Microsoft Dynamics 365の文書管理とセキュリティを向上させる3つのコツ

アナ・ネト 製品とソリューション コメントを残す

あなたがMicrosoft Dynamics 365で仕事をしている場合は、あなたの日常生活の一部として、あなたのインフラストラクチャの一部としてそれを持っていることになります。あらゆる種類の貴重な情報がそこにあります。そう考えるようになると、次のようなことに気づくのです。 Dynamicsがあなたとあなたの会社にとってどれだけ重要か.

にもかかわらず、いくつかの重要な側面が見落とされがちです。例えば 時間が経つにつれ、Dynamicsで終わる文書や添付ファイルの数が増えていることに気づいたことはありますか? Dynamicsは文書管理システムではなく、ストレージシステムではありませんが、カスタマーエンゲージメントのような組織の重要な部分を扱っているという単純な事実だけで、文書がそこに行くのには十分なようです。

何が起こるかというと 書類が増えるのがネックになる.Dynamics用のドキュメント管理がないので、ますます探すのが大変になってきました。

そのお客さんは営業の誰かに書類を送ったんじゃないの?

これでいいのでしょうか?

あなたは終わります。 タイムラインを上下にスクロールしてDynamics 365のメール添付ファイルを探す または特定のドキュメントのバージョン - チームの生産性には最適ではありません。意外なことに(そうでないかもしれませんが)、Dynamicsのパフォーマンスにも最適ではありません。

どうすればいいのでしょうか?ドキュメントを本来あるべき場所に移動させてみてはどうでしょうか。当然のことながら、DMSの話をしていると、すぐにMicrosoft SharePointにスポットライトが当たります。

  • マイクロソフト自身が提供するDynamics 365とのアウトオブボックスの統合があります。
  • チームコラボレーション機能でチームの生産性を向上させる
  • バージョン管理により、ドキュメントの履歴を常に把握することができます。

Microsoft SharePointとMicrosoft Dynamicsの連携設定 は簡単で、ステップバイステップの指示が必要な場合は、以下をチェックアウトすることができます。 ビデオチュートリアル.

それにもかかわらず、単純でシンプルなものにも小さな秘密があり、Connecting Softwareではそのエキスパートとなっています。

ここでは ダイナミクスユーザーのためのヒントまとめ以下のセクションで詳細な説明があります。

  1. SharePoint のパーミッションを理解することは非常に重要で、特に Dynamics と統合したからといって、Dynamics の権限が SharePoint のパーミッションにマッピングされるわけではないことに注意してください。
  2. Dynamics 365に溢れているのが追跡された電子メールからの電子メールの添付ファイルである場合、特定の添付ファイル管理ソリューションが必要です。
  3. SharePoint文書の改ざん防止と規制遵守(GDPR遵守など)の維持に不安がある場合は、ブロックチェーン技術を使用したデジタルシール技術があります。

ヒント#1 - SharePointでのDynamics 365文書のパーミッションに注意する

問題は  DynamicsとSharePointの標準的な統合では、SharePoint側ですべてのドキュメントを見る権限が誰にでも与えられます。この統合では、Dynamics側でどのような権限を設定しているかは無視されますので、その分、危険な状態になる可能性があります。

その解決策。 を使用しています。 CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator を使用すると、すべてのDynamics権限をSharePointのパーミッションに自動的に複製することができます。このソリューションはバックグラウンドで実行され、パーミッションが常に正しいことを保証します。権限が変更された場合でも、グループからチームメンバーを削除・追加した場合や、その他思いつく限りの変更を行った場合でも、スムーズに動作します。CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicatorは、世界中で何千人ものユーザーに利用されている実績のあるソリューションです。

SharePointでDynamicsドキュメントを保護するソリューション

ヒント#2 - Dynamics 365の電子メールの添付ファイルをどこか別の場所に置く

問題点: Dynamics 365のストレージスペースは高価で、Dynamicsのパフォーマンスに影響を及ぼす可能性があります。それにもかかわらず、Dynamicsに添付ファイルを用意しておくと非常に便利です(必要だと言う人もいます)。

解決策:使用方法 CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor SharePoint、Azure BlobまたはAzure Storageに自動的に添付ファイルを取得し、その場所にリンクを残すことができます。つまり、両方の世界の最高のものを手に入れることができます。添付ファイルはあるべき場所で利用でき、あるべき場所に保存されます。CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractorは、市場に出回っているいくつかのソリューションとは異なり、文書がCRMやストレージシステムから離れることがないことに注意することが非常に重要です。これはGDPRに準拠するために重要であり、一般的には機密データを持っている場合には重要です。

ヒント #3 - ファイルの改ざんを避けるために最先端の技術を使用する

問題は  あなた自身のファイルを信頼できるかどうか自信がありません - 誰かがそれらを操作した場合はどうなるでしょうか?あなたは心配していて、ファイルが改ざんされていないことを確認する方法があったことを願っています。

その解決策。 現代のBlockchain技術を使ってファイルを封印し、改ざんされていないことを保証することができます。使ってみましょう。 CBブロックチェーンシール, あなた自身の文書を信頼できます - どのような操作も検出されません。封印はすべての文書に対して自動的に行われ、検証は組織内でも組織外でも行うことができます。検証を誰でも利用できるようにすることで、組織内だけでなく、すべての関係者の文書の信頼性を確保することができます。

テークアウト

この記事では3つの解決策を取り上げてきましたが、本当に強力なコンボだと言えます。私たちはそれらを ドキュメントとセキュリティパッケージ Dynamicsのユーザー向けに開発されました。

  1. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator を使ってパーミッションの問題を解決します。
  2. CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor を使用して添付ファイルを適切な場所に保存します。
  3. CBブロックチェーンシール 文書を改ざんされないようにするために

との会話 我らが専門家 までお問い合わせください。彼らは、あなたが持っているかもしれないどんな質問にも答えたり、あなたをご案内したりすることができます。 クイックコール これがあなたとあなたの組織にどのような影響を与えるか。

    最新の記事を読む


    オーソレータについて

    記入例 アナ・ネト技術顧問、Connecting Softwareで。

    "私はConnecting Softwareでテクニカルアドバイザーとして働いています。私は1997年からソフトウェアエンジニアをしており、お客様の生活を楽にする統合ソリューションを愛しています。

    ご質問やご意見はありますか?ご意見をいただけると嬉しいです!"

    ana@connecting-software.com

    コメントを残す

    メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です