Als je met Microsoft Dynamics 365 werkt, maak je het uiteindelijk deel uit van je dagelijkse routine en je infrastructuur. Allerlei waardevolle informatie zit erin. Als je er over nadenkt, realiseer je je hoe cruciaal Dynamics is voor u en uw bedrijf.
Desondanks worden enkele belangrijke aspecten vaak over het hoofd gezien. Bijvoorbeeld, Is het u opgevallen hoeveel documenten en bijlagen er in de loop der tijd in Dynamics terechtkomen? Dynamics is geen documentbeheersysteem, het is geen opslagsysteem, maar het simpele feit dat het cruciale aspecten van uw organisatie behandelt, zoals de Customer Engagement, lijkt voldoende om de documenten daarheen te laten gaan.
Wat er gebeurt is dat het groeiende aantal documenten kan een beetje een probleem zijn. Er is geen documentbeheer voor Dynamics, dus je begint het gevoel te krijgen dat dingen steeds moeilijker terug te vinden zijn.
Heeft die klant niet een document naar iemand in het verkoopteam gestuurd?
Is dit de juiste versie van het document?
Je eindigt op en neer scrollen op de tijdlijn op zoek naar Dynamics 365 e-mailbijlagen of een specifieke documentversie - niet het beste voor de teamproductiviteit. Verrassend genoeg (of niet) is het ook niet het beste voor de prestaties van Dynamics.
Wat kunt u eraan doen? Wat dacht u ervan om uw documenten te verplaatsen naar waar ze in de eerste plaats thuishoren: een Document Management Systeem (DMS)? Als u het over een DMS hebt, gaat de schijnwerper natuurlijk meteen naar Microsoft SharePoint:
- Er is een out-of-the-box integratie met Dynamics 365, geleverd door Microsoft zelf
- De functies voor teamsamenwerking verhogen de productiviteit van je team
- Versiebeheer helpt je om de geschiedenis van het document bij te houden
Opzetten van de integratie tussen Microsoft SharePoint en Microsoft Dynamics is rechttoe rechtaan, en als u stap-voor-stap instructies nodig hebt, kunt u deze videoinstructie.
Toch hebben zelfs eenvoudige dingen hun kleine geheimpjes, en bij Connecting Software zijn we daar experts in geworden.
Hier is een samenvatting van onze tips voor Dynamics’ gebruikersmet een volledige uitleg in de secties hieronder:
- Inzicht in SharePoint permissies is essentieel, vooral het feit dat een integratie met Dynamics niet betekent dat uw Dynamics rechten ook in SharePoint permissies worden omgezet
- Als uw Dynamics 365 wordt overspoeld door e-mailbijlagen uit getraceerde e-mails, dan is een specifieke oplossing voor bijlagenbeheer nodig
- Als u zich zorgen maakt over het fraudebestendig maken van die SharePoint-documenten en het naleven van de regelgeving (bijvoorbeeld GDPR-naleving), zijn er digitale verzegelingstechnologieën die gebruikmaken van Blockchain-technologie, en die kunnen helpen
Tip #1 - Let op de machtigingen voor uw Dynamics 365 documenten in SharePoint
Het probleem: Met de standaard integratie tussen Dynamics en SharePoint krijgt iedereen rechten om alle documenten aan de SharePoint kant in te zien. De integratie negeert welke rechten je hebt ingesteld aan de Dynamics kant, en kan om die reden gevaarlijk zijn.
De oplossing: Gebruik CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator kunt u alle Dynamics rechten automatisch repliceren naar SharePoint rechten. Deze oplossing draait op de achtergrond, en zorgt ervoor dat de rechten altijd correct zijn. Het werkt probleemloos, zelfs als de rechten veranderen, als u teamleden uit groepen verwijdert of toevoegt, of elke andere relevante verandering die u kunt bedenken. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator is een beproefde oplossing met duizenden gebruikers over de hele wereld.
Tip #2 - Plaats uw Dynamics 365 e-mailbijlagen ergens anders
Het probleem: Opslagruimte in Dynamics 365 is duur, en als er te veel bijlagen in Dynamics zijn, kan dat de prestaties beïnvloeden. Toch is het erg handig (sommigen zouden zelfs zeggen noodzakelijk) om de bijlagen in Dynamics beschikbaar te hebben.
De oplossing: Gebruik CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor kun je de bijlagen automatisch naar SharePoint, Azure Blob of Azure Storage halen en er een link voor in de plaats achterlaten. Dit betekent dat je het beste van twee werelden krijgt. De bijlage is beschikbaar waar het moet zijn en opgeslagen waar het moet zijn. Het is heel belangrijk om te weten dat CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor er niet voor zorgt dat je documenten je CRM en opslagsystemen verlaten, in tegenstelling tot sommige oplossingen op de markt. Er zit geen externe service tussen - dit is cruciaal voor GDPR-compliance en, in het algemeen, als je gevoelige gegevens hebt.
Tip #3 - Gebruik geavanceerde technologie om geknoei met bestanden te voorkomen
Het probleem: Je weet niet zeker of je je eigen bestanden kunt vertrouwen - wat als iemand ze gemanipuleerd heeft? Je maakt je zorgen en je zou willen dat er een manier was om er zeker van te zijn dat de bestanden bestand zijn tegen manipulatie.
De oplossing: U kunt moderne Blockchain-technologie gebruiken om uw bestanden te verzegelen en te garanderen dat niemand ermee geknoeid heeft. Met Truth Enforcer, U kunt uw eigen documenten vertrouwen - geen enkele vorm van manipulatie blijft onopgemerkt. De verzegeling kan automatisch worden uitgevoerd voor alle documenten en de verificatie kan binnen of buiten uw organisatie worden uitgevoerd. Als verificatie voor iedereen beschikbaar is, zorgt dat voor vertrouwen in je documenten, niet alleen voor iedereen binnen de organisatie, maar voor alle belanghebbenden.
Takeaways
We hebben in dit artikel drie oplossingen besproken, en we kunnen zeggen dat ze echt een krachtige combo zijn. We noemen ze graag de Document- en beveiligingspakket voor Dynamics-gebruikers:
- CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator om het machtigingsprobleem op te lossen
- CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor om bijlagen op de juiste plaats op te slaan
- Truth Enforcer om uw documenten fraudebestendig te maken
Praat met onze experts als u wilt zien hoe dit alles voor u kan werken. Zij zullen met plezier al uw vragen beantwoorden of u een demonstratie geven op snelle oproep hoe dit alles van invloed kan zijn op u en uw organisatie.
Lees meer in onze laatste berichten
Over de auteur
Door Ana Neto, technisch adviseur bij Connecting Software.
"Ik werk bij Connecting Software als technisch adviseur. Ik ben software engineer sinds 1997 en houd van integratie oplossingen die je leven makkelijker maken.
Heb je vragen of opmerkingen? Ik hoor graag je feedback! Laat hieronder een reactie achter.”