3 tips om het documentenbeheer en de beveiliging te verbeteren voor Microsoft Dynamics 365

Ana Neto Producten en oplossingen Laat een reactie achter

Als je met Microsoft Dynamics 365 werkt, maak je het uiteindelijk deel uit van je dagelijkse routine en je infrastructuur. Allerlei waardevolle informatie zit erin. Als je er over nadenkt, realiseer je je hoe cruciaal Dynamics is voor u en uw bedrijf.

Desondanks worden enkele belangrijke aspecten vaak over het hoofd gezien. Bijvoorbeeld, Is het u opgevallen hoeveel documenten en bijlagen er in de loop der tijd in Dynamics terechtkomen? Dynamics is geen documentbeheersysteem, het is geen opslagsysteem, maar het simpele feit dat het cruciale aspecten van uw organisatie behandelt, zoals de Customer Engagement, lijkt voldoende om de documenten daarheen te laten gaan.

Wat er gebeurt is dat het groeiende aantal documenten kan een beetje een probleem zijn. Er is geen documentbeheer voor Dynamics, dus je begint het gevoel te krijgen dat dingen steeds moeilijker terug te vinden zijn.

Heeft die klant niet een document gestuurd naar iemand van het verkoopteam?

Is dit de juiste versie van het document?

Je eindigt op en neer scrollen op de tijdlijn op zoek naar Dynamics 365 e-mailbijlagen of een specifieke documentversie - niet het beste voor de productiviteit van het team. Verrassend genoeg (of niet) is het ook niet het beste voor Dynamics prestaties.

Wat kunt u eraan doen? Wat dacht u ervan om uw documenten te verplaatsen naar waar ze in de eerste plaats thuishoren: een Document Management Systeem (DMS)? Als u het over een DMS hebt, gaat de schijnwerper natuurlijk meteen naar Microsoft SharePoint:

  • Er is een out-of-the-box integratie met Dynamics 365, geleverd door Microsoft zelf
  • De samenwerkingsfuncties voor teams verhogen de productiviteit van uw team
  • Versiebeheer helpt u om de geschiedenis van het document te volgen

Opzetten van de integratie tussen Microsoft SharePoint en Microsoft Dynamics is rechttoe rechtaan, en als u stap-voor-stap instructies nodig hebt, kunt u deze videoinstructie.

Toch hebben zelfs eenvoudige dingen hun kleine geheimpjes, en bij Connecting Software zijn we daar experts in geworden.

Hier is een samenvatting van onze tips voor Dynamics' gebruikersmet een volledige uitleg in de secties hieronder:

  1. Inzicht in SharePoint permissies is essentieel, vooral het feit dat een integratie met Dynamics niet betekent dat uw Dynamics rechten ook in SharePoint permissies worden omgezet
  2. Als uw Dynamics 365 wordt overspoeld door e-mailbijlagen uit getraceerde e-mails, dan is een specifieke oplossing voor bijlagenbeheer nodig
  3. Als u zich zorgen maakt over het fraudebestendig maken van die SharePoint-documenten en het naleven van de regelgeving (bijvoorbeeld GDPR-naleving), zijn er digitale verzegelingstechnologieën die gebruikmaken van Blockchain-technologie, en die kunnen helpen

Tip #1 - Let op de permissies voor uw Dynamics 365 documenten in SharePoint

Het probleem:  Met de standaard integratie tussen Dynamics en SharePoint krijgt iedereen rechten om alle documenten aan de SharePoint kant in te zien. De integratie negeert welke rechten je hebt ingesteld aan de Dynamics kant, en kan om die reden gevaarlijk zijn.

De oplossing: Gebruik CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator kunt u alle Dynamics rechten automatisch repliceren naar SharePoint rechten. Deze oplossing draait op de achtergrond, en zorgt ervoor dat de rechten altijd correct zijn. Het werkt probleemloos, zelfs als de rechten veranderen, als u teamleden uit groepen verwijdert of toevoegt, of elke andere relevante verandering die u kunt bedenken. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator is een beproefde oplossing met duizenden gebruikers over de hele wereld.

Bescherm uw Dynamics-documenten in SharePoint - de oplossing

Tip #2 - Plaats je Dynamics 365 e-mailbijlagen ergens anders

Het probleem: Opslagruimte in Dynamics 365 is duur, en als er te veel bijlagen in Dynamics zijn, kan dat de prestaties beïnvloeden. Toch is het erg handig (sommigen zouden zelfs zeggen noodzakelijk) om de bijlagen in Dynamics beschikbaar te hebben.

De oplossing: Gebruik CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor kunt u de bijlagen automatisch naar SharePoint, Azure Blob of Azure Storage halen en er een link voor in de plaats laten staan. Dit betekent dat u het beste van twee werelden krijgt. De bijlage is beschikbaar waar het moet zijn en opgeslagen waar het moet zijn. Het is heel belangrijk om op te merken dat CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor uw documenten niet uit uw CRM en opslagsystemen laat vertrekken, in tegenstelling tot sommige oplossingen op de markt. Er zit geen externe dienst tussen - dit is cruciaal voor GDPR compliance en, in het algemeen, als u gevoelige data heeft.

Tip #3 - Gebruik de modernste technologie om geknoei met bestanden te voorkomen

Het probleem:  U weet niet zeker of u uw eigen bestanden kunt vertrouwen - wat als iemand ze heeft gemanipuleerd? U maakt zich zorgen en zou willen dat er een manier was om er zeker van te zijn dat er met de bestanden niet geknoeid kan worden.

De oplossing: U kunt moderne Blockchain-technologie gebruiken om uw bestanden te verzegelen en te garanderen dat niemand ermee geknoeid heeft. Met CB Blockchain Zegel, u kunt uw eigen documenten vertrouwen - geen enkele vorm van manipulatie zal onopgemerkt blijven. De verzegeling kan automatisch worden uitgevoerd voor alle documenten en de verificatie kan binnen of buiten uw organisatie worden uitgevoerd. Door verificatie voor iedereen beschikbaar te hebben, verzekert u het vertrouwen in uw documenten, niet alleen voor iedereen binnen de organisatie, maar voor alle belanghebbenden.

Takeaways

We hebben in dit artikel drie oplossingen besproken, en we kunnen zeggen dat ze echt een krachtige combo zijn. We noemen ze graag de Document- en beveiligingspakket voor gebruikers van Dynamics:

  1. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator om het machtigingsprobleem op te lossen
  2. CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor om bijlagen op de juiste plaats op te slaan
  3. CB Blockchain Zegel om uw documenten fraudebestendig te maken

Praat met onze experts als u wilt zien hoe dit alles voor u kan werken. Zij zullen met plezier al uw vragen beantwoorden of u een demonstratie geven op snelle oproep hoe dit alles van invloed kan zijn op u en uw organisatie.

    Lees meer in onze laatste berichten


    Over de auteur

    Door Ana Neto, technisch adviseur bij Connecting Software.

    "Ik werk bij Connecting Software als technisch adviseur. Ik ben software engineer sinds 1997, en ik hou van integratie oplossingen die je leven makkelijker maken.

    Heeft u vragen of opmerkingen? Ik zou het leuk vinden om uw feedback te krijgen!"

    ana@connecting-software.com

    Geef een reactie

    Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *