3 consejos para mejorar la gestión y la seguridad de los documentos para Microsoft Dynamics 365

Ana Neto Productos y soluciones Deje un comentario

Si trabajas con Microsoft Dynamics 365, terminas teniéndolo como parte de tu rutina diaria y de tu infraestructura. Todo tipo de información valiosa está ahí. Cuando piensas en ello, te das cuenta de que lo crucial que es la dinámica para usted y su empresa.

A pesar de ello, a menudo se pasan por alto algunos aspectos importantes. Por ejemplo, ¿ha notado la cantidad de documentos y anexos que terminan en la Dinámica a lo largo del tiempo? La dinámica no es un sistema de gestión de documentos, no es un sistema de almacenamiento, pero el simple hecho de que se ocupe de aspectos cruciales de su organización, como el Compromiso con el Cliente, parece ser suficiente para que los documentos vayan allí.

Lo que sucede es que el creciente número de documentos puede ser un pequeño problema. No hay gestión de documentos para la Dinámica, así que empiezas a tener la sensación de que las cosas son cada vez más difíciles de encontrar.

¿Ese cliente no envió un documento a alguien del equipo de ventas?

¿Es esta la versión correcta del documento?

Terminas... desplazándose hacia arriba y abajo de la línea de tiempo buscando archivos adjuntos de correo electrónico Dynamics 365 o una versión específica del documento - no es lo mejor para la productividad del equipo. Sorprendentemente (o no), tampoco es lo mejor para el rendimiento de Dynamics.

¿Qué puedes hacer al respecto? ¿Qué tal trasladar sus documentos a donde pertenecen en primer lugar: un sistema de gestión de documentos (DMS)? Naturalmente, si se trata de un DMS, el foco de atención se dirige inmediatamente a Microsoft SharePoint:

  • Hay una integración inmediata con Dynamics 365 proporcionada por el propio Microsoft
  • Las funciones de colaboración de equipo hacen que la productividad de su equipo crezca
  • El control de versiones te ayuda a estar al tanto del historial del documento

Estableciendo la integración entre Microsoft SharePoint y Microsoft Dynamics es sencillo, y si necesitas instrucciones paso a paso, puedes comprobar esto video tutorial.

Sin embargo, incluso las cosas sencillas y simples tienen sus pequeños secretos, y en Connecting Software nos hemos convertido en expertos en ellos.

Aquí hay un resumen de nuestros consejos para los usuarios de Dynamicscon una explicación completa en las secciones de abajo:

  1. Es esencial entender los permisos del SharePoint, sobre todo teniendo en cuenta que tener una integración con Dynamics NO significa que sus privilegios de Dynamics se mapeen en los permisos del SharePoint
  2. Si son los archivos adjuntos de los correos electrónicos rastreados los que están inundando su Dynamics 365, entonces se necesita una solución específica de gestión de archivos adjuntos
  3. Si te preocupa que esos documentos de SharePoint sean a prueba de manipulaciones y mantener el cumplimiento de la normativa (por ejemplo, el cumplimiento del GDPR), hay tecnologías de sellado digital que utilizan la tecnología Blockchain, y que pueden ayudar

Consejo #1 - Cuidado con los permisos para tus documentos de Dynamics 365 en SharePoint

El problema:  Con la integración estándar entre Dynamics y SharePoint, todo el mundo tendrá permisos para ver todos los documentos del lado del SharePoint. La integración ignora los privilegios que se han establecido en el lado de la Dinámica, y, por esa razón, puede ser peligroso.

La solución: Usando CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator puedes replicar automáticamente todos los privilegios de Dynamics a los permisos de SharePoint. Esta solución se ejecuta en segundo plano, asegurando que los permisos son siempre correctos. Funciona sin problemas, incluso si los privilegios cambian, si eliminas o añades miembros del equipo de los grupos, o haces cualquier otro cambio relevante que se te ocurra. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator es una solución probada con miles de usuarios en todo el mundo.

Proteja sus documentos de Dynamics en SharePoint - la solución

Consejo #2 - Coloca los archivos adjuntos de tu email Dynamics 365 en otro lugar

El problema: El espacio de almacenamiento en Dynamics 365 es caro, y tener demasiados anexos en Dynamics puede afectar a su rendimiento. No obstante, es muy conveniente (algunos dirían que incluso necesario) tener los anexos disponibles en Dynamics.

La solución: Utilizando CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor puedes obtener los archivos adjuntos de SharePoint, Azure Blob o Azure Storage automáticamente y dejar un enlace en su lugar. Esto significa que obtienes lo mejor de ambos mundos. El archivo adjunto está disponible donde debe estar y almacenado donde debe estar. Es muy importante tener en cuenta que en el CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor tus documentos no salen de tus sistemas de CRM y almacenamiento, a diferencia de algunas soluciones del mercado. No hay un servicio externo intermedio, lo cual es crucial para el cumplimiento de la normativa de la RGP y, en general, si se tienen datos sensibles.

Consejo #3 - Usar tecnología de punta para evitar la manipulación de archivos

El problema:  No estás seguro de que puedas confiar en tus propios archivos, ¿y si alguien los manipuló? Estás preocupado y deseas que haya una manera de asegurarte de que los archivos son a prueba de manipulaciones.

La solución: Puedes usar la moderna tecnología Blockchain para sellar tus archivos y garantizar que nadie los manipule. Con Sello CB Blockchain, puedes confiar en tus propios documentos - ningún tipo de manipulación pasará desapercibida. El sellado puede hacerse automáticamente para todos los documentos y la verificación puede hacerse dentro o fuera de su organización. Tener la verificación disponible para todos asegura la confianza en sus documentos, no sólo para todos dentro de la organización, sino para todos los interesados.

Para llevar a casa

Hemos discutido tres soluciones en este artículo, y podemos decir que son realmente un poderoso combo. Nos gusta llamarlas Paquete de documentos y seguridad para los usuarios de Dynamics:

  1. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator para resolver el problema de los permisos
  2. CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor almacenar los archivos adjuntos en el lugar adecuado
  3. Sello CB Blockchain para que sus documentos sean a prueba de manipulaciones

Habla con nuestros expertos si quieres ver cómo todo esto puede funcionar para ti. Estarán más que felices de responder a cualquier pregunta que puedas tener o mostrarte en llamada rápida cómo todo esto puede afectarle a usted y a su organización.

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    Sobre el autor

    Por Ana Netotechnical asesor en Connecting Software.

    "Trabajo en el Connecting Software como asesor técnico. Soy ingeniero de software desde 1997, y me encantan las soluciones de integración que facilitan la vida.

    ¿Tiene alguna pregunta o comentario? ¡Me encantaría tener sus comentarios!"

    ana@connecting-software.com

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