenamiento de datos es más barato en el SharePoint. Incluso si el almacenamiento SharePoint estándar de 10 GB no es suficiente, el almacenamiento extra tiene un precio muy razonable de $0,20/mes por GB extra.

El problema es que, a pesar de que la sincronización de los documentos entre Dynamics y SharePoint es automática, no hay una sincronización automática de los permisos.

Si tiene una estructura pequeña y no muchos datos sensibles, puede considerar hacer esta sincronización de permisos manualmente utilizando las opciones de gestión de permisos de SharePoint. Tendría que configurar los permisos de las carpetas SharePoint individualmente, por eso esto es sólo una opción si la estructura es pequeña. También es importante tener en cuenta que los niveles de permisos de SharePoint no tienen correspondencia directa con los niveles de permisos de Dynamics, por lo que esto no es tan sencillo como cabría esperar. Tenga esto en cuenta cuando decida gestionar usted mismo los permisos SharePoint.

Si su estructura no se describe mejor como pequeña, la mejor opción es utilizar un complemento como Replicador de permisos CB Dynamics 365 a SharePoint. El problema es que aunque utilices una herramienta de este tipo, si tienes un gran número de usuarios (o incluso un número no tan grande de usuarios pero sí de documentos), estarás utilizando masivamente los permisos de elementos únicos, y llegarás al límite de los 50.000... sólo es cuestión de cuándo.

Este límite es presentado oficialmente por Microsoft. Se denomina límite de "ámbito de seguridad" para las listas y bibliotecas. Puede encontrarlo en la documentación de SharePoint 2010, SharePoint 2013...y... SharePoint 2016 y 2019.

Se menciona explícitamente que "A medida que el número de permisos únicos en una lista crece, el rendimiento de la consulta se degradará. Aunque el límite por defecto es de 50.000 permisos únicos, es posible que desee considerar la posibilidad de reducir este límite a 5.000 permisos únicos". Microsoft también indica que "Si intentas declarar permisos únicos después de que se haya alcanzado este límite, se te bloqueará".

Ahora vamos a hablar de las posibles soluciones y de los remedios.

La primera opción, y la más obvia, sería reducir el número de documentos. Desgraciadamente, esto no es realmente una opción para la mayoría de las organizaciones. Los documentos no pueden desaparecer de la noche a la mañana.

La segunda opción sería almacenar los documentos en otro lugar. El problema de esta opción es que o bien da lugar a una pérdida de funcionalidad (además de una pérdida de productividad, ya que tendrá que hacer que sus usuarios cambien la forma de hacer las cosas) o bien a importantes costos adicionales. O ambas cosas 😊

La tercera opción es organizar tus documentos de otra manera. El límite se establece por lista / biblioteca, por lo que si tienes más bibliotecas es menos probable que llegues al límite. El problema con esto (¿por qué siempre hay un problema?) es que es difícil hacerlo manualmente. Además, necesitas que tus usuarios cooperen contigo. De lo contrario, podrías acabar con una estructura de bibliotecas que nadie entiende, y nadie puede seguir el ritmo...

La buena noticia es que si tienes tus documentos procedentes de Dynamics esto se puede hacer automáticamente usando CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator + el complemento SharePoint Structure Creator. SharePoint Structure Creator coloca los documentos en diferentes bibliotecas de documentos que se crean automáticamente según las reglas que usted configure. Las opciones disponibles son:

- Una biblioteca de documentos por período (año, trimestre, mes, semana, día o personalizado)

- Una biblioteca de documentos por letra o conjunto de letras (en función del carácter o caracteres iniciales del nombre del registro o del carácter o caracteres iniciales del ID del registro)

- Una biblioteca de documentos por registro

También puede crear otras combinaciones que se adapten mejor a su organización utilizando sencillos scripts LUA.

La creación de la biblioteca se hace con un usuario privilegiado que se establece durante la configuración. Esto significa que el usuario final no necesita tener ningún permiso especial en SharePoint.

Una vez realizada esta sencilla (¡pero potente!) configuración, todo es automático. Lo único que verán sus usuarios es la organización de la biblioteca. Incluso la organización de la biblioteca sólo es visible si los usuarios están en SharePoint. Si están dentro de Dynamics, ni siquiera lo verán. Al usuario le parecerá un documento Dynamics perfectamente normal... ¡y eso es bueno!

Es importante señalar que esta solución está disponible tanto para entornos autoalojados como a través de Microsoft Azure Deployment y que hay una amplia gama de sistemas soportados:

- CRM 2011, CRM 2013, CRM 2015, CRM 2016, Dynamics 365, Dynamics 365 Online

- SharePoint 2013, SharePoint 2016, SharePoint 2019, SharePoint Online

El complemento se comunica tanto con SharePoint como con Dynamics usando el La plataforma Connect Bridge. Esto significa que todo va a través del REST API.

Lo primero que necesitas es CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator. Puedes conseguir un prueba gratuita para ello, que puede ser autoalojado o desplegado en Azure. Se puede obtener más información sobre las opciones de despliegue aquí.

SharePoint Structure Creator es un complemento de CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator. Simplemente añade en el formulario de solicitud de prueba que estás interesado en este complemento. De esta forma obtendrás toda la información relevante sobre cómo instalar el complemento.

Puedes echar un vistazo a la información de precios y siga los sencillos pasos que se indican en la página documentación en línea.

Entonces puede estar seguro de que este es un problema del que no tendrá que volver a preocuparse. Connecting Software garantiza la compatibilidad con el futuro de esta solución, por lo que incluso cuando actualice su infraestructura, seguirá estando cubierto.

SharePoint Structure Creator es una solución elegante para el límite de permisos únicos, pero también puede utilizarse sólo con fines organizativos.

Si aunque los documentos vengan de Dynamics, tus usuarios tienden a ir a los documentos del lado SharePoint, sí que ayuda mucho tener una estructura de biblioteca decente... y que no tengas que mantener tú 😊.

• Compruebe el analizador de salud SharePoint: El analizador de salud SharePoint puede emitir alertas si te acercas al umbral de permisos únicos.

• Utilizar scripts PowerShell: Utilice scripts PowerShell para generar informes sobre elementos con permisos únicos.

• Revisión SharePoint Logs: Revise los registros de Unified Logging Service (ULS) para identificar cualquier problema relacionado con el rendimiento o los permisos.

• Contenido dividido: Si está cerca del límite, considere la posibilidad de reorganizar los contenidos en bibliotecas o sitios separados para distribuir los permisos de forma más eficaz.

Puede determinarlo utilizando PowerShell para consultar su entorno SharePoint. He aquí un script de ejemplo para contar los permisos únicos:

# Conectar con el sitio SharePoint
$siteURL = "https://your-sharepoint-site-url"
# Credenciales requeridas: SharePoint credenciales de administrador
Connect-PnPOnline -Url $siteURL -UseWebLogin

# Obtener el recuento de permisos únicos
$uniquePermissions = (Get-PnPList | ForEach-Object { $_.GetItems() }).Where({ $_.HasUniqueRoleAssignments }).Count
Write-Output "Número de elementos con permisos únicos: $uniquePermissions"

Este script te ayudará a identificar si te estás acercando al límite de 50.000.

Tener un gran número de permisos únicos puede afectar negativamente al rendimiento del SharePoint. Específicamente:

• Carga de páginas más lenta: Los sitios con muchos permisos únicos pueden experimentar tiempos de carga de página más lentos.

• Mayor complejidad: Puede hacer que la gestión de permisos sea más compleja, lo que puede dar lugar a errores y mayores ralentizaciones.

• Buscar resultados: Puede afectar al rendimiento de la indexación de búsqueda de SharePoint, dando lugar a resultados de búsqueda más lentos o menos eficientes.