3 Suggerimenti per migliorare la gestione dei documenti e la sicurezza per Microsoft Dynamics 365

Ana Neto Prodotti e soluzioni Lascia un commento

Se lavorate con Microsoft Dynamics 365, finite per averlo come parte della vostra routine quotidiana e della vostra infrastruttura. Ci sono tutti i tipi di informazioni preziose. Quando ci pensate, vi rendete conto che quanto la dinamica sia cruciale per voi e per la vostra azienda.

Nonostante ciò, alcuni aspetti importanti vengono spesso trascurati. Ad esempio, avete notato il numero di documenti e allegati che nel tempo finiscono in Dynamics? La dinamica non è un sistema di gestione dei documenti, non è un sistema di archiviazione, ma il semplice fatto che gestisce aspetti cruciali della vostra organizzazione, come il Customer Engagement, sembra essere sufficiente per farvi arrivare i documenti.

Quello che succede è che il numero crescente di documenti può essere un po' un problema. Non esiste una gestione dei documenti per la dinamica, quindi si comincia ad avere la sensazione che le cose siano sempre più difficili da trovare.

Quel cliente non ha inviato un documento a qualcuno del team di vendita?

È questa la versione corretta del documento?

Si finisce scorrere su e giù per la linea temporale alla ricerca di allegati e-mail Dynamics 365 o una versione specifica del documento - non è la migliore per la produttività del team. Sorprendentemente (o meno), non è nemmeno il migliore per le prestazioni di Dynamics.

Cosa si può fare? Che ne dite di spostare i vostri documenti al loro posto: un sistema di gestione dei documenti (DMS)? Naturalmente, se si tratta di un DMS, i riflettori sono immediatamente puntati su Microsoft SharePoint:

  • C'è un'integrazione out-of-the-box con Dynamics 365 fornito da Microsoft stessa
  • Le funzionalità di collaborazione di squadra fanno crescere la produttività del vostro team
  • Il controllo delle versioni aiuta a tenere sotto controllo la storia del documento

Impostazione dell'integrazione tra Microsoft SharePoint e Microsoft Dynamics è semplice, e se avete bisogno di istruzioni passo dopo passo, potete controllare questo video tutorial.

Tuttavia, anche le cose semplici e semplici hanno i loro piccoli segreti, e noi di Connecting Software siamo diventati esperti in questo.

Qui c'è un riassunto dei nostri consigli per gli utenti di Dynamicscon una spiegazione completa nelle sezioni sottostanti:

  1. La comprensione dei permessi SharePoint è essenziale, soprattutto sapendo che avere un'integrazione con Dynamics NON significa che i vostri privilegi di Dynamics saranno mappati in permessi SharePoint
  2. Se sono gli allegati delle email tracciate che inondano il vostro Dynamics 365, allora è necessaria una soluzione specifica per la gestione degli allegati
  3. Se siete preoccupati di rendere quei documenti SharePoint a prova di manomissione e di mantenere la conformità normativa (ad esempio, la conformità GDPR), ci sono tecnologie di sigillo digitale che utilizzano la tecnologia Blockchain, e che possono aiutare

Suggerimento #1 - Attenzione alle autorizzazioni per i documenti Dynamics 365 in SharePoint

Il problema:  Con l'integrazione standard tra Dynamics e SharePoint, tutti avranno i permessi per vedere tutti i documenti sul lato SharePoint. L'integrazione ignora i privilegi impostati sul lato Dynamics e, per questo motivo, può essere pericolosa.

La soluzione: Utilizzo di CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator è possibile replicare automaticamente tutti i privilegi di Dynamics ai permessi SharePoint. Questa soluzione funziona in background, garantendo che i permessi siano sempre corretti. Funziona senza problemi, anche se i privilegi cambiano, se si rimuovono o si aggiungono membri del team da gruppi, o si effettua qualsiasi altra modifica rilevante che si possa pensare. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator è una soluzione collaudata con migliaia di utenti in tutto il mondo.

Proteggete i vostri documenti Dynamics in SharePoint - la soluzione

Suggerimento #2 - Posizionate i vostri allegati e-mail Dynamics 365 da qualche altra parte

Il problema: Lo spazio di archiviazione in Dynamics 365 è costoso, e avere troppi allegati in Dynamics può influire sulle sue prestazioni. Tuttavia, è molto comodo (alcuni direbbero addirittura necessario) avere gli allegati disponibili in Dynamics.

La soluzione: Utilizzando CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor è possibile ottenere gli allegati a SharePoint, Azure Blob o Azure Storage automaticamente e lasciare un link al suo posto. Questo significa che si ottiene il meglio di entrambi i mondi. L'allegato è disponibile dove dovrebbe essere e conservato dove dovrebbe essere. È molto importante notare che CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor non fa uscire i vostri documenti dal vostro CRM e dai sistemi di storage, a differenza di alcune soluzioni presenti sul mercato. Non c'è un servizio esterno nel mezzo - questo è fondamentale per la conformità al GDPR e, in generale, se si dispone di dati sensibili.

Suggerimento #3 - Utilizzare la tecnologia più avanzata per evitare la manomissione dei file

Il problema:  Non siete sicuri di potervi fidare dei vostri file - e se qualcuno li ha manipolati? Siete preoccupati e vorreste che ci fosse un modo per essere sicuri che i file siano a prova di manomissione.

La soluzione: È possibile utilizzare la moderna tecnologia Blockchain per sigillare i file e garantire che nessuno sia manomesso. Con Sigillo CB Blockchain, potete fidarvi dei vostri documenti - nessun tipo di manipolazione passerà inosservata. La sigillatura può essere effettuata automaticamente per tutti i documenti e la verifica può essere effettuata all'interno o all'esterno della vostra organizzazione. Avere la verifica a disposizione di tutti garantisce la fiducia nei vostri documenti, non solo per tutti all'interno dell'organizzazione, ma per tutte le parti interessate.

Da asporto

In questo articolo abbiamo discusso tre soluzioni, e possiamo dire che sono davvero una combinazione potente. Ci piace chiamarle Documento e pacchetto sicurezza per gli utenti di Dynamics:

  1. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator per risolvere il problema dei permessi
  2. CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor per memorizzare gli allegati nella giusta posizione
  3. Sigillo CB Blockchain per rendere i vostri documenti a prova di manomissione

Parla con i nostri esperti se volete vedere come tutto questo può funzionare per voi. Saranno più che felici di rispondere a tutte le vostre domande o di mostrarvi su chiamata rapida come tutto questo può influire su di voi e sulla vostra organizzazione.

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    Informazioni sull'autor

    Da Ana Netotechnical consulente presso Connecting Software.

    "Lavoro in Connecting Software come consulente tecnico. Sono un ingegnere del software dal 1997 e amo le soluzioni di integrazione che rendono la vita più facile.

    Avete domande o commenti? Mi piacerebbe avere il vostro feedback".

    ana@connecting-software.com

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