3 Tipps zur Verbesserung der Dokumentenverwaltung und -sicherheit für Microsoft Dynamics 365

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Wenn Sie mit Microsoft Dynamics 365 arbeiten, gehört es letztendlich zu Ihrer täglichen Routine und zu Ihrer Infrastruktur. Alle möglichen wertvollen Informationen sind darin enthalten. Wenn man darüber nachdenkt, stellt man fest wie entscheidend die Dynamik für Sie und Ihr Unternehmen ist.

Trotzdem werden einige wichtige Aspekte oft übersehen. Zum Beispiel Ist Ihnen die Anzahl der Dokumente und Anhänge aufgefallen, die im Laufe der Zeit in Dynamics landen? Dynamics ist kein Dokumentverwaltungssystem, es ist kein Speichersystem, aber die einfache Tatsache, dass es wichtige Aspekte Ihrer Organisation, wie z.B. die Kundenbindung, handhabt, scheint ausreichend zu sein, um die Dokumente dorthin zu bringen.

Was passiert, ist, dass die wachsende Anzahl von Dokumenten kann ein kleines Problem darstellen. Es gibt kein Dokumentenmanagement für Dynamics, so dass man das Gefühl bekommt, dass die Dinge immer schwieriger zu finden sind.

Hat dieser Kunde nicht ein Dokument an jemanden aus dem Verkaufsteam geschickt?

Ist dies die richtige Version des Dokuments?

Sie enden Scrollen in der Zeitleiste nach oben und unten, um nach Dynamics 365 E-Mail-Anhängen zu suchen oder eine bestimmte Dokumentversion - nicht die beste für die Produktivität des Teams. Überraschenderweise (oder auch nicht) ist es auch nicht das Beste für die Leistung von Dynamics.

Was können Sie dagegen tun? Wie wäre es, wenn Sie Ihre Dokumente dorthin bringen, wo sie überhaupt hingehören: in ein Dokumentenmanagement-System (DMS)? Wenn es sich um ein DMS handelt, geht das Rampenlicht natürlich sofort auf Microsoft SharePoint:

  • Es gibt eine Out-of-the-Box-Integration mit Dynamics 365, die von Microsoft selbst zur Verfügung gestellt wird.
  • Funktionen zur Teamzusammenarbeit lassen die Produktivität Ihres Teams wachsen
  • Versionskontrolle hilft Ihnen, den Überblick über die Geschichte des Dokuments zu behalten

Einrichten der Integration zwischen Microsoft SharePoint und Microsoft Dynamics ist unkompliziert, und wenn Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung benötigen, können Sie hier nachsehen Video-Anleitung.

Nichtsdestotrotz haben selbst einfache und einfache Dinge ihre kleinen Geheimnisse, und bei Connecting Software sind wir zu Experten in diesen geworden.

Hier ist ein Zusammenfassung unserer Tipps für Dynamics-Benutzermit einer vollständigen Erklärung in den folgenden Abschnitten:

  1. Es ist wichtig, die SharePoint-Berechtigungen zu verstehen, insbesondere wenn Sie sich bewusst sind, dass eine Integration mit Dynamics NICHT bedeutet, dass Ihre Dynamics-Privilegien in SharePoint-Berechtigungen umgewandelt werden.
  2. Wenn es E-Mail-Anhänge von verfolgten E-Mails sind, die Ihr Dynamics 365 überfluten, dann ist eine spezielle Lösung zur Verwaltung von Anhängen erforderlich
  3. Wenn Sie Bedenken haben, diese SharePoint-Dokumente fälschungssicher zu machen und die Einhaltung von Vorschriften (z. B. GDPR) zu gewährleisten, gibt es digitale Siegeltechnologien, die die Blockchain-Technologie verwenden, und die helfen können

Tipp #1 - Achten Sie auf die Berechtigungen für Ihre Dynamics 365 Dokumente in SharePoint

Das Problem:  Mit der Standardintegration zwischen Dynamics und SharePoint wird jeder die Berechtigung haben, alle Dokumente auf der SharePoint Seite zu sehen. Die Integration ignoriert, welche Privilegien Sie auf der Dynamics-Seite festgelegt haben, und aus diesem Grund kann sie gefährlich sein.

Die Lösung: Verwendung von CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator können Sie alle Dynamics-Privilegien automatisch auf SharePoint-Berechtigungen replizieren. Diese Lösung läuft im Hintergrund und stellt sicher, dass die Berechtigungen immer korrekt sind. Sie funktioniert reibungslos, auch wenn sich die Berechtigungen ändern, wenn Sie Teammitglieder aus Gruppen entfernen oder hinzufügen oder jede andere relevante Änderung vornehmen, die Ihnen einfällt. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator ist eine erprobte Lösung mit Tausenden von Benutzern auf der ganzen Welt.

Schützen Sie Ihre Dynamics-Dokumente in SharePoint - die Lösung

Tipp #2 - Platzieren Sie Ihre Dynamics 365 E-Mail-Anhänge woanders

Das Problem: Speicherplatz in Dynamics 365 ist teuer, und zu viele Anhänge in Dynamics zu haben, kann seine Leistung beeinträchtigen. Nichtsdestotrotz ist es sehr praktisch (manche würden sogar sagen: notwendig), die Anhänge in Dynamics verfügbar zu haben.

Die Lösung: Verwendung von CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor können Sie die Anhänge zu SharePoint, Azure Blob oder Azure Storage automatisch erhalten und an ihrer Stelle einen Link hinterlassen. So erhalten Sie das Beste aus beiden Welten. Der Anhang ist dort verfügbar, wo er sein sollte, und wird dort gespeichert, wo er sein sollte. Es ist sehr wichtig zu beachten, dass CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor im Gegensatz zu einigen anderen Lösungen auf dem Markt nicht dafür sorgt, dass Ihre Dokumente Ihre CRM- und Speichersysteme verlassen. Es gibt keinen externen Dienst dazwischen - dies ist entscheidend für die GDPR-Konformität und ganz allgemein, wenn Sie sensible Daten haben.

Tipp #3 - Verwenden Sie modernste Technologie, um Dateiverfälschungen zu vermeiden

Das Problem:  Sie sind sich nicht sicher, ob Sie Ihren eigenen Dateien vertrauen können - was, wenn jemand sie manipuliert hat? Sie sind besorgt und wünschen sich, es gäbe einen Weg, sicher zu sein, dass die Dateien manipulationssicher sind.

Die Lösung: Sie können die moderne Blockchain-Technologie verwenden, um Ihre Dateien zu versiegeln und garantieren, dass sie von niemandem so manipuliert werden. Mit CB Blockchain-Siegel, Sie können Ihren eigenen Dokumenten vertrauen - keine Art von Manipulation wird unentdeckt bleiben. Die Versiegelung kann automatisch für alle Dokumente vorgenommen werden und die Überprüfung kann innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation erfolgen. Wenn die Verifizierung für alle verfügbar ist, wird das Vertrauen in Ihre Dokumente sichergestellt, nicht nur für jeden innerhalb der Organisation, sondern für alle Beteiligten.

Essen zum Mitnehmen

Wir haben in diesem Artikel drei Lösungen diskutiert, und wir können sagen, dass sie wirklich eine starke Kombination darstellen. Wir nennen sie gerne die Dokument und Sicherheitspaket für die Benutzer von Dynamics:

  1. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator um das Berechtigungsproblem zu lösen
  2. CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor um Anhänge am richtigen Ort zu speichern
  3. CB Blockchain-Siegel um Ihre Dokumente fälschungssicher zu machen

Sprechen Sie mit unsere Experten wenn Sie sehen wollen, wie das alles für Sie funktionieren kann. Sie beantworten gerne alle Fragen, die Sie haben, oder zeigen Ihnen kurzer Anruf wie sich all dies auf Sie und Ihre Organisation auswirken kann.

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    Über den Autor

    Durch Ana Neto, technical Berater bei Connecting Software.

    "Ich arbeite bei Connecting Software als technischer Berater. Ich bin seit 1997 Software-Ingenieur und liebe Integrationslösungen, die Ihnen das Leben leichter machen.

    Haben Sie Fragen oder Anmerkungen? Ich würde mich über Ihr Feedback freuen!"

    ana@connecting-software.com

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