Se lavorate con Microsoft Dynamics 365, finite per averlo come parte della vostra routine quotidiana e della vostra infrastruttura. Ci sono tutti i tipi di informazioni preziose. Quando ci pensate, vi rendete conto che quanto la dinamica sia cruciale per voi e per la vostra azienda.
Nonostante ciò, alcuni aspetti importanti vengono spesso trascurati. Ad esempio, avete notato il numero di documenti e allegati che nel tempo finiscono in Dynamics? La dinamica non è un sistema di gestione dei documenti, non è un sistema di archiviazione, ma il semplice fatto che gestisce aspetti cruciali della vostra organizzazione, come il Customer Engagement, sembra essere sufficiente per farvi arrivare i documenti.
Quello che succede è che il numero crescente di documenti può essere un po' un problema. Non esiste una gestione dei documenti per la dinamica, quindi si comincia ad avere la sensazione che le cose siano sempre più difficili da trovare.
Il cliente non ha inviato un documento a qualcuno del team di vendita?
È questa la versione corretta del documento?
Si finisce scorrere su e giù per la linea temporale alla ricerca di allegati e-mail Dynamics 365 o una versione specifica di un documento - non è il massimo per la produttività del team. Sorprendentemente (o meno), non è nemmeno il massimo per le prestazioni di Dynamics.
Cosa si può fare? Che ne dite di spostare i vostri documenti al loro posto: un sistema di gestione dei documenti (DMS)? Naturalmente, se si tratta di un DMS, i riflettori sono immediatamente puntati su Microsoft SharePoint:
- C'è un'integrazione out-of-the-box con Dynamics 365 fornito da Microsoft stessa
- Le funzioni di collaborazione di gruppo fanno crescere la produttività del team
- Il controllo delle versioni consente di tenere sotto controllo la storia del documento
Impostazione dell'integrazione tra Microsoft SharePoint e Microsoft Dynamics è semplice, e se avete bisogno di istruzioni passo dopo passo, potete controllare questo video tutorial.
Tuttavia, anche le cose semplici e semplici hanno i loro piccoli segreti, e noi di Connecting Software siamo diventati esperti in questo.
Qui c'è un sintesi dei nostri consigli per gli utenti di Dynamicscon una spiegazione completa nelle sezioni sottostanti:
- La comprensione dei permessi SharePoint è essenziale, soprattutto sapendo che avere un'integrazione con Dynamics NON significa che i vostri privilegi di Dynamics saranno mappati in permessi SharePoint
- Se sono gli allegati delle email tracciate che inondano il vostro Dynamics 365, allora è necessaria una soluzione specifica per la gestione degli allegati
- Se siete preoccupati di rendere quei documenti SharePoint a prova di manomissione e di mantenere la conformità normativa (ad esempio, la conformità GDPR), ci sono tecnologie di sigillo digitale che utilizzano la tecnologia Blockchain, e che possono aiutare
Suggerimento #1 - Attenzione alle autorizzazioni per i documenti Dynamics 365 in SharePoint
Il problema: Con l'integrazione standard tra Dynamics e SharePoint, tutti avranno i permessi per vedere tutti i documenti sul lato SharePoint. L'integrazione ignora i privilegi impostati sul lato Dynamics e, per questo motivo, può essere pericolosa.
La soluzione: Utilizzo di CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator è possibile replicare automaticamente tutti i privilegi di Dynamics ai permessi SharePoint. Questa soluzione funziona in background, garantendo che i permessi siano sempre corretti. Funziona senza problemi, anche se i privilegi cambiano, se si rimuovono o si aggiungono membri del team da gruppi, o si effettua qualsiasi altra modifica rilevante che si possa pensare. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator è una soluzione collaudata con migliaia di utenti in tutto il mondo.
Suggerimento #2 - Collocate gli allegati Dynamics 365 delle e-mail in un altro posto.
Il problema: Lo spazio di archiviazione in Dynamics 365 è costoso, e avere troppi accessori in Dynamics può influire sulle sue prestazioni. Tuttavia, è molto conveniente (qualcuno direbbe addirittura necessario) avere gli allegati disponibili in Dynamics.
La soluzione: Utilizzando CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor è possibile trasferire automaticamente gli allegati a SharePoint, Azure Blob o Azure Storage e lasciare un link al loro posto. In questo modo si ottiene il meglio dei due mondi. L'allegato è disponibile dove dovrebbe essere e memorizzato dove dovrebbe essere. È molto importante notare che CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor non fa uscire i documenti dai sistemi CRM e di archiviazione, a differenza di alcune soluzioni presenti sul mercato. Non c'è alcun servizio esterno di intermediazione: questo è fondamentale per la conformità al GDPR e, in generale, se si dispone di dati sensibili.
Suggerimento #3 - Utilizzare una tecnologia all'avanguardia per evitare la manomissione dei file
Il problema: Non siete sicuri di potervi fidare dei vostri file: e se qualcuno li avesse manipolati? Siete preoccupati e vorreste che ci fosse un modo per essere sicuri che i file siano a prova di manomissione.
La soluzione: È possibile utilizzare la moderna tecnologia Blockchain per sigillare i file e garantire che nessuno sia manomesso. Con Truth Enforcer, potete fidarvi dei vostri documenti: nessun tipo di manipolazione passerà inosservato. La sigillatura può avvenire automaticamente per tutti i documenti e la verifica può essere effettuata all'interno o all'esterno dell'organizzazione. La disponibilità della verifica per tutti garantisce la fiducia nei vostri documenti, non solo per tutti i membri dell'organizzazione, ma anche per tutte le parti interessate.
Da asporto
In questo articolo abbiamo discusso tre soluzioni, e possiamo dire che sono davvero una combinazione potente. Ci piace chiamarle Documento e pacchetto sicurezza per gli utenti di Dynamics:
- CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator per risolvere il problema dei permessi
- CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor per memorizzare gli allegati nella giusta posizione
- Truth Enforcer per rendere i vostri documenti a prova di manomissione
Parla con i nostri esperti se volete vedere come tutto questo può funzionare per voi. Saranno più che felici di rispondere a tutte le vostre domande o di mostrarvi su chiamata rapida come tutto questo può influire su di voi e sulla vostra organizzazione.
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Informazioni sull'autor
Da Ana Neto, consulente tecnico dell'Connecting Software.
“Lavoro presso Connecting Software come consulente tecnico. Sono ingegnere informatico dal 1997 e amo le soluzioni di integrazione che semplificano la vita.
Avete domande o commenti? Mi piacerebbe avere il vostro feedback! Lasciate una risposta qui sotto”.”